【文例付き】打ち合わせ日程調整メールの書き方｜注意すべきポイントを紹介

賃貸仲介営業のビジネスシーンでは、来店予約・内見や打ち合わせの日程調整を行う場面が多くあります。メールで日程調整をする際にはお互いの顔が見えないため、相手に配慮した内容にしなければならないものの、具体的にどんな文面にすればいいのか悩んでしまうことも少なくありません。

今回は、内見や打ち合わせ日程の調整メールの書き方と実際のビジネスシーンや賃貸仲介営業で使える文例をご紹介します。何パターンか定例文を作っておけば、メールを送るときにも時間をかけずに送信することが可能です。日程調整や内見後に連絡が途絶えてしまう方や大事なお客様に好印象を持ってもらいたいと悩んでいる方はぜひチェックしてみてください。

※下記の関連記事では状況別のビジネスメール文例（訪問後お礼/返信マナー/催促/謝罪/遅れた時のお詫び/日程調整/新規開拓など）をまとめてますのでこちらもチェックしてみてください。

打ち合わせや内見日程調整メールの書き方のポイント

打ち合わせの日程調整メールは、下記の5つのポイントを押さえて作成しましょう。

1. 件名
2. 宛名
3. 挨拶文
4. 本題
5. 結び

特に本題はシンプルで読みやすい内容にするのがポイントです。具体的な書き方について、順番に見ていきましょう。

※下記の関連記事は返信マナーについての記事ですが、ビジネスメールにおける基本的なマナーやコツなども紹介してますので、こちらも一度読んでおくと良いでしょう。

件名：お客様にとってわかりやすさを意識してタイトルを設定する

メールの件名は、一目見ただけで内容がわかるものにしましょう。ビジネスシーンでは件名で内容を予測し、メールに優先順位をつけて返信することが多いからです。「お世話になっております」や「○○不動産の△△です」など、挨拶を入れただけの件名は重要度が低いと判断され、最悪の場合読んでもらえない可能性があります。また、迷惑フォルダーに入ってしまうこともあるので、注意が必要です。

また、「お願い」「ご相談」といった抽象的な言葉では何の用件かわからず、返信を後回しにされる場合もあります。具体的な用件を件名に入れ、一目で内容がわかるようにしましょう。

【例】

• 【○○サービス】ご提案日時のご相談
• 〇〇のお打ち合わせ日程のお伺い
• 〇〇に関するお打ち合わせのお願い
• ご契約日についてご相談
• 先日ご紹介させていただいた○○マンションについて

宛名：正式な表記に注意する

メールの本文では、宛名を最初に書きます。「会社名」「部署名」「氏名」「様」の順番で書くのがビジネスメールの基本です。

このとき、会社名などは正しく表記するようにしましょう。（株）や（有）と略さず、株式会社や有限会社と表記します。役職者の場合は、部署名の後に役職を書きましょう。

間違いやすいのは「○○社御中　□□様」や「○○部長様」と書くことです。社名・部署の後に個人名が続く場合には御中は不要、そして「役職＋様」は誤用です。部署名、名前などに誤りがあると失礼になるので、送る前に再度確認しましょう。

役職などは変わっていることもあります。名刺だけでなく、やり取りしているメールなどでも役職を確認しておくと安心です。担当者が決まっていないケースも、まれにあります。その場合は「○○株式会社ご担当者様」とすると良いでしょう。

【例】

• 株式会社○○　営業部 　□□様
• 〇〇株式会社　営業部　部長　□□様
• 株式会社○○　御中（宛名がない場合）

挨拶文：丁寧に自分の名前や社名を名乗る

宛名の次は、挨拶文と自分の名前を名乗ります。挨拶文は「お世話になっております」が一般的ですが、相手との関係性や状況に応じて、「ご無沙汰しております」や「初めてご連絡いたします」とシーンに合わせて変えましょう。また、本題の前置きとして、なぜメールをしたのかを簡潔にまとめて記載しておくことが大切です。

続いて自己紹介に移りますが、自分の名前を名乗る際も、宛名と同じように「会社名」「部署名」「氏名」の順番で丁寧に名乗りましょう。このとき、過度な自己アピールと見えるような記載は控えてください。

本題：本題：賃貸契約日に必要になる情報をわかりやすく記載する

「○○のお打ち合わせ日程についてご相談です」などの前置きを入れると、先方は概要を掴んでから本文を読み始められます。メールに対して何をすれば良いのかが明確になり、返信もしやすくなります。前置きを書いたら、いよいよ本題です。

