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【文例付き】打ち合わせ日程調整メールの書き方|注意すべきポイントを紹介

記事公開日:2022/02/03

最終更新日:2022/02/01

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ビジネスシーンでは、打ち合わせの日程調整を行う場面が多くあります。メールで日程調整をする際にはお互いの顔が見えないため、相手に配慮した内容にしなければならないものの、具体的にどんな文面にすればいいのか悩んでしまうことも少なくありません。

今回は、打ち合わせ日程調整メールの書き方と実際のビジネスシーンで使える文例をご紹介します。日程調整のメールがうまく作れない、大事なお客様に好印象を持ってもらいたいと悩んでいる方は是非チェックしてみてください。

打ち合わせ日程調整メールの書き方のポイント

打ち合わせの日程調整メールは、下記の5つのポイントを押さえて作成しましょう。

  1. 件名
  2. 宛名
  3. 挨拶文
  4. 本題
  5. 結び

特に本題はシンプルで読みやすい内容にするのがポイントです。具体的な書き方について、順番に見ていきましょう。

件名:分かりやすさを意識してタイトルを設定する

メールの件名は、一目見ただけで内容がわかるものにしましょう。ビジネスシーンでは件名で内容を予測し、メールに優先順位をつけて返信することが多いからです。「お世話になっております」や「○○不動産の△△です」など、挨拶を入れただけの件名は重要度が低いと判断され、最悪の場合読んでもらえない可能性があります。

また、「お願い」「ご相談」といった抽象的な言葉では何の用件かわからず、返信を後回しにされる場合もあります。具体的な用件を件名に入れ、一目で内容がわかるようにしましょう。

【例】

  • 【○○サービス】ご提案日時のご相談
  • 〇〇のお打ち合わせ日程のお伺い
  • 〇〇に関するお打ち合わせのお願い

宛名:正式な表記に注意する

メールの本文では、宛名を最初に書きます。「会社名」「部署名」「氏名」「様」の順番で書くのがビジネスメールの基本です。

このとき、会社名などは正しく表記するようにしましょう。(株)や(有)と略さず、株式会社や有限会社と表記します。役職者の場合は、部署名の後に役職を書きましょう。

間違いやすいのは「○○社御中 □□様」や「○○部長様」と書くことです。社名・部署の後に個人名が続く場合には御中は不要、そして「役職+様」は誤用です。部署名、名前などに誤りがあると失礼になるので、送る前に再度確認しましょう。

【例】

  • 株式会社○○ 営業部  □□様
  • 〇〇株式会社 営業部 部長 □□様

挨拶文:丁寧に自分の名前を名乗る

宛名の次は、挨拶文と自分の名前を名乗ります。挨拶文は「お世話になっております」が一般的ですが、相手との関係性や状況に応じて、「ご無沙汰しております」や「初めてご連絡いたします」とシーンに合わせて変えましょう。また、本題の前置きとして、なぜメールをしたのかを簡潔にまとめて記載しておく事が大切です。

続いて自己紹介に移りますが、自分の名前を名乗る際も、宛名と同じように「会社名」「部署名」「氏名」の順番で丁寧に名乗りましょう。このとき、過度な自己アピールと見えるような記載は控えてください。

本題:必要な情報を漏れなくわかりやすく記載する

「○○のお打ち合わせ日程についてご相談です」などの前置きを入れると、先方は概要を掴んでから本文を読み始められます。メールに対して何をすれば良いのかが明確になり、返信もしやすくなります。前置きを書いたら、いよいよ本題です。

日程調整のメールは、日時などの情報を箇条書きで記入します。「✕✕会議についての日程ですが、○日は✕時まで、○日は✕時〜✕時まで〜」と、すべて文章で書いてしまうと読みにくくなってしまうため、内容は丁寧でも、相手が理解できなければ意味がないため、読みやすい体裁とわかりやすい文章を心がけましょう。

箇条書きで日時を書く際には、月と曜日も省略せずに書くと勘違いが発生しません。また、希望時間は「○時〜○時」と具体的に示しましょう。

【例】

  • ○月○日(月)14:00〜16:00

結び:相手への配慮を欠かずメールを締める

お客様に好印象を持ってもらえるよう、結びは気持ちの良い挨拶で締めます。日程調整の場合は、「上記の日程が難しい場合は、お気兼ねなくお申し付けください」など、相手への配慮を忘れないように注意し、最後は「よろしくお願い申し上げます」などで締めましょう。

