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【完全網羅】好印象な名刺交換マナーとは?万が一の事態についても解説

記事公開日:2022/05/05

最終更新日:2022/04/21

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営業マンにとって名刺交換は大事な仕事のひとつで、名刺交換のやり方次第で相手に与える印象が変わるといわれています。しかし、なかには「名刺交換に慣れていない」「マナーでわからないことがある」といった悩みを持つ方も少なくありません。

今回は、目的やマナーの基本、NG行動など、名刺交換に関するマナーを網羅的に解説します。また、名刺交換における万が一の事態の対処法も紹介していきますので、不安な点がある人はぜひ参考にしてみてください。

そもそも名刺交換をする目的とは?

名刺交換をする目的は主に3つあります。

<名刺交換の目的>

  • お互いの身分を証明する
  • コミュニケーションをスタートさせる
  • 人脈の形成

名刺にはビジネスマンとしての個人情報が記載されています。お互いに名刺を交換することで相手の身分が明らかになり、不信感が払拭されます。どこの誰かわからない相手と商談を始めるのではなく、名刺交換によって互いの信用を得ることが目的のひとつです。

さらに、名刺交換は挨拶のような役割も持っているので、初対面の際に交換しておけばスムーズにコミュニケーションを始められます。名刺交換におけるビジネスマナーが重要視されているのは、「挨拶としての役割を発揮させるため」という理由もあります。

また、名刺には連絡先も記載されているので、名刺交換によって人脈形成も可能です。人脈の広さは見込み顧客との接点の多さにも繋がります。ビジネスマンとして活躍したいと考えている人は、名刺交換におけるマナーへの理解を深めていきましょう。

なお、個人情報が記載された名刺は「自身の分身」でもあります。相手からいただいた名刺をより丁寧に扱えるよう、次項からマナーのポイントについて見ていきましょう。

名刺交換で確認しておきたいマナーのポイント

前述した目的を果たすためにも、ここから解説するポイントについて実際のシーンをイメージしながらチェックしてみてください。

確認ポイント①:常に丁寧に扱う

「丁寧に扱う」とは、以下のポイントを押さえることです。

<丁寧に扱うポイント>

  • 両手で受け取ることを意識する
  • 名刺をしまうのは商談後(商談相手がしまった後)
  • ポケットなどへ直接名刺を入れない

状況によっては、名刺を両手で受け取れないことも少なくありません。このような場合、受け取った後で両手に持ち替えて名刺入れにしまいましょう。

確認ポイント②:名刺交換は立場が上同士のものから行う

自分の上司も同行している場合、以下の順番で名刺交換を行います。

<名刺交換の順番>

  1. 自社と相手側、それぞれの上司から
  2. 自分と相手側の上司
  3. 自社の上司と相手側の担当者
  4. 自分と相手側の担当者

状況にもよりますが、上記の2と3の順番が入れ替わることもあるので注意しましょう。また1対1の場合は、訪問者から名刺を渡すのがマナーです。

確認ポイント③:名刺入れの素材にも配慮する

名刺入れの素材にも配慮して、商談へ支障をきたさないようにしましょう。名刺交換の際は、自然に相手の名刺入れが目に入ります。このとき、カジュアルすぎる名刺入れでは、社会人の持ち物として不適切に思われてしまうかもしれません。

さらに、名刺入れに汚れや傷がある場合、「仕事道具を丁寧に扱わない」「自己管理が雑」といったネガティブな印象を与えてしまう恐れもあります。商談への影響も懸念されるため、レザーでシンプルなデザインの名刺入れがおすすめです。素材選びにも気をつけて、自分はもちろん自社の印象を崩さないよう意識しましょう。

【パターン別】名刺交換の流れにおけるマナーやポイント

名刺交換の画像

名刺交換のマナーをより深く理解できるよう、ここではパターン別のポイントを解説します。また、NG行動も紹介していきますので、日頃の名刺交換に問題がないかどうかチェックしてみてください。

名刺を同時交換する場合

名刺を同時交換する場合のマナーとポイントから見ていきましょう。

①名刺を同時に取り出す

名刺を同時に取り出した際は、まず目下の人から名乗りましょう。具体的なポイントは次のとおりです。

<名刺を取り出すときのポイント>

  • 取り出しやすい場所に名刺入れを用意する(手元や胸ポケットなど)
  • 自ら近づき、先に名刺を差し出す
  • 机がある場合は横に異動する

同時といっても多少のタイムラグはあるので、自分から動いて名刺を渡せるよう準備することが大切です。さらに、名刺交換は机の上で行わないことがマナーです。スペースに余裕がある場合は横へ移動して、名刺交換できるようにしましょう。