日程調整のメールは、日時などの情報を箇条書きで記入します。「✕✕会議についての日程ですが、○日は✕時まで、○日は✕時〜✕時まで〜」と、すべて文章で書いてしまうと読みにくくなってしまうため、内容は丁寧でも、相手が理解できなければ意味がないため、読みやすい体裁とわかりやすい文章を心がけましょう。

箇条書きで日時を書く際には、月と曜日も省略せずに書くと勘違いが発生しません。このとき、自分も曜日を間違えないように、カレンダーなどで確認をします。また、希望時間は「○時〜○時」と具体的に示しましょう。

【例】

本題：必要書類があればわかりやすく記載する

契約の日程も重要ですが、当日必要書類を忘れずに持参していただくことも大切です。必要書類も箇条書きにして、わかりやすく伝えましょう。

以下で例文を紹介しますが、必要書類は状況に応じて記載してください。

【例】

本題：内見や打ち合わせ日程についての返信期限を記載する

日程を調整するメールなのに、いつまでも返信がないと日程を確定できません。必ず返信期限を記載するようにしましょう。状況にもよりますが、少なくとも2～3日程度先に設定する必要があります。

【例1】

【例2】

結び：相手への配慮を欠かずメールを締める

お客様に好印象を持ってもらえるよう、結びは気持ちの良い挨拶で締めます。日程調整の場合は、「上記の日程が難しい場合は、お気兼ねなくお申し付けください」など、相手への配慮を忘れないように注意し、最後は「よろしくお願い申し上げます」などで締めましょう。

【例】

1. 上記の日程が難しい場合は、お気兼ねなくお申し付けください。よろしくお願いいたします。
2. いずれの日程もご都合が悪い場合は、遠慮なくお知らせください。ご検討のほどよろしくお願いいたします。
3. ご提案させていただきました日程が難しい場合は、ご希望の日程をお聞かせください。

本文を書いたら、連絡先を記載した署名をつけます。ビジネスメールにおける署名は、名刺代わりとして使用できます。人によって記載する情報は異なりますが、最低限記入しておきたい項目は以下の7つです。

• 会社名
• 所属部署
• 氏名
• 電話番号
• 住所
• メールアドレス
• 会社webサイトのURL

上記の他にも、新サービスの紹介や休暇案内などの情報を盛り込むのも、署名の活用方法のひとつです。ただし、あまりにも多くの情報を盛り込んでしまうと読みづらくなってしまうので、事前にどれを載せるのかを考えておきましょう。

打ち合わせの日程調整や確認メールの例文

ここからは、日程調整メールについて、状況に応じた例文を7つご紹介します。

1. 複数の候補を挙げる日程調整メール
2. 相手に候補日時を挙げてもらう日程調整メール
3. 日程調整メールへの返信がない場合に送る相手の状況を確認するメール
4. 【返信】候補日の中から選ぶ日程調整メール
5. 【返信】打診を受けて候補日を上げる日程調整メール
6. 相手からの返信を受けて日程を確定させるメール
7. 打ち合わせ前日までに送るリマインドメール

どれも活用しやすいものなので、自分の状況に合わせてアレンジして使ってみてください。

➀複数の候補を挙げる日程調整メール

まずは相手へ打ち合わせの日程候補を挙げる場合の例文を見ていきましょう。

②相手に候補日時を挙げてもらう日程調整メール

こちらからではなく、相手に候補日時を挙げてもらう場合の例文も押さえておきましょう。ここでは、お客様に重要事項説明や契約日の日程を調整するための例文をご紹介します。

③日程調整メールへの返信がない場合に送る相手の状況を確認するメール

日程調整のメールを送ったのにもかかわらず返信がない場合は、もう一度お客様の状況を確認するメールを送りましょう。とりあえずメールを送りますが、今後のスケジュールに問題が出そうな場合は、電話での連絡も視野に入れます。返信がない場合、状況確認するために送るメールの例文を紹介します。