【例】

  1. 上記の日程が難しい場合は、お気兼ねなくお申し付けください。よろしくお願いいたします。
  2. いずれの日程もご都合が悪い場合は、遠慮なくお知らせください。ご検討のほどよろしくお願いいたします。

本文を書いたら、連絡先を記載した署名をつけます。ビジネスメールにおける署名は、名刺代わりとして使用できます。人によって記載する情報は異なりますが、最低限記入しておきたい項目は以下の7つです。

  • 会社名
  • 所属部署
  • 氏名
  • 電話番号
  • 住所
  • メールアドレス
  • 会社webサイトのURL

上記の他にも、新サービスの紹介や休暇案内などの情報を盛り込むのも、署名の活用方法のひとつです。ただし、あまりにも多くの情報を盛り込んでしまうと読みづらくなってしまうので、事前にどれを載せるのかを考えておきましょう。

打ち合わせの日程調整メールを書く際の注意点を3つ紹介

パソコンでメールを打っている男性の画像

打ち合わせの日程調整メールを書く際には、以下の3つの点に注意しましょう。

  1. 複数の候補日を挙げる
  2. 日時の提案を避けるべき状況もある
  3. 必要に応じて電話での連絡を行う

こちらの都合を簡潔に記載することも重要ですが、お客様の要望にも応えられるよう、柔軟に対応できる旨を伝える必要があります。上記3点について、詳しく解説していきます。

複数の候補日を挙げる

複数の候補日を挙げないと、日程が合わない場合に何度もメールをやり取りしなければなりません。自分だけでなく相手にも時間を取らせてしまうため、候補日は、3〜5つほど挙げましょう。

スケジュールに余裕があり、相手から日程候補をもらう場合には、ミーティングにかかる時間や場所を伝えて候補日を提案してもらうようにしてください。また、相手から提案された候補日で都合がつかない場合は、あらためてこちらから候補日を提案し、メールの往復を少なくしましょう。

日時の提案を避けるべき状況もある

打ち合わせに関する日時の提案は、相手が打ち合わせ自体を承諾している場合のみです。初めてメールを送る相手に、いきなり日程調整をお願いするのは失礼にあたります。打ち合わせしてもらえるかわからない状況でのスケジュールの調整は避け、承諾を得てから日程調整に入りましょう。

必要に応じて電話での連絡を行う

相手の状況や忙しさなどによって、メールを見落としていたり、返信をし忘れていたりする可能性もあります。送ったメールに返信がない場合、必要に応じて電話で連絡を取ってみましょう。また、急な日程変更をお願いするときも、電話で連絡をした方が好ましいです。

打ち合わせの日程調整メールは素早い返信を心がける

相手から打ち合わせの日程調整メールが届いたら、あまり放置せずに返信をします。返信が遅れると、相手側のスケジュールが立てにくくなり、今後の仕事に影響を及ぼすからです。打ち合わせ場所の予約が必要な場合もあるため、メールを確認したらすぐに返信をするように心がけましょう。

打ち合わせの日程調整メールの例文

ここからは、日程調整メールについて、状況に応じた例文を5つご紹介します。

  1. 複数の候補を挙げる日程調整メール
  2. 相手に候補日時を挙げてもらう日程調整メール
  3. 【返信】候補日の中から選ぶ日程調整メール
  4. 【返信】打診を受けて候補日を上げる日程調整メール
  5. 相手からの返信を受けて日程を確定させるメール

どれも活用しやすいものなので、自分の状況に合わせてアレンジして使ってみてください。

➀複数の候補を挙げる日程調整メール

まずは相手へ打ち合わせの日程候補を挙げる場合の例文を見ていきましょう。

件名:○○のお打ち合わせ日時のご相談

株式会社○○
△△ 部 □□様

お世話になっております。
〇〇株式会社 △△部の□□です。

先日お話させていただきました○○について、
方向性と今後のスケジュール確認のため
打ち合わせをお願いできればと存じます。

つきましては、下記の日程でご都合のよろしい日時を
ご連絡いただけますでしょうか。

【候補日】

  • ●月●日(●)●:●〜●:●
  • ●月●日(●)●:●〜●:●
  • ●月●日(●)●:●〜●:●

可能でしたら貴社に伺い、1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。

上記の日程が難しい場合は、お気兼ねなくお申し付けください。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

