メールの返信が遅れてしまったときのお詫びの書き方！文例とあわせて解説します

「メールの数が多い」「他の業務が詰まっていた」など、日々の忙しさを理由にメールの返信が遅れ、相手に迷惑をかけてしまうことも少なくありません。しかし、仮に返信メールが遅れてしまっても、気持ちを込めたお詫びメールを送ることで失ってしまった信頼を取り戻すことができます。
今回は、一般的なビジネスシーンや、賃貸仲介の現場で使えるメールの返信が遅れた場合のお詫びメールの書き方について解説します。ビジネスメールの文例、お詫びメールを送るタイミングなどさまざまな知識を紹介していきますので、お悩みの方はぜひチェックしてみてください。

※下記の関連記事では状況別のビジネスメール文例（訪問後お礼/返信マナー/謝罪/遅れた時のお詫び/日程調整/新規開拓など）をまとめてますのでこちらもチェックしてみてください。

メールの返信が遅れてしまったときのお詫びの書き方・マナー

大事な取引先やお客様へのメールの返事が遅れた場合、これまでの信頼関係が崩れ、今後の取引・賃貸借契約に支障をきたしてしまう可能性があります。しかし、適切な連絡方法で正しくお詫びをすれば、大きなトラブルを防ぐことができるうえに、より強い信頼関係を結ぶことも可能です。

メールの返事が遅れた場合に送るお詫びメールには、以下の5つの点に気をつける必要があります。

• 一刻も早く連絡を入れる
• 遅れた理由はシンプルに、言葉は丁寧に書く
• 「うっかり」「忘れた」「失念」の言葉は禁句
• お詫びだけでなく、回答も抜かりなく行う
• 誤字・脱字には普段以上に気を配る

それぞれの注意点について、詳しく見ていきましょう。

一刻も早く連絡を入れる

メールの返事が遅れていることに気づいた場合、可能な限り迅速に連絡を入れましょう。返信メールがないことで仕事が止まり、自分が想像しているよりもひどい事態になっていることもあり得ます。

しかし、いくら迅速な対応が必要だからといって、片手間で書いたような内容にしてはいけません。お詫びメールだからこそ、誠意が伝わる内容のメールが求められます。返事が遅れたことに対するお詫びメールは、送ることが目的ではなくその内容が重視されます。

適切な内容かどうか心配な人は、上司や先輩に確認してもらうのもひとつの手段です。しかし、確認対応に時間がかかりそうな場合はセルフチェックするなど、状況に応じて対応しましょう。

遅れた理由はシンプルに、言葉は丁寧に書く

返事が遅れた理由は、必ずしも記載する必要はありません。どうしても理由を伝えたい場合は、手短に伝えることが重要です。

冗長なお詫びメールは言い訳がましくなってしまい、相手に良い印象を与えません。1日に何十通のやり取りをするビジネスメールは、要件だけをまとめたシンプルなものが好まれます。「長々書いているけど結局言い訳している」と思われないためにも、遅れた理由はシンプルにまとめましょう。

お詫びメールの内容はシンプルであっても、書き方や言葉遣いは丁寧である必要があります。メールを短くするために必要な敬語や丁寧な言い回しを怠ると、相手に十分な誠意が伝わりません。お詫びメールは、「シンプル＋丁寧」を重視しましょう。

「うっかり」「忘れた」「失念」の言葉は禁句

返信が遅れた理由を伝える場合、以下の言葉を使用するのは厳禁です。

• うっかりして忘れていた
• 失念していた

これらの言葉は相手を軽んじる表現にもなり、場合によっては相手の感情を逆撫でしてしまうかもしれません。理由を説明する際に上記の言葉を用いるくらいなら、理由そのものを伝えることを避けましょう。

お詫びだけでなく、回答も抜かりなく行う

お詫びメールでは、誠心誠意謝罪の気持ちを伝えることが重要です。しかし、相手からの質問に回答することも大事で、これを怠ってしまうと事態がより悪化してしまう恐れおそれがあります。

メールの相手は、謝罪よりも回答を欲していることがほとんどです。丁寧な謝罪だけがあっても、回答がなければ改めて質問するといった手間が生じてしまいます。丁寧な謝罪はもちろんのこと、簡潔に回答を行うこともお詫びメールでは重要なポイントです。

特に賃貸仲介営業においては、きちんとした回答を行わないことにより、相手に不信感を抱かせます。不信感が積もれば、契約キャンセルにも繋がりかねないので、迅速かつ丁寧な回答を心がけましょう。

