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よりわかりやすい営業資料を作る方法とは?ポイントや手順を詳しく解説!

記事公開日:2022/04/28

最終更新日:2022/04/26

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「営業資料を使っても手応えがない」「上司や先輩から頻繁に指摘される」といった人は、資料作成のコツを知らないだけかもしれません。結果を出している営業マンは、契約に必要な情報を把握し、それらをうまく盛り込みながら営業資料を作成しています。

今回は営業資料の作り方や、作るうえで押さえておくべきポイントなどをご紹介します。また、作成の手順も詳しく解説していきいますので、資料作成がうまくいかないとお悩みの方は参考にしてみてください。

営業資料を作成する目的

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営業資料を作成するコツの理解を深めるためにも、まずは目的・重要性から見ていきましょう。

営業資料作成の目的①:商品やサービスの情報まとめ

営業資料作成の目的は、自社の商品・サービスの情報を資料として1つにまとめ、顧客アプローチへの効果を強化することです。

商談の際、口頭の説明だけでは商品・サービスの特徴やメリットなどを、顧客へ具体的にイメージさせるのは難易度が高くなります。しかし、営業資料があればグラフや写真なども利用できるため、説明内容の解像度を上げられます。

また、商談後に成約が決まらなかったとしても、顧客が営業資料を後日見返し、契約の可否を再度検討するといったケースも少なくありません。営業マンの代役のような働きに期待できるため、営業資料は顧客アプローチへの武器として活躍します。

営業資料作成の目的②:営業の質が保たれる

営業資料は営業部全体の質を保ち、業務のクオリティアップに期待できます。取り扱っている商品・サービスは同じでも、営業マンによって顧客への説明の仕方は異なります。話す内容が違えば、顧客が受ける印象も変わります。

しかし、営業資料があれば各営業マンの説明の仕方や内容を統一化しやすく、どの営業マンも同じパフォーマンスを発揮しやすくなります。さらに、各営業マンが持っている個別の情報やノウハウ、知識なども共有して資料を作成することで、属人化の防止にも期待できます。営業の質が保たれることにより、成約率・売上アップに繋がる場合があるでしょう。

営業資料作成の目的③:提案がより伝わりやすい

営業資料があることで、口頭での提案よりも商品・サービスの魅力が伝わりやすくなります。
営業資料があれば、口頭だけでは伝えきれなかったイメージを共有しやすくなり、将来的なメリットや課題解決に繋がるプロセスなどの理解を深められます。

さらに、オンライン営業においては視覚的に見やすい営業資料が欠かせません。お互いのモニターに資料を表示しながら説明できれば、オンライン営業でも対面と同じようなスタイルで商談を進められますよ。

営業資料作成で押さえておくべきこと

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営業資料はただ作ればいいというわけではなく、ここから解説する作成時のポイントを押さえることが大切です。各ポイントを押さえて、より効果の期待できる営業資料を作成しましょう。

ターゲットを明確にする

資料作成では、ターゲットを明確にイメージして効果的なアプローチを狙うことが大切です。ターゲットの性別や年齢、特徴、性格などに合わせた資料を作成することで理解を深められる他、より興味を引ける内容に仕上げられます。

たとえば、相手が飲食店開業のための店舗を探しており、長々とした商談が苦手な場合、ピックアップした空き物件の写真をメインに資料を作成してみましょう。

視覚的にイメージしやすく、気になる物件を見つけてもらえばピンポイントで説明を進められ、短時間で商談を終えやすくなります。顧客に合わせて資料を作成することによって、顧客ニーズとマッチしたアプローチが可能です。

営業資料を通して伝えたいことも明確にする

営業資料を通して伝えたいことを明確にすることで、成約率アップに期待できます。伝えたいこととは「購入・契約してほしい」「すぐにでも結論を出してほしい」といった内容です。

上記の内容をそのまま資料へ記載するのは、顧客の購買意欲が下がるためやめましょう。そのため、以下のように言い換えながら伝えたいことを資料に盛り込みましょう。

<伝えたいことの言い換え>
  • 購入・契約してほしい:特典として無料で○○を提供(購買意欲をアップさせる)
  • すぐに結論を出してほしい:今ならお得なキャンペーン付き(意思決定のスピードアップ)

