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メールの返信が遅れてしまったときのお詫びの書き方!文例とあわせて解説します

記事公開日:2022/02/17

最終更新日:2022/02/17

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「メールの数が多い」「他の業務が詰まっていた」など、日々の忙しさを理由にメールの返信が遅れ、相手に迷惑をかけてしまうことも少なくありません。しかし、仮に返信メールが遅れてしまっても、気持ちを込めたお詫びメールを送ることで失ってしまった信頼を取り戻すことができます。

今回は、メールの返信が遅れた場合のお詫びメールの書き方やビジネスメールの文例、お詫びメールを送るタイミングについて解説していきますので、お悩みの方はぜひチェックしてみてください。

メールの返信が遅れてしまったときのお詫びの書き方・マナー

大事な取引先やお客様へのメールの返事が遅れた場合、これまでの信頼関係が崩れ、今後の取引に支障をきたしてしまう可能性があります。しかし、適切な連絡方法で正しいお詫びをすれば、大きなトラブルを防ぐことができます。

メールの返事が遅れた場合に送るお詫びメールには、以下の5つの点に気をつける必要があります。

  • 一刻も早く連絡を入れる
  • 遅れた理由はシンプルに、言葉は丁寧に書く
  • 「うっかり」「忘れた」「失念」の言葉は禁句
  • お詫びだけでなく、回答も抜かりなく行う
  • 誤字・脱字には普段以上に気を配る

それぞれの注意点について、詳しく見ていきましょう。

一刻も早く連絡を入れる

メールの返事が遅れていることに気づいた場合、可能な限り迅速に連絡を入れましょう。返信メールがないことで仕事が止まり、自分が想像しているよりもひどい事態になっていることもあり得ます。

しかし、いくら迅速な対応が必要だからといっておざなりな返信メールではいけません。お詫びメールだからこそ、誠意が伝わる内容のメールが求められます。返事が遅れたことに対するお詫びメールは、送ることが目的ではなくその内容が重視されます。

適切な内容かどうか心配な人は、上司や先輩に確認してもらうのもひとつの手段です。しかし、確認対応に時間がかかりそうな場合はセルフチェックするなど、状況に応じて対応しましょう。

遅れた理由はシンプルに、言葉は丁寧に書く

返事が遅れた理由は、必ずしも記載する必要はありません。どうしても理由を伝えたい場合は、手短に伝えることが重要です。

言い訳が長いお詫びメールは言い訳がましくなってしまい、相手に良い印象を与えません。1日に何十通のやり取りをするビジネスメールは、要件だけをまとめたシンプルなものが好まれます。「長々書いているけど結局言い訳している」と思われないためにも、遅れた理由はシンプルにまとめましょう。

お詫びメールの内容はシンプルであっても、書き方や言葉遣いは丁寧である必要があります。メールを短くするために必要な敬語や丁寧な言い回しを怠ると、相手に十分な誠意が伝わりません。お詫びメールは、「シンプル+丁寧」を重視しましょう。

「うっかり」「忘れた」「失念」の言葉は禁句

返信が遅れた理由を伝える場合、以下の言葉を使用するのは厳禁です。

  • うっかりして忘れていた
  • 失念していた

これらの言葉は相手を軽んじる表現にもなり、場合によっては相手の感情を逆撫でしてしまうかもしれません。理由を説明する際に上記の言葉を用いるくらいなら、理由そのものを伝えることを避けましょう。

お詫びだけでなく、回答も抜かりなく行う

お詫びメールでは、誠心誠意謝罪の気持ちを伝えることが重要です。しかし、相手からの質問に回答することも大事で、これを怠ってしまうと事態がより悪化してしまう恐れおそれがあります。

メールの相手は、謝罪よりも回答を欲していることがほとんどです。丁寧な謝罪だけがあっても、回答がなければ改めて質問するといった手間が生じてしまいます。丁寧な謝罪はもちろんのこと、簡潔に回答を行うこともお詫びメールでは重要なポイントです。

