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営業活動を効率化したい!すぐに実践できる8つの方法を解説

記事公開日:2021/12/15

最終更新日:2022/01/27

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「事務作業などにどうしても時間がかかり、次の準備が十分にできない」「営業活動に費やす時間がしっかり取れない」など、余裕をもった仕事ができないと悩んでいる営業マンも多いのではないでしょうか。業務の効率化をはかるために、これまで行ってきた仕事の手順を見直す方が徐々に増えてきています。

今回は、さまざまな業界の営業マンに共通する「効率のよい手順やおすすめの方法」について解説していきますので、お悩みの方はぜひ参考にしてください。

営業活動を効率化する目的とは?

営業活動の効率化とは、ここでは商談や問合せ対応など顧客とのやりとり「以外」の業務にかかる時間を削減することを指します。

営業活動を効率化することは、なぜ必要なのでしょうか。ここでは、営業活動を効率化するための4つの目的について解説します。効率化の目的を理解することで、その必要性をより感じることができるようになるでしょう。

売上を伸ばすため

企業は利益を上げるために日々さまざまな努力や工夫を重ねています。営業の場合、売上を伸ばすためには成約件数をアップさせる必要がありますが、そのためにはまず商談の数を増やしていかなければなりません。

アポイントや商談にあてるその時間を十分に確保するためにも、業務効率化が欠かせないのです。

日々のパフォーマンスを向上させるため

営業担当者が顧客と商談する前に、提示する資料の作成をはじめ、さまざまな事前準備をする時間が必要になります。営業活動の準備は丁寧におこなう必要があるものの、これらの準備に時間をかけすぎると、商談や顧客対応に割く時間が減ってしまいます。

不動産仲介営業でいえば、物件調査や書類作成などにかかる時間を削減することで、特に重要となる「対人営業」に力を注ぐことができるようになります。まずは事務作業にかかる時間を計り、それらを見直してみるとよいでしょう。パフォーマンスを上げられるように、現地調査などの外出時には無駄な移動をしないようなスケジュールを立てることも重要です。

顧客満足度を向上させるため

「お客様と話す営業マン」の画像

業務を効率よく進めることができれば時間の節約になり、営業活動に割く時間も徐々に増えていきます。その結果、顧客の要望に応えるための準備や作業にあてる時間が今まで以上に取れるようになります。

特に、不動産仲介営業では大きなお金が動くため、顧客との信頼関係を築くことが重要だといえるでしょう。顧客とじっくりコミュニケーションを取り、ニーズに合ったサービスを実現させることで、顧客満足度を向上させることができるようになります。

社員の負担を減らすため

営業担当者が準備で体力や集中力を使い果たしてしまっては、とくに重要となる「対人営業」に力を注ぐことができなくなってしまいます。業務を効率化させれば残業時間を減らすことができ、体力的にも精神的にも余裕を持った状態で業務にあたることができるようになるでしょう。残業時間の削減は社員の労働環境の改善にもなり、結果的に離職率を下げる効果も期待できます。

すぐ実践できる!営業を効率化するための10の方法

基本的には「人対人」で行う営業活動ですが、その効率化の方法は社員の意識改革からツールを活用したものまでさまざまです。

ここでは、営業活動を効率化させるための方法として、多くの企業で取り入れられる10の方法をご紹介します。まずは自社でできそうなものから取り入れてみてはいかがでしょうか。

①営業担当社員の意識改革をする

具体的な営業効率化ツールを取り入れて実践する前にまず必要なのが、「営業担当社員の意識改革」です。社員に営業効率化への意欲がなければ、有効なツールを導入しても十分な効果が期待できません。まずは前述した営業効率化を行う目的・メリットを社員へ説明したうえで、社員の業務効率に対する問題意識の高さをたしかめてみるところからはじめてみましょう。

また不動産仲介営業においてでは、物件調査や査定の際に丁寧さだけではなくスピーディーさも求められます。このような点にも触れながら説明を行い、社員の意識改革をしてみてはいかがでしょうか。

②営業業務のサイクルを効率化する

1日の仕事のルーティンを確認し、不要な部分は削減しましょう。

不動産仲介営業の場合、本来であれば見込み客への迫客など、売上に直結する活動にできるだけ時間を充てたいものです。しかし実際には朝礼や社内会議、物件情報のチェック、役所での手続き、契約書やチラシの作成、クレーム処理といったその他のルーティンワークが、限られた時間を圧迫してしまうことが多々あります。

そのため、まずは1日の中で自分がどのように時間を使っているのか見直すことが大切です。

③仕事の優先順位をつける

顧客対応により多くの時間を割くためには、仕事の優先順位をつけ、重要度・緊急度の高いものからこなしていくというやり方が有効です。

不動産仲介では、成約の可能性が高い顧客との商談は緊急度の高い案件と判断し、電話などでのアプローチ頻度を上げる。逆に契約を急いでいない顧客に対しては、適度にメール等での追客を行うなどです。このように、第三者の目線で案件の重要度・緊急度を見極め、優先順位をつけてこなしていくようにしましょう。