④【返信】候補日の中から選ぶ日程調整メール

次は、相手から届いた日程調整メールに返信をする場合です。提案された候補日から選ぶ際に活用してみてください。

⑤【返信】打診を受けて打ち合わせの候補日を挙げる日程調整メール

打ち合わせの日時について、候補日の提案を相手から求められた際の例文です。

⑥相手からの返信を受けて賃貸借契約の日程を確定させるメール

相手から日程調整について返信が来たら、日時の確定メールを送ります。

⑦打ち合わせの前日までに送るお客様へのリマインドメール

前回に約束したメールから時間が経っている場合や大切な契約などの前日は、お客様にリマインドメールを送りましょう。前日に送るリマインドメールの例文を紹介します。

忘れたり、日時を間違えたりしないためのメールです。日時や必要書類を再度お知らせします。

※下記の関連記事で催促・確認・リマインドメールの例文をまとめているのでこちらもチェックしてみてください。

打ち合わせの日程調整メールを書く際のポイントを4つ紹介

打ち合わせの日程調整メールを書く際には、以下の3つの点に注意しましょう。

1. 複数の候補日を挙げる
2. 日時の提案を避けるべき状況もある
3. 必要に応じて電話での連絡を行う
4. 日程調整メールは素早い返信を心がける

こちらの都合を簡潔に記載することも重要ですが、お客様の要望にも応えられるよう、柔軟に対応できる旨を伝える必要があります。上記3点について、詳しく解説していきます。

複数の候補日を挙げる

複数の候補日を挙げないと、日程が合わない場合に何度もメールをやり取りしなければなりません。自分だけでなく相手にも時間を取らせてしまうため、候補日は、3〜5つほど挙げましょう。
スケジュールに余裕があり、相手から日程候補をもらう場合には、ミーティングにかかる時間や場所を伝えて候補日を3パターン程度提案してもらうようにしてください。また、相手から提案された候補日で都合がつかない場合は、あらためてこちらから候補日を提案し、メールの往復を少なくしましょう。

日時の提案を避けるべき状況もある

打ち合わせに関する日時の提案は、相手が打ち合わせ自体を承諾している場合のみです。初めてメールを送る相手に、いきなり日程調整をお願いするのは失礼にあたります。打ち合わせしてもらえるかわからない状況でのスケジュールの調整は避け、承諾を得てから日程調整に入りましょう。

必要に応じて電話での連絡を行う

相手の状況や忙しさなどによって、メールを見落としていたり、返信をし忘れていたりする可能性もあります。送ったメールに返信がない場合、必要に応じて電話で連絡を取ってみましょう。また、急な日程変更をお願いするときも、電話で連絡をした方が好ましいです。

日程調整メールは素早い返信を心がける

お客様から打ち合わせの日程調整メールが届いたら、あまり放置せずに返信をします。返信が遅れると、相手側のスケジュールが立てにくくなり、今後の仕事に影響を及ぼすからです。打ち合わせ場所の予約が必要な場合もあるため、メールを確認したらすぐに返信をするように心がけましょう。また、返信し忘れも防げます。

打ち合わせの日程調整メールで賃貸仲介営業マンが避けるべき3つの行動

最後に、賃貸仲介営業マンが避けるべき行動を3つ紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

※下記の関連記事では賃貸仲介営業の担当者に向けて、問合せ対応業務の必要性や正しい対応方法について解説してますので、こちらもチェックしてみてください。

いきなり電話をかける行動

早く返答がほしいからといって、いきなり電話をかけるのは得策ではありません。仕事中や育児中に電話をかけてしまうと、迷惑をかける可能性があります。極力メールやLINEなど、いつでも確認できるツールを使って連絡しましょう。

来店を急かすような内容を送る行動

例えば、賃貸契約の場面において、お客様にも都合があります。早く契約を締結したい場合でも、日程を急かすような行動は高飛車な印象を与えかねません。できるだけお客様の都合に合わせられるよう、日程を調整することをおすすめします。

メールをテンプレート内容で送る行動

ある程度、テンプレートを利用することは問題ありませんが、あまりにもよくあるテンプレートをアレンジしないで送ると、受け取る側も気づくものです。できるだけ自分の言葉で伝えるようにしましょう。

打ち合わせの日程調整メールは最大限の配慮を持って書こう

日程調整メールは、何往復もやり取りをしないように複数の候補を挙げましょう。メール内容は、用件がすぐにわかるよう、簡潔にすることが大切です。

しかし、希望日程だけを伝えるような一方的な文章は悪い印象を持たれてしまうので、日程調整メールは相手への配慮の気持ちを忘れずに作成しましょう。