—————————————
○○株式会社
△△部 □□□□
〒○○○−○○○○
○○県○○市○○

電話:○○−○○○○−○○○○
メール:○○○@○○○○.co.jp
https://~~~~~~
—————————————

②相手に候補日時を挙げてもらう日程調整メール

こちらからではなく、相手に候補日時を挙げてもらう場合の例文も押さえておきましょう。ここでは、お客様に重要事項説明や契約日の日程を調整するための例文をご紹介します。

件名:【重要事項説明について】日程のご相談

□□様

お世話になっております。
〇〇不動産の□□です。

お申し込み物件の入居審査が通りました。
契約にあたり重要事項の説明がございますため、
お手数をおかけしますが弊社までご来訪いただければ幸いです。

契約にあたり重要事項の説明がございますため、
お手数をおかけしますが弊社までご来訪いただければ幸いです。

つきましては、□□様のご都合のよろしい日時を
いくつかお知らせいただけないでしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

—————————————
○○不動産
□□□□
〒○○○−○○○○
○○県○○市○○

電話:○○−○○○○−○○○○
メール:○○○@○○○○.co.jp
https://~~~~~~
—————————————

③【返信】候補日の中から選ぶ日程調整メール

次は、相手から届いた日程調整メールに返信をする場合です。提案された候補日から選ぶ際に活用してみてください。

件名:Re:○○のお打ち合わせ日時のご相談

○○株式会社 △△部

□□様
お世話になっております。
株式会社○○の□□です。

ご連絡いただき、誠にありがとうございます。
それでは、下記の日程でお打ち合わせをお願いいたします。

●月●日(●)●:●〜●:●

当日は上司の□□□とお待ちしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。

—————————————
○○不動産
□□□□
〒○○○−○○○○
○○県○○市○○

電話:○○−○○○○−○○○○
メール:○○○@○○○○.co.jp
https://~~~~~~
—————————————

④【返信】打診を受けて候補日を挙げる日程調整メール

打ち合わせの日時について、候補日の提案を相手から求められた際の例文です。

件名:Re:○○のお打ち合わせ日時のご相談

○○株式会社
△△部  □□様

お世話になっております。
株式会社○○の□□です。

ご連絡いただき、誠にありがとうございます。
お打ち合わせの日時ですが、下記のご予定はいかがでしょうか?

【候補日】

  • ●月●日(●)●:●〜●:●
  • ●月●日(●)●:●〜●:●
  • ●月●日(●)●:●〜●:●

上記の日程以外でも調整可能ですので、
ご都合が合わなければ遠慮なくお申し付けください。
お手数おかけしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

—————————————
○○不動産
□□□□
〒○○○−○○○○
○○県○○市○○

電話:○○−○○○○−○○○○
メール:○○○@○○○○.co.jp
https://~~~~~~
—————————————

➄相手からの返信を受けて日程を確定させるメール

相手から日程調整について返信が来たら、日時の確定メールを送ります。

件名:Re:【重要事項説明について】日程のご相談

□□様

お世話になっております。
○○不動産の□□です。

お忙しい中ご調整いただき、誠にありがとうございます。
それでは、以下の日程でお打ち合わせいたしたく存じます。

日時:●月●日(●)●:●〜●:●
場所:弊社にて(○○ビル1F)

当日はよろしくお願いいたします。

—————————————
○○不動産
□□□□
〒○○○−○○○○
○○県○○市○○

電話:○○−○○○○−○○○○
メール:○○○@○○○○.co.jp
https://~~~~~~
—————————————

打ち合わせの日程調整メールは最大限の配慮を持って書こう

パソコンでメールを打つスーツを着た男性の画像

日程調整メールは、何往復もやり取りをしないように複数の候補を挙げましょう。メール内容は、用件がすぐにわかるよう、簡潔にすることが大切です。

しかし、希望日程だけを伝えるような一方的な文章は悪い印象を持たれてしまうので、日程調整メールは相手への配慮の気持ちを忘れずに作成しましょう。

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CHINTAI JOURNAL編集部

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