誤字・脱字には普段以上に気を配る

迅速に対応するのは必要ですが、誤字・脱字のあるメールを送ることは失礼にあたり、さらに印象が悪くなるため、間違いには十分に注意しましょう。

とくに、相手の名前や会社名を間違えてしまうのは厳禁です。また、日付や住所などを間違えると今後の仕事に悪影響が出る恐れがあります。資料などの添付ファイルを送る場合も、正しいものでなければ大きなトラブルを引き起こしかねません。

誤字・脱字のミスをなくすには、セルフチェックが重要です。下記のリストを参考に、送信前に複数回確認するクセをつけましょう。

• 宛先
• CC、BCCのチェック
• 相手の名前、会社名、所属部署
• 文頭に使う挨拶
• 誤字、脱字
• 日付、住所
• 資料の添付漏れ

賃貸仲介営業では、仲介手数料や家賃といった数字を記載する箇所に気をつけましょう。金額を間違えれば、より大きなトラブルに発展するおそれがあります。

※下記の関連記事ではビジネスメール返信における基本的なマナーやコツなども紹介してますので、こちらも一度読んでおくと良いでしょう。

メールの返信遅れをお詫びする際のビジネスメール文例

実際に、以下の2パターンを想定したビジネスメールの文例を見ていきましょう。

• 社内の人に送る際の文例
• 社外の人（お客様）に送る際の文例

送る相手や状況などによって、お詫びメールの言い回しは異なります。TPOを意識した正しいお詫びメールを送るのが重要です。なお、賃貸仲介営業マン向けのお詫びメールの文例も紹介しているので、自分の仕事に活かせる要素があれば、アレンジして活用すると良いでしょう。

※下記の関連記事ではビジネスメールにおける謝罪の例文をまとめているのでこちらもチェックしてみてください。

社内の人に送る際の文例【基本】

最初に、上司から打ち合わせ日程について尋ねられていたメールの返信が遅くなった文例を見ていきましょう。

ついついフランクになりがちな社内メールですが、お詫びのメールではNGです。「すみません」という表現は多様性のある言葉のため、上司への謝罪に用いるのは避けましょう。

社内の人に送る際の文例【一般営業】

次に、一般営業マンの場合の文例を見ていきましょう。文例は同じプロジェクトチームの別部署担当者へ送るメールです。

上司ほど改まった言葉を使用していませんが、社内で人に送るメールであっても「すいません」という言葉は控えてフランクになりすぎないようにしましょう。

社内の人に送る際の文例【賃貸仲介営業】

続いては、賃貸仲介営業マンが社内の人に送るメールの文例を見ていきましょう。文例は、新築物件の募集依頼を他店の営業マンに依頼するメールです。

賃貸仲介営業は、たった数日で空室状況などが変わってしまうので、できる限り早めの返信を心がけましょう。返信が遅れた場合には、丁寧にお詫びをし、もし変更されている情報があればその旨も伝えましょう。

賃貸仲介向けお客様に送る際の文例【基本】

社外の人への返信が遅れてしまった場合、より迅速かつ丁寧に対応しなければいけません。お客様からの内見確認の連絡に対するお詫びのメール例文をチェックしてみましょう。

社外の人への返信メールが遅れてしまうと信用を失う可能性もあり、今後の仕事に影響を与えてしまうかもしれません。そのような事態にならないよう、より丁寧なお詫びメールを送ることが求められます。最初の一文とメールの最後にお詫びの言葉を入れ、相手への配慮を伝えましょう。

賃貸仲介向けお客様に送る際の文例【初回問い合わせ時】

初回問い合わせのお客様への返信で重要なことは返信スピードのため、なるべく迅速に返信しなければなりません。お客様からの初回問い合わせの連絡に対するお詫びのメール例文をチェックしてみましょう。

集客に繋がる初回問い合わせであっても、対応が遅くなるとお客様の関心が薄れてしまい、返信率が下がってしまいます。もし遅れてしまった場合、より丁寧なお詫びをするほか、類似物件を紹介するのも良いでしょう。

賃貸仲介向けお客様に送る際の文例【何度かやり取りをしている場合

続いて、何度かやり取りをしているお客様に対するお詫びのメール例文をチェックしてみましょう。何度かやり取りをしている状況であれば、それなりに信頼されているはずです。これまで築いてきた信頼関係を崩さないためにも、もし返信が遅れてしまった場合は丁寧な対応を心がけましょう。

