営業マンバイブル

【ビジネス】入金催促メールの文例、送り方のマナーを解説!丁寧な言葉選びを心掛けよう

記事公開日:2022/03/10

最終更新日:2022/03/08

【ビジネス】入金催促メールの文例、送り方のマナーを解説!丁寧な言葉選びを心掛けようの見出し画像

取引先やお客様から約束の期日までに入金がない場合、入金を催促するメールを送る必要があります。しかし、相手を責めるような内容や言葉遣いは失礼にあたり、どんな内容にすればいいのか迷うことも少なくありません。

そこで今回は、入金催促メールの送り方のマナーについて詳しく解説します。社内向け、社外向け、個人のお客様向けの例文もご紹介するので、丁寧な言葉選びを心掛けて入金催促メールを送りましょう。

入金催促メールを送る前に注意したいこと

期日までに入金がない場合、入金の催促メールを送って相手に知らせる必要がありますが、これを送る前には以下の点に注意してください。

  1. 基本的に相手に悪気はない
  2. 支払いは済んでいるが、トラブルが発生しているかもしれない
  3. 行き違いで入金が来るかもしれない

それぞれの注意点を見ていきましょう。

基本的に相手に悪気はない

入金されていない理由は人によってさまざまですが、そのほとんどが「支払いを忘れていた」です。請求メールが迷惑フォルダに入っている、あるいは請求書を確認していないなどの理由も考えられるので、相手の状況をイメージし、一方的に追及するようなことは控えましょう。

支払いは済んでいるが、トラブルが発生しているかもしれない

相手が振込先を間違っているなど、支払いの際に何らかのトラブルが発生しているかもしれません。このような場合、相手は支払いを済ませていても入金されないため、詳しい状況を確認する必要があります。

行き違いで入金が来るかもしれない

相手が期日ギリギリに支払いをした場合、入金催促メールを送った後に入金される可能性があります。送金には時間がかかるため、タイミングによっては行き違いになることも考えられます。支払期日を過ぎたら入金催促メールを速やかに送るようにしますが、行き違いになっている可能性も考え、文末には行き違いがあった際のお詫びの言葉を入れるようにしましょう。

入金催促メールを送る際のマナー

パソコンとスマホの画像

入金催促メールは相手に「お金を支払ってください」と促すものであり、相手を不快な気持ちにさせないような配慮が必要です。入金催促メールを送る際は、以下の3つのマナーを心掛けましょう。

  1. 丁寧な言葉遣いをする
  2. 金額や入金先などの請求情報を改めて記載する
  3. 行き違いになった場合のお詫びの一言を入れる

大事なお客様という意識をもって書いてきましょう。それではひとつずつ見ていきます。

丁寧な言葉遣いをする

代金が支払われていないからといって、相手を責めるような言葉は控えましょう。請求書の確認不足や支払い忘れなど、相手に落ち度がある場合でも、気遣いのあるメール文章にします。入金を忘れている、遅れているなどの直接的な言葉は避け、「入金が確認できておりません」と言い換えるのもポイントです。

また、「お忙しいところ恐れ入りますが」「誠に恐縮ですが」などのクッション言葉を使い、相手への配慮を伝えます。入金催促メールは、あくまで相手に気づいてもらうことが目的なので丁寧な文面を心掛けましょう。

金額や入金先などの請求情報を改めて記載する

請求に関するメールが届いていなかったり、迷惑メールフォルダに振分けられたりしていた場合は、入金催促メールに改めて請求情報を記載しておくと親切です。再度「請求情報を教えてほしい」というやり取りをせずに済む他、メールを探す手間も省けるため、相手はスムーズに入金ができます。

金額や入金先などの請求情報は、以前送ったメールを転送したり内容をコピーして貼り付けたりして送ってかまいません。仮に相手に落ち度があったとしても、相手の貴重な時間を奪わないような配慮がマナーです。

行き違いになった場合のお詫びの一言を入れる

前述のとおり、行き違いで入金催促メールを送った後に入金される場合があります。相手は「支払ったのに催促された」と感じるため、行き違いになった場合のお詫びの一言を文末に入れましょう。