上記はあくまでも一例ですが、このように言い換えることで伝えたいことを明確化できます。

使用するシチュエーションを想定する

営業資料を使用するシチュエーションを想定することで、より理解しやすい資料が作成できます。シチュエーション別に、資料作成のポイントを見ていきましょう。

<シチュエーションの例>
  • 大会議室での資料説明:文字を大きくして、図や表も活用する
  • 商談後に資料の配布をする:文字数を小さくして、情報量を増やす
  • 複数の顧客へプレゼンする:パンフレット形式にして、キャッチコピーやメリットを強調する

大会議室など広い場所でプロジェクターを使った資料説明を行う際、細かい文字を羅列してしまうと資料が読みにくくなります。文字サイズへの配慮や図・表なども活用して、読みやすさを重視した資料作成を意識してください。

資料配布においては、商談中に説明した内容を深掘りできるよう、情報量を増やすことが大切です。顧客側で社内検討してもらう際、判断材料の一つとして利用してもらうことを意識しましょう。

複数顧客へプレゼンする場合、次回以降の個別商談へ繋げるために、自社商品・サービスを印象付ける必要があります。そのため、簡潔かつ具体的にメリットを説明し、印象に残りやすいキャッチコピーを添えることが大切です。

上記のようにシチュエーションを想定し、狙った効果を発揮できるよう資料作成を行いましょう。

営業資料作成における手順とポイント

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ここからは、営業資料作成における手順とポイントについて解説していきます。基本を押さえて、顧客の心をつかむ資料を作成しましょう。

①ターゲットや目的、シチュエーションを明確にする

まずは資料作成の軸を決めるところからスタートさせましょう。上述したとおり、ターゲット・目的・シチュエーションは、以下のように明確化しておくとスムーズに進みます。

<各ポイントの明確化について>
  • ターゲット:顧客の属性や特徴、ニーズを明確にする
  • 目的:見込み顧客の増加、成約率アップなど、資料をどのような目的で使うのかを検討する
  • シチュエーション:大会議室や配布、複数の顧客へプレゼンなど具体的なシチュエーションを想定する

資料作成の軸を決めることで、ブレがなくメッセージ性のある資料を作り上げられます。

②表紙を作成する

表紙は第一印象を決める重要な役割があるため、具体的かつ簡潔に概要を伝えることが大切です。以下のポイントに注意して、表紙の作成に着手しましょう。

<表紙作成時のポイント>
  • 資料の概要がわかるタイトルをつける
  • 具体的な言葉や数字を使う
  • 専門性は省く
  • 自社の商品やサービスがイメージしやすいデザインを使う

表紙作成時の注意点として、商品・サービスの魅力を冒頭からPRするのは控えましょう。
キャッチコピーなど簡潔な内容であれば問題ありませんが、序盤から説明を始めても顧客は理解が追いつきません。まずは顧客に興味を持ってもらうことを意識し、簡潔な内容で済ませることが大切です。

③商品やサービスを簡潔に説明する

商品やサービスを簡潔に説明し、なぜ契約・購入する必要があるのか顧客へ訴えかけましょう。
商品・サービスの情報を羅列するだけでは、利用価値を理解してもらうことは難しいです。購入・契約後のメリットをイメージできるような内容を意識することが大切です。

以下のポイントを押さえて、商品・サービスの説明を行いましょう。

<商品・サービスを説明するポイント>
  • 誰向けの商品、サービスなのか
  • どのようなプロセスで課題解決に繋がるのか
  • 具体的かつ簡潔に記載する
  • 顧客がイメージしやすいよう、実際の製品画像なども使う

営業資料と実物のギャップを感じさせないために、できるだけ具体的にイメージしてもらうことが重要です。文章だけではイメージできない部分を補完するような形で、作成してみてください。

④よくある課題を提示する

よくある課題を提示して、購入・契約の動機付けを行いましょう。

どれだけクオリティの高い商品・サービスであったとしても、何を解決できるのかわからなければ購入・契約へはいたりません。まずは顧客自身に現在抱えている課題を見つけてもらえるよう、課題の例をいくつか提示しましょう。

以下に、よくある課題を提示する際のポイントをいくつか挙げていくので、資料作成の参考にしてみてください。

<課題を提示する際のポイント>
  • 対象となる顧客の状況に合わせた課題を提示
  • 購入、契約により解決できる課題を具体的に提示
  • 誰が、どのように、どんな課題を抱えているかを説明(購入・契約しない場合の失敗をイメージさせる)