以下は、名刺を取り出す際のNGな行動例です。

<NG行動例>

  • 汚れや折れた名刺を準備する
  • 名刺入れ以外から名刺を取り出す

②相手の読める向きで名刺を差し出す

文字やロゴが見えない渡し方では名刺の内容を把握できないため、名刺を差し出す際は文字やロゴが相手の読める向きになっているかを確認しましょう。読みやすさを意識することで、丁寧な印象を与える効果にも期待できます。また名刺を受け取った際には、記載された内容に目を通してください。

以下のポイントを意識して、より丁寧に名刺を差し出せるようにしましょう。

<名刺を差し出すときのポイント>

  • 社名や部署名、氏名を名乗る
  • 相手よりも低い位置で差し出す
  • 右手で名刺を差し出す(左手は相手の名刺を受け取る)

さらに、NGポイントもチェックして、相手の失礼にならないよう気をつけましょう。

<NGポイント>

  • ロゴや文字の上に指を置く
  • 名刺が差し出されるのを待つ
  • 座ったまま名刺を差し出す

③相手の名刺を自分の名刺入れの上で受け取る

相手の名刺は自分の名刺入れの上で受け取ることがマナーです。先ほどもご紹介しましたが、自分の名刺は右手で差し出し、左手で相手の名刺を受け取ります。このとき、受け取る側の左手には名刺入れがあるため、名刺入れの上に相手の名刺が来るよう受け取りましょう。

また、相手への敬意を示すためにも、受け取る際のNGポイントもチェックしておいてください。

<NGポイント>

  • 相手よりも先に名刺を受け取らない(自分の立場が下の場合)
  • 受け取った名刺は胸の高さよりも低い位置で持たない

④「頂戴いたします」と言って名刺を受け取る

名刺を受け取る際は、「頂戴いたします」と一言添えましょう。受け取る際の一言は、相手に感謝の意を伝えるという目的もあります。無言で受け取るのは失礼にあたり、悪い印象を与えるかもしれません。

名刺を受け取った後は右手を添えて、両手で持ち直しましょう。これは名刺を丁寧に扱い、相手への敬意を示すためにも必要な行動です。

⑤相手の名前を確認する

名刺を受け取る際は相手の名前を確認して、後に行う商談をスムーズに始められる準備をします。読みやすい名前であれば「○○様ですね」と一言確認を入れましょう。

一方、読みにくい名前の場合は「恐れ入りますが、なんとお読みすればよろしいのでしょうか」と質問しても問題ありません。商談が始まってからでは、名前を確認するタイミングを逃してしまう恐れがあります。

また、このような会話はコミュニケーションをスムーズに始めるきっかけにもなるため、相手の人となりが分かっていないときは積極的に行いましょう。

名刺を差し出すのみの場合

こちらから「名刺を差し出すのみ」のケースを想定したマナーを解説します。

①丁寧に名刺を取り出す

丁寧かつスムーズに名刺を取り出せるよう、名刺は取り出しやすい場所に置いておきましょう。取り出す際にもたついてしまうと、相手を余計に待たせてしまいます。「準備ができない人」といったネガティブな印象を持たれかねないので、胸ポケットやカバンの収納スペースなど、取り出しやすい場所に名刺入れをしまっておいてください。

また、名刺を取り出す際は訪問した側や目下の人から名乗るのがマナーです。詳しくは後述しますが、相手よりも先に社名や部署名、氏名などを伝えましょう。

②自分が読める向きに名刺を置く

名刺を取り出した後は、自分が読める向きに名刺を置いて差し出す準備をします。一般的に名刺交換は名刺入れを持った状態で行うため、名刺を置くのは名刺入れの上です。もしテーブルなどの上に置いてしまうと名刺を取りづらくなり、名刺を持つ際にもたついてしまうかもしれません。

③相手の目を見ながら名乗る

名刺を渡す際は、相手の目を見ながら名乗ることがマナーです。以下のポイントを意識して、丁寧に名乗りましょう。

<NGポイント>

  • 姿勢を正して脇をしめる
  • 名乗ってから頭を軽く下げる
  • 相手が読めるよう名刺の向きを変える
  • 「どうぞよろしくお願いいたします」と一言添える
  • 胸の高さに名刺を持ち上げ、両手で差し出す

名乗る際は氏名だけでなく、社名・部署名・役職もつけて名乗りましょう。名刺交換は身分を証明する役割もあるため、どこの誰が対応しているのかを示す必要があります。

名刺を受け取るのみの場合

今度は名刺を受け取るのみのケースについて見ていきましょう。

①「頂戴いたします」と言って名刺を受け取る

名刺を受け取る際は、「頂戴いたします」と一言添えて両手で受け取りましょう。手は胸の高さ、名前を指で隠さないよう受け取るのがコツです。また、社名やロゴを指で隠してしまった場合、マナーが理解できていないと認識されかねないため、名刺の端や余白部分を持つよう心がけてください。