何度かやり取りをしているお客様であっても、返信メールが遅れてしまうと信用を失う可能性もあり、せっかくのアポイントをキャンセルされるかもしれません。そのような事態にならないよう、丁寧なお詫びメールを送ることが求められます。

返信が遅れるのはどの程度経過したとき？

メールの返事に期限が定められている場合、その期限をすぎると返信遅れとみなされます。仮に期限が設けられていない場合でも、24時間以上経過した、あるいは翌営業日になってしまった際ははとくに謝罪が必要です。

24時間以上経過したとき

たとえばメールを3月1日（火）10:00に受信した場合、3月2日（水）10:00までの返信が求められますが、余裕があれば素早い返信を心がけましょう。返信メールが早いと、「安心して任せられる」「大事に扱ってもらっている」など相手にポジティブな印象を与えます。一方、返信メールが遅いと相手が不安になり、心証を悪くするかもしれません。

とくに、以下のようなメールはできるだけ早い返事が必要です。

• 重要な内容を伝えられた場合
• 早急な返事を求められている場合
• こちらが依頼した情報を受け取った場合

翌営業日になったとき

ビジネスシーンにおいては、24時間以内の返信では遅いと感じる人も少なくありません。そのため、できるだけその日の営業時間内に返信するように心がけましょう。仮に営業時間が9:00〜18:00であれば、3月1日（火）10:00に受信したメールは、3月1日（火）18:00以内に返信しましょう。

しかし、終業前ギリギリや終業後に届いたメールなら、翌営業日に回しても問題ありません。取引先やお客様への返信メールは、営業日・営業時間を意識して返信すると、大きなトラブルに繋がることも少なくなるでしょう。

メールの返信遅れを防ぐための方法

書き方やマナーに気を配る必要があるお詫びメールは、できるだけ送らずに済ませるのがベターです。メールの返信遅れは、以下3つの習慣を身につけることで防ぐことができます。

• 決まった時間に必ずメールをチェックする
• 終業前にメール返信を済ませたか確認する
• やることを書いた付箋を目の見えるところに貼る

それぞれの内容について、詳しく見ていきましょう。

決まった時間に必ずメールをチェックする

メールチェックの時間を決めてルーティン化することで、やらかしてしまいがちな返信メール漏れを防ぐことができます。たとえば、始業後・昼休み後・終業前など、1日の業務内に複数回チェックする時間を設けている方も少なくありません。メールチェックの時間が決まっていないと、他の業務で詰まったときにメールチェックするのを忘れてしまうかもしれません。

しかし、1日に何度もメールチェックをするのは時間と手間がかかります。仕事を効率的に行うために、メールの通知を切っておくのもひとつの方法です。メールの有無が気になってしまう方は、メールの通知をOFFにしてメールチェック以外の時間は他の業務に集中しましょう。

また、メールを読んだらすぐに返信することを習慣にしてみてください。未読メールをすべて確認したあとにひとつずつ返事をすると、メールの本文を二度確認してしまう手間が生まれます。タイトルで優先度を確認し、優先順位が高いものからひとつずつ対応していきましょう。

終業前にメール返信を済ませたか確認する

上記の時間が取れない場合も、終業前にメール返信ができているかを確認しましょう。返信メールが送信できたと思っていても、メーラーのエラーなどで未送信になっている可能性もあります。

とくに休日前の業務終了後は、漏れなくメールチェックをすることが重要です。休業日を挟んでしまうと、1〜2日以上返信を待たせてしまい、相手に強い不信感を抱かせてしまいます。

やることを書いた付箋を目の見えるところに貼る

これから送信すべきメールの内容を書いた付箋を目の見えるところに貼るのも有効です。ただし、付箋を貼り過ぎると、どれが重要なタスクかわからなくなることがあるので、貼りすぎには注意しましょう。

また、付箋に書いてある作業が終わったあとは、必ず剥がすようにしてください。剥がし忘れがある場合、「○○の作業、たしか済ませたはずだけど、まだしていなかったっけ？」など、自分自身が混乱することになります。

メールの返信が遅れたら迅速・丁寧にお詫びメールを入れよう

日々の業務に追われているビジネスパーソンや賃貸仲介営業マンは、メールの返信をつい先延ばしにしてしまいがちです。メールの返事が遅れてしまった場合、迅速・丁寧なお詫びメールが求められます。言い訳がましいメールは避け、マナーを守ったシンプルなお詫びメールを心がけましょう。

ビジネスメールは、24時間をすぎると返信遅れとみなされるケースが多いです。できるだけ営業日以内に返事することを心がけ、返信遅れを防ぐことが重要となります。