誤字・脱字には普段以上に気を配る

迅速に対応するのは必要ですが、誤字・脱字のあるメールを送ることは失礼にあたり、さらに印象が悪くなるため、間違いには十分に注意しましょう。

とくに、相手の名前や会社名を間違えてしまうのは厳禁です。また、日付や住所などを間違えると今後の仕事に悪影響が出る恐れがあります。資料などの添付ファイルを送る場合も、正しいものでなければ大きなトラブルを引き起こしかねません。

誤字・脱字のミスをなくすには、セルフチェックが重要です。下記のリストを参考に、送信前に複数回確認するクセをつけましょう。

  • 宛先
  • CC、BCCのチェック
  • 相手の名前、会社名、所属部署
  • 文頭に使う挨拶
  • 誤字、脱字
  • 日付、住所
  • 資料の添付漏れ

メールの返信遅れをお詫びする際のビジネスメール文例

パソコンで作業をする男性の画像

実際に、以下の3パターンを想定したビジネスメールの文例を見ていきましょう。

  • 社内の人に送る際の文例
  • 社外の人(お客様)に送る際の文例
  • 就職・転職活動の場合の文例

送る相手や状況などによって、お詫びメールの言い回しは異なります。TPOを意識した正しいお詫びメールを送るのが重要です。

社内の人に送る際の文例

最初に、上司から打ち合わせ日程について尋ねられていたメールの返信が遅くなった文例を見ていきましょう。

[件名]
Re:△△社との打ち合わせについて

[本文]
◯◯ 部長

お疲れ様です。
営業部◯◯です。

この度は返信が遅くなり、大変失礼いたしました。

△△社との打ち合わせについて、以下の日程で
アポイントメントを打診しております。

5月10日(火)10時〜
5月13日(金)14時〜
5月18日(水)11時〜

先方からは、4月28日(木)までには日程を確定すると伺っておりますので、
日程が確定しましたらすぐに◯◯部長に申し伝えます。

よろしくお願いいたします。

営業部 ◯◯

ついついフランクになりがちな社内メールですが、お詫びのメールではNGです。「すみません」という表現は多様性のある言葉のため、上司への謝罪に用いるのは避けましょう。

お客様に送る際の文例

社外の人への返信が遅れてしまった場合、より迅速かつ丁寧に対応しなければいけません。お客様からの納期確認の連絡に対するお詫びのメール例文をチェックしてみましょう。

[件名]
Re:◎◎マンションの空き状況について

[本文]
◯◯様

この度は弊社掲載物件へのお問合せをいただきまして、誠にありがとうございます。
担当させていただく株式会社◯◯の◯◯(◯◯)と申します。

ご回答・ご返信が遅くなり大変申し訳ございません。

お問い合わせいただいたマンション【◯◯】につきまして、
現在空室がございますので内覧可能です。

早速内見の手配を致しますので、
ご都合の良い日程を第三希望までお教えいただけますでしょうか?

お忙しい中恐縮ですが、折り返しのご連絡お待ちしております。

メールにて大変恐縮ですが、ご連絡が遅れてしまい重ねてお詫び申し上げます。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

―○――●――○――●――○――●――○――
株式会社◯◯
営業部 ◯◯
〒000-0000
◯◯◯(地下鉄◯◯駅1番出口から徒歩3分)

TEL:000-000-0000  FAX:000-000-0000
メールアドレス:◯◯◯
URL:◯◯◯
―○――●――○――●――○――●――○――

社外の人への返信メールが遅れてしまうと信用を失う可能性もあり、今後の仕事に影響を与えてしまうかもしれません。そのような事態にならないよう、より丁寧なお詫びメールを送ることが求められます。最初の一文とメールの最後にお詫びの言葉を入れ、相手への配慮を伝えましょう。

就職・転職活動の場合の文例

就職や転職活動といった就活中にメールが遅れた場合でも、慌てず丁寧なお詫びメールを送りましょう。面接日程の調整メールの返事が遅れたケースの例文は以下のとおりです。

[件名]
Re:面接日程調整のお願い

[本文]
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学 経済学部の◯◯です。

この度はご返信が遅くなり、大変申し訳ございません。

面接日程の件、別件との兼ね合いにより日程が確保できない状況です。
大変恐れ入りますが、回答について4月28日(木)まで
お時間をいただくことは可能でしょうか。

お忙しい中恐縮ですが、何卒お願い申し上げます。

=====================
◯◯ ◯◯
◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年

TEL:000-000-0000
メールアドレス:◯◯◯
=====================

お詫びメールで重要なのは、変な言い訳をせずに謝罪と要件の返答をすることです。とくに就活中の人事は多くのメールに返事をする必要があるので、手短で丁寧なメールを心がけましょう。

返信遅れになるのはどの程度経過したとき?