②相手の名前を確認する

名刺を受け取った際は、自分の認識に間違いがないか相手の名前を確認することも大切です。相手の名前が読みやすい場合は「○○様ですね」と確認し、自信がなければ読み方について尋ねても問題ありません。

名前が聞き取れない、読みにくい字の場合は「恐れ入りますが、なんとお読みすればよろしいのでしょうか」と確認し、読み間違いなど失礼のないようにしましょう。このとき、名刺へ直接読み方を記載するのはNG行為です。商談後や帰社する際に、メモ用紙などへ記載しておいてください。

③胸の高さでキープして名刺を持ち続ける

相手の名刺を持ったまま話を続ける場合は、胸の高さで名刺をキープしましょう。このとき、すぐに名刺をしまうのはマナー違反なので注意が必要です。

また、相手のペースに合わせて会話するのは問題ありませんが、こちらから無理に会話を続けるのは避けましょう。相手も名刺を持ったまま会話しているため、余計な負荷をかけてしまいます。自己紹介程度に留めつつ、商談へ移ることを忘れないでください。

受け取った名刺の並べ方のマナー

受け取った名刺はすぐにしまわず、名刺入れの上に置いておきます。テーブルについた際は、名刺入れの上に名刺を重ねた状態で、自分から見て左側へ置きましょう。

相手が複数の場合、各名刺を一列に並べて置くことがマナーです。立場が上の人の名刺を自分の名刺入れの上に置き、その後順番に並べていきます。席順に並べておくと、名前を確認しながら商談を進められます。

トラブルが起こらないよう、名刺を並べる際のNGポイントもチェックしておきましょう。

<NGポイント>

  • 相手の名刺をすべて重ねて置く
  • 名刺を受け取った直後、カバンやポケットにしまう
  • 名刺の上に書類を置く

意外とよくある!?名刺交換における万が一の事態

名刺交換では、ここまで解説してきた以外のパターンもあります。万が一の事態に備えて、各パターンの対処方法を確認しておきましょう。

名刺を先に差し出された場合

名刺を先に差し出された場合は、素直に受け取って以下の流れで対応しましょう。

<対応方法の流れ>

  1. 「恐縮でございます」と言って受け取る
  2. こちらも名刺の準備をする
  3. 「申し遅れました」「失礼いたしました」と言ってから名刺を差し出す

先に名刺を差し出されたからといって、こちらもすぐに名刺を準備するのは避けましょう。相手はこちらが受け取るのを待っているため、まずは素直に手に取ることが大切です。

名刺を切らしてしまった場合

名刺を切らしてしまった場合は、お詫びをしてから持っていないことを素直に伝えましょう。「申し訳ございませんが、現在名刺を切らしております」と伝えた後、相手の名刺を受け取って自己紹介をします。

そして、相手と近々会う予定がある場合は、その際に渡すことを忘れてはなりません。会う予定がないのであれば、資料などと一緒に名刺も添付してメールで送信しましょう。

注意点として、「忘れてしまいました」「なくしてしまって」などの言い訳をしてしまうのはNGです。相手に良い印象を与えないため、名刺を切らした旨を伝えることが大切です。

さらに、不動産仲介業の場合、1日に複数名の顧客を案内することもあります。名刺を発注しても完成までには時間がかかるので、不動産仲介業の営業マンは常に余裕を持った枚数を準備しておきましょう。

相手が名刺を出すのに手こずっている場合

相手が名刺を出すのに手こずっている場合は、しばらく待ってから名刺を差し出すことが大切です。こちらが先に差し出す準備をしてしまうと、相手を急かしてしまう可能性があります。相手側の動きを見ながら、準備ができた頃合いを見計らうことを意識しましょう。

相手が名刺を出す素振りが見受けられない場合

相手が名刺を出す素振りを見せない場合は、商談後に名刺を催促しても問題ありません。催促する際は「恐れ入りますが、お名刺をいただいてもよろしいでしょうか」と丁寧に伝えます。名刺を出さないこと、マナーを理解していないことなど、相手の落ち度を指摘するような言い回しは避けましょう。

名刺交換のマナーを覚えて今後の契約に繋げよう

名刺を渡す営業マンの画像

名刺交換は、先方とコミュニケーションを取るための第一歩です。お互いの信頼関係を構築するためにも必要な行為なので、マナーへの理解を十分に深めておきましょう。

<マナーポイント>

  • 常に丁寧に扱う
  • 名刺交換は立場が上同士のものから行う
  • 名刺入れの素材にも配慮する

相手との距離感やその場の雰囲気など、実際に名刺交換をする様子をイメージしながらチェックしておきましょう。また、名刺交換では予想外の事態が発生することもあるので、万が一のときは今回ご紹介した対処法を実践してみてください。

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CHINTAI JOURNAL編集部

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