④移動の手間を減らす

営業の外回りでは、実際に多くの場所に足を運ぶ必要があります。その際に移動の手間を減らすように工夫することで、貴重な時間を節約できるようになります。不動産仲介の営業では、顧客先を訪ねるついでに近くの見込み客にも顔を出すなど、同じエリアはまとめて1回でまわるように心がけましょう。

また、移動の手間を減らすことは時間だけではなく交通費の節約にもつながります。移動の手間を減らすためにも、事前に移動ルートを作成しておくことをおすすめします。

⑤営業活動以外の作業の時短を図る

外回り・オンラインに限らず、営業活動ではどうしてもある程度の準備が必要です。営業活動時間を増やすためにも、商談前の顧客リサーチや資料作成、見積書などの書類作成や手続きといった「顧客対応以外の作業」は、なるべく手短に終わらせておくことが時間節約のポイントとなります。

このような顧客対応以外の作業では、よく利用するビジネス文章をキーボードに辞書登録しておいたり、メールや資料のテンプレートを準備しておいたりすることで、大きな時間短縮が可能になります。時間のあるときにビジネス文書のひな型を作成しておけば、時間に余裕のない商談時にも、慌てることなくスムーズに営業活動を展開することができるでしょう。

⑥営業日報を作成し毎日振り返りを行う

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営業活動の効率化をはかるためには、毎日の振り返りをおこない、改善すべきところがあれば改善していくという日々の調整も欠かせません。

不動産仲介営業では、見込み客への営業活動の進捗状況や、移動時間や場所なども営業日報に記入します。このように1日の動きや見込み客について毎日チェックすることで、時間の無駄や仕事の優先度をはっきりさせることが可能となり、営業活動の効率化に繋がります。

⑦社員同士で情報やスキルを共有する

顧客情報の管理や有効な営業スキルについては、普段からオンラインで共有しておくことで、社員全体のパフォーマンスの向上が可能となります。不動産仲介営業において、顧客へのアプローチで効果的だった方法などを社員同士で情報共有することは、企業全体としての売上にも大きく影響するといわれており、実際に多くの企業が取り入れています。

また、担当者の欠勤などにより急な顧客対応が必要となった場合でも、普段から情報の共有をしていれば、引き継いだ社員も安心して顧客へ対応することができるようになるでしょう。

⑧徹底した顧客管理を行う

営業活動の要となるのは、やはり徹底した顧客管理だといっても過言ではありません。成約にこぎつけるためには見込み客の確保が重要ですが、顧客情報を単に増やして羅列するだけでは、売上の向上にはつながりません。

顧客リストに含める情報の種類を充実させて確度の高い顧客を絞る、エリアごとに区分けして移動時間の削減に利用するなど、密度の濃い営業活動をおこなうためにも、徹底して顧客情報を管理するようにしてください。

⑨オンライン営業を導入する

コロナ禍における営業活動のオンライン化は、各業界に大きな進歩をもたらしています。オンライン営業は、単に感染予防として接触の機会を減らすだけにとどまらず、時間とコストの節約にもつながる有益な営業ツールだといえるでしょう。

商談ごとに移動する必要がなく、浮いた時間をほかの商談に回すことも可能になります。また、商談相手となる顧客にとっても、移動なしで気軽に利用できるのがメリットです。商談数のアップは成約件数のアップに貢献する要素の1つなので、今まで対面での営業がメインだった場合、オンライン営業も取り入れてみてください。

⑩ITツールを導入する

先述した日報・顧客管理・オンライン営業などの際、「SFA」をはじめとする営業支援ツールが活躍します。すぐれた機能をもつITツールの導入によって、営業時間をこれまで以上に確保できるようになるほか、さまざまな作業を効率化させることが可能となります。不動産仲介業の営業活動の効率化に有効な営業ツールとして、おすすめなものは以下の4つです。

営業ツールの種類詳細
SFA
(Sales Force Automation)
社員同士で営業スキルや商談プロセスなどの管理が可能
CRM
(Customer Relationship Management)
顧客情報を共有し、的確ですばやい顧客対応が可能
Web会議システム場所を移動することなく会議・商談が可能
チャットツールグループチャットも可

このようなITツールの普及は目覚ましいものがあり、顧客側でも気軽に取り入れることができるものも多いです。営業支援システムの導入やチャットツールの活用が当たり前の時代となっており、かえって顧客に喜ばれることもあるでしょう。

営業マンに多くのメリットをもたらす「営業活動の効率化」

営業マンが行う営業活動のメインは商談などの顧客対応業務。電話などのツールを使うにしても、顧客と直接やりとりするというのは緊張がともなう業務です。できるだけ商談の準備にも時間をかけたいところではありますが、業務パフォーマンスを向上させなければ売上につながりません。そこで必要となるのが「営業活動の効率化」です。

たとえば顧客情報や案件の進捗状況を社員同士で共有していれば、案件の担当者が急病など万一のイレギュラーな事態が起きた場合でも、慌てることなくほかの社員がしっかりと対応できます。顧客満足度の向上にもつながりますので、営業業務を効率化させてより仕事に取り組めるような環境を整えましょう。

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CHINTAI JOURNAL編集部

この記事を書いた人

CHINTAI JOURNAL編集部は、営業活動に役立つ情報や業務効率化するための工夫をはじめとして、賃貸仲介業務に「おもしろさ」と「ライフハック」を提供します。