メールの返事に期限が定められている場合、その期限をすぎると返信遅れとみなされます。仮に期限が設けられていない場合でも、24時間以上経過した、あるいは翌営業日になってしまった際ははとくに謝罪が必要です。

24時間以上経過したとき

たとえばメールを3月1日(火)10:00に受信した場合、3月2日(水)10:00までの返信が求められますが、余裕があれば素早い返信を心がけましょう。返信メールが早いと、「仕事が早い」「大事に扱ってもらっている」など相手にポジティブな印象を与えます。一方、返信メールが遅いと相手が不安になり、心証を悪くするかもしれません。

とくに、以下のようなメールはできるだけ早い返事が必要です。

  • 重要な内容を伝えられた場合
  • 早急な返事を求められている場合
  • こちらが依頼した情報を受け取った場合

翌営業日になったとき

ビジネスシーンにおいては、24時間以内の返信では遅いと感じる人も少なくありません。そのため、できるだけその日の営業時間内に返信するように心がけましょう。仮に営業時間が9:00〜18:00であれば、3月1日(火)10:00に受信したメールは、3月1日(火)18:00以内に返信しましょう。

しかし、終業前ギリギリや終業後に届いたメールなら、翌営業日に回しても問題ありません。取引先やお客様への返信メールは、営業日・営業時間を意識して返信すると、大きなトラブルに繋がることも少なくなるでしょう。

メールの返信遅れを防ぐための方法

書き方やマナーに気を配る必要があるお詫びメールは、できるだけ送らずに済ませるのがベターです。メールの返信遅れは、以下の2つの習慣を身につけることで防ぐことができます。

  • 決まった時間に必ずメールをチェックする
  • 終業前にメール返信を済ませたか確認する

それぞれの内容について、詳しく見ていきましょう。

決まった時間に必ずメールをチェックする

メールチェックの時間を決めてルーティン化することで、やらかしてしまいがちな返信メール漏れを防ぐことができます。たとえば、始業後・昼休み後・終業前など、1日の業務内に複数回チェックする時間を設けている方も少なくありません。メールチェックの時間が決まっていないと、他の業務で詰まったときにメールチェックするのを忘れてしまうかもしれません。

しかし、1日に何度もメールチェックをするのは時間と手間がかかります。仕事を効率的に行うために、メールの通知を切っておくのもひとつの方法です。メールの有無が気になってしまう方は、メールの通知をOFFにしてメールチェック以外の時間は他の業務に集中しましょう。

また、メールを読んだらすぐに返信することを習慣にしてみてください。未読メールをすべて確認したあとにひとつずつ返事をすると、メールの本文を二度確認してしまう手間が生まれます。タイトルで優先度を確認し、優先順位が高いものからひとつずつ対応していきましょう。

終業前にメール返信を済ませたか確認する

上記の時間が取れない場合も、終業前にメール返信ができているかを確認しましょう。返信メールが送信できたと思っていても、メーラーのエラーなどで未送信になっている可能性もあります。

とくに休日前の業務終了後は、漏れなくメールチェックをすることが重要です。休業日を挟んでしまうと、1〜2日以上返信を待たせてしまい、相手に強い不信感を抱かせてしまいます。

メールの返信が遅れたら迅速・丁寧にお詫びメールを入れよう

パソコンでメールを打つスーツを着た女性の画像

メールの返事が遅れてしまった場合、迅速・丁寧なお詫びメールが求められます。言い訳がましいメールは避け、マナーを守ったシンプルなお詫びメールを心がけましょう。

ビジネスメールは、24時間をすぎると返信遅れとみなされるケースが多いです。できるだけ営業日以内に返事することを心がけ、返信遅れを防ぐことが重要となります。

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CHINTAI JOURNAL編集部

この記事を書いた人

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