汎用的な課題を提示しても、顧客はそれらに対して関心を示しません。そのため、顧客の状況に合わせて、想定できる内容を絞ることが大切です。

⑤よくある課題に対して解決できることを提示

よくある課題に対し、自社の商品・サービスで解決できることを提示して、より明確なメリットを顧客に感じてもらいましょう。

よくある課題の提示が「動機付け」とするならば、解決できることは「購入・契約意欲の向上」です。サービスの詳細も説明しつつ、購入・契約しなければならないと思わせる内容に仕上げていきます。

以下のポイントを押さえて、購入・契約意欲を向上させましょう。

<解決できることを提示する際のポイント>
  • 商品やサービスの詳細について簡潔な見出しをつけて説明(一目見て何が書いてあるかわかるようにする)
  • 購入、契約後の効果を具体的かつわかりやすく説明する(グラフや数字なども使う)
  • 費用対効果も示す

解決できることを示すだけでは、購入・契約後の成功イメージを持ってもらえるかどうかわかりません。具体的な事例やグラフなどを使い、イメージの解像度を上げることが大切です。

さらに、自社のPRにだけこだわっていては、顧客からの信頼を得られない可能性があります。なぜ自社を選ぶべきなのか、競合他社とは比較データなども付け加えましょう。

⑥事例を挙げる

事例紹介ページを設けることで、信頼性アップと購入・契約後の効果をよりイメージしてもらいやすくなります。事例紹介を効果的に行うポイントは次のとおりです。

<事例紹介のポイント>
  • 顧客の状況に近い成功事例をピックアップ
  • 購入、契約前後の状況を比較
  • 変化や効果を提示する際は数字を使う(グラフや写真なども使って)
  • 既存顧客の満足度やヒアリング内容をもとに、自社が選ばれる理由も添える

購入・契約前後の比較をする際は、1つのページで変化や効果を説明すると視覚的にもわかりやすくなります。さらに事例の一覧ページも用意しておけば、資料を配布した後に再度確認してもらえるかもしれません。

⑦料金や手順を説明する

料金や商品・サービスの導入手順を説明して、購入・契約の話へスムーズに移行しましょう。ただし、料金や手順を羅列しただけでは顧客に金銭的な抵抗感を与えかねないため、次のポイントを意識することが大切です。

<料金・手順を説明するポイント>
  • 各料金プランを比較して提示する
  • 中価格帯のプランを「おすすめ」として、低~高価格プランの金額差による抵抗感を払拭する
  • プラン料金以外に発生する費用についても詳しく説明する
  • 料金が発生するタイミングを説明する
  • 長期的な運用が必要なサービスの場合、運用プロセスや作業内容なども記載する

料金を提示する際は、商品・サービスの価格以外の費用も提示しなければ、見積もりを出したときにトラブルが起きるかもしれません。特に不動産営業の場合、マンションや戸建ての売買の際には多額のお金が動きます。トータルの費用例も提示しつつ、顧客が納得できるような説明を心がけてください。

また、手順について説明する際は、購入・契約から導入後のプロセスを流れで説明しましょう。料金の発生するタイミングや作業内容、工数などを流れで説明することにより、商品・サービス導入後の運用をイメージしやすくなります。

⑧会社情報やメディア掲載歴・執筆歴などを提示する

会社情報やメディア掲載歴・執筆歴などがある場合は、営業資料の最後に掲載しましょう。このページは自社の宣伝に活用するためのものなので、商品やサービスに関する説明は不要です。

どのくらいの規模の会社で、過去にどのような成果を残してきたのか記載しましょう。商品・サービス+自社もPRすることで、魅力を感じてくれた顧客がリピーター化する可能性もあります。

以下は、掲載する実績の例です。

<実績の例>
  • 専門雑誌への執筆歴
  • イベントへの登壇歴
  • 会社代表の経歴や受賞歴

正しい手順を覚えて契約に繋がる営業資料を作成しよう

営業資料の作り方と使い方を工夫して、自身の営業トークをカバーする方も少なくありません。また、営業の質をアップしてくれる効果も期待できるため、「成約率アップ」「売上アップ」を狙う場合は資料作成にも注力してみましょう。

資料作成における重要なポイントは次の3つです。作成時にチェックして、資料のクオリティアップの参考にしてみてください。

<営業資料作成のポイント>
  • ターゲットを明確にする
  • 営業資料を通して伝えたいことも明確にする
  • 使用するシチュエーションを想定する

営業は事前準備で決まるともいわれているため、最終的なゴールをイメージしながら質の高い営業資料を作成しましょう。

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CHINTAI JOURNAL編集部

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