具体的には、「本メールと行き違いでお振込みいただいた際には、何卒ご容赦ください」などの言葉を入れます。

入金催促メールのテンプレート

入金催促メールを送る際、テンプレートを活用して文章を考える方も少なくありません。細かいルールもありますが、一般的には以下の順序で書いていきます。

  1. 件名
  2. 宛先
  3. 挨拶
  4. 本文
  5. 結び

1.件名

「【ご確認】○○のお支払いについて」「代金お支払いのお願い」など、件名を見てメールの内容が一目でわかるようにします。

2.宛先

会社名・部署名・氏名を記載し、普段やり取りをしている担当者に送りましょう。担当者が不明の場合は、「株式会社○○ 経理課御中」と記載します。

3.挨拶

下記のように、通常のビジネスメールと同様に挨拶文を記載します。

  • 「いつもお世話になっております。株式会社○○の△△でございます。」
  • 「平素はお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。株式会社〇〇の△△でございます。」

4.本文

本文に記載するのは、以下の5つです。

  • 請求書の送付日
  • 請求書番号や内容
  • 金額
  • 支払期日
  • 状況

どの案件に、いつ請求書を送ったのかを記載します。支払い期限とそれに対して「入金が確認できていない」旨を伝え、入金を促しましょう。

5.結び

すでに入金している可能性もあるため、最後は「ご確認をお願いいたします」と記載します。続いて、行き違いがあった場合のお詫びの一言を記載しましょう。

入金催促メールの文例3パターン

入金催促メールの文例を、以下の3パターンに分けてご紹介します。

  1. 社内の人・部署に向けて送るパターン
  2. 社外の人・取引先に向けて送るパターン
  3. お客様(個人)に向けて送るパターン

社内の人・部署に向けて送るパターン

件名:【重要】●●代金お支払いのお願い

△△部 
□□課長

お疲れ様です。
△△部の□□です。

〇月〇日までに支払い予定の●●代金の支払いですが、
〇月〇日時点で入金の確認ができておりません。

お忙しいところ恐縮ですが、振込状況を確認していただき、
未納の場合は〇月〇日の〇時までにお振込みいただきますようお願いいたします。

念のため、下記にお振込み内容を記載いたします。

■振込み内容
金額:〇〇円
振込先:〇〇銀行〇〇支店 普通 口座番号〇〇〇〇〇〇

ご入金後、本メールにご連絡いただけますと幸いです。
なお、本メールと行き違いでお振込みいただいた場合は、ご容赦ください。

ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

—————————————
△△部
□□(内線 XXX )
□□@xxxx.co.jp
—————————————

社外の人・取引先に向けて送るパターン

件名:【ご確認】○○のお支払いについて

○○株式会社
経理部  □□様

平素はお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
株式会社○○の□□でございます。

この度は、ご購入いただきました
弊社商品〇〇のお支払いの件でご連絡いたしました。

〇月〇日付にてご請求いたしました〇〇の代金〇〇円が、
〇月〇日現在、ご入金の確認ができておりません。

ご多用中お手数をおかけしますが、振込状況を確認していただき、
未納の場合は〇月〇日の〇時までにお振込みいただきますようお願いいたします。

念のため、下記にお振込み内容を記載いたします。

■お振込み内容
未入金:〇〇の代金
金額 :〇〇円
振込先:〇〇銀行〇〇支店 普通 口座番号〇〇〇〇〇〇

ご入金後、本メールにご連絡いただけますと幸いです。
なお、行き違いですでにご入金が完了している場合は失礼をご容赦ください。

ご確認のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

—————————————
株式会社○○
△△部
□□

〒000-0000 東京都★★区1-2-3
TEL: 03-0000-0000 
Email: □□@example.com
—————————————

お客様(個人)に向けて送るパターン

件名:【ご確認】契約金のお支払いについて

□□様

お世話になっております。
○○不動産の□□です。

この度は、契約金のお支払いの件でご連絡いたしました。
〇月〇日までにお支払い予定だった契約金の代金〇〇円ですが、
お支払い期日を過ぎてもご入金の確認ができておりません。

お忙しいところ恐れ入りますが、
お振込み状況をご確認いただけますでしょうか。

念のため、下記にお振込み内容を記載いたします。

■お振込み内容
未入金:契約金
金額 :〇〇円
振込先:〇〇銀行〇〇支店 普通 口座番号〇〇〇〇〇〇

ご入金後、本メールにご連絡いただけますと幸いです。
なお、本メールと行き違いでお振込みいただいた際には、何卒ご容赦ください。

ご確認のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

—————————————
株式会社○○
△△部
□□

〒000-0000 東京都★★区1-2-3
TEL: 03-0000-0000 
Email: □□@example.com
—————————————

入金の催促をしても支払われなかったらどうする?

パソコンを見ながら悩む男性営業マンの画像

入金の催促をしても支払いに応じない場合、どのように対応すればいいのでしょうか。入金催促をしても支払われなかった場合、以下の方法で相手に支払いを求めます。

  1. 督促メール、督促状を送る
  2. 法的措置を執る

どちらもあまり行いたくはないものではありますが、万が一のときに備えて覚えておくようにしましょう。それぞれの対応の仕方について、詳しく解説していきます。

督促メール・督促状を送る

催促メールを送っても支払いがない場合は、督促メールを送ります。内容自体に大きな違いはありませんが、「督促」にするとより強いニュアンスになるため、催促メールに記載した内容を督促メールに記載して送信しましょう。

督促メールに記載した期日までにも支払いがされない場合は、督促状を作成します。督促状を送る際には、普通郵便ではなく内容証明郵便がおすすめです。

内容証明郵便とは、郵便物の差出日付・差出人・宛先・文書の内容を日本郵便が証明するサービス、あるいはそれらが証明された郵便物のことを指す言葉です。内容証明郵便を送ると、相手は「届いていないから知らない」という言い訳ができません。また内容証明郵便は、相手に対し法的手段も辞さない意思表示ともいわれています。

法的措置を執る

猶予を設け何度注意したのにもかかわらず、支払いに応じない場合は法的措置を検討します。しかし、法的措置を執った場合、たとえ長年の取引先であっても関係が悪化して取引自体がなくなってしまう可能性があります。そのため社内でも慎重に検討し、あくまで最終手段として法的措置に移行しましょう。

また、代金未納の法的措置には主に4つの手段があります。

①支払督促

支払督促とは、書類審査のみで裁判所が取引先に督促状を送る手続きのことです。通常の訴訟のように、審理のために裁判所へ赴く必要がなく、費用も訴訟の半額で済みます。

また、相手が2週間以内に異議申し立てをしない場合、強制執行も可能です。一方、2週間以内に異議申し立てがあれば通常の訴訟へ移行します。

②民事調停

裁判ではなく話し合いで合意し、円満にトラブル解決を図る手続きが民事調停で、裁判官と一般市民から選出された調停委員が間に入り、和解を目指します。こちらは費用が少額で、さらに争う姿勢ではないため精神的にも楽な点がメリットです。ただし、合意にいたらなければ調停不成立となり、別の手段を講じなければなりません。

③少額訴訟

60万円以下の支払いを求める場合に利用できる訴訟です。1回の審理で判決もその日のうちに出るため、通常の訴訟よりも迅速に未払金を回収できます。しかし、相手が異議を申し立てた場合は通常訴訟に移行します。

④通常訴訟

請求額が140万円以下の場合は簡易裁判所、請求額が140万円以上の場合は地方裁判所にて裁判が行われます。通常訴訟は複雑な手続きや専門的な判断が必要となるため、弁護士に相談をしてから実施するかどうかを決めるようにしてください。

入金催促メールを送る際も丁寧な言葉選びを心掛けよう

パソコンで作業をしながら人差し指を立てる女性営業マンの画像

代金が支払われないと資金繰りに困るため、つい感情的になって入金催促メールを送ってしまうかもしれません。しかし、単に相手が忘れていたり、行き違いになったりしている可能性も考えられます。入金催促メールを送る際には丁寧な言葉遣いを心掛け、相手を混乱させないよう簡潔にまとめてみてください。

「CHINTAI JOURNAL編集部」の画像

CHINTAI JOURNAL編集部

この記事を書いた人

CHINTAI JOURNAL編集部は、営業活動に役立つ情報や業務効率化するための工夫をはじめとして、賃貸仲介業務に「おもしろさ」と「ライフハック」を提供します。