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記事公開日：2021/12/15
最終更新日：2023/11/16
ビジネスにおいて、なかなかメールの返信が来ない場合や約束の期日に連絡がない場合には、催促やリマインドメールを送って確認しなければなりません。しかし、相手の迷惑になるかもしれないと、催促を躊躇してしまう方も少なくありません。
今回はビジネスシーンで使える催促メールの作成方法や、送り方で悩んでいる人に向けて送信のタイミングやマナーなどについて解説します。具体的な例文や事前に確認すべき注意点についても、賃貸仲介営業の現場を想定して詳しく解説していきますので、不安な人はぜひ参考にしてみてください。
※下記の関連記事では状況別のビジネスメール文例（訪問後お礼/返信マナー/催促/謝罪/遅れた時のお詫び/日程調整/新規開拓など）をまとめてますのでこちらもチェックしてみてください。
目次
適切なタイミングで送ることで、相手に与える不快感を少なくすることができるようになります。まずは催促や確認メールを送るタイミングを3パターンに分けて解説していきますので、1つずつチェックしてみてください。
基本的には、返信を必要とするビジネスメールにおいては、送信する次点で返信期限を明記しておくのがベターです。期日を過ぎても返信がなかった場合、そのタイミングで催促メールを送っても問題ありません。
あらかじめ返信期限を設定していなかったのであれば、催促メールを送るのは、こちらが送信してから2〜3営業日後のタイミングを目安としましょう。
ただし、状況によって急ぎの用や当日中に返信がほしい場合などは、早急に確認しても問題ありません。
期日までに入金が確認できない場合は、期日を過ぎた時点でメールを送って状況を確認しましょう。入金を忘れているだけであればメールに気づき次第、現状を知らせる連絡が入るでしょう。
しかし、催促メールを送ったにもかかわらず相手からアクションがない場合、なんらかの理由で入金できない状況になっている可能性があります。場合によっては長期的に未回収のままとなってしまうので、電話など別の方法で早急に確認を取ることが大切です。
電話をする場合は午前中など早めに連絡し、当日中に入金が可能かを確認します。もし難しい場合でも、いつ入金できるのかを確認しましょう。
※下記の関連記事で入金催促メールの例文・マナーをまとめているのでこちらもチェックしてみてください。
書類の送付や商品等の納期が遅れている場合も、期日を過ぎた時点で催促メールを送って状況を把握しましょう。自社の業務はもちろん、お客様にも影響を与えかねません。
相手の状況が確認できたら、改めて送付期限や納期を設定し直し、スケジュールの調整を行う必要があります。ビジネス書類の内容によっては、急ぎでないものもあるかもしれません。
催促メールを送る前に確認すべきポイントは3つあります。各ポイントをチェックして、業務効率の低下やヒューマンエラーを防ぎましょう。
勘違いで誤送信になっていることも多いので、まずは過去のメールが正しく送れているか確認しましょう。また、送信エラーや保管ボックスなどに入ってしまっていると、メールは未送信のままです。
送信できていない場合は相手への謝罪と、いつまでに対応してほしいのかを伝えなければなりません。送信履歴などをチェックして、催促メールを送るべきかどうかもう一度考えてみましょう。
余計な催促メールを送らないで済むように、相手からの返信を見逃していないかどうか再度確認してみましょう。気がついていないだけで、すでにお客様からのメールや連絡が届いていることも多くあります。
もしメールが届いているのに催促をしてしまうと、大変失礼なことになるため、関係性が悪くなってしまうこともあります。催促や確認メールを送る直前にきちんと確認し、お互いに余計な業務を増やさないようにしましょう。
入金通知や宅配便なども事前にチェックして、すでに対応済みになっていないか確認することも重要です。相手の対応は、必ずしもメールだけとは限りません。入金通知や宅配便は、社内の人が代わりに受け取ってくれているケースもあります。
郵便物のチェックを怠ると不要な催促をしてしまう恐れがあり、相手に余計な手間を取らせてしまいます。全ての通知類をチェックして、相手を混乱させないようにしましょう。
送信したメールに返信形式ではなく、アドレスに送信した場合、まれに迷惑フォルダーに入っていることがあります。
返信予定のメールが届かない場合、迷惑フォルダーに届いていないかを確認してみましょう。もしそのメールに気づくことが遅くなった場合は、その旨を説明するためにも、早めにメールを返信する必要があります。
先方がなんらかの事情で、メールを返信できない状況にあることも考えられます。メールが届かない場合は、電話連絡の履歴がないかを確認しましょう。見慣れない番号からの着信も、番号を調べるなどして確認しましょう。
スマートフォン以外に連絡することも考えられます。状況に応じて、会社へ伝言が入っていないかを確認することもおすすめします。
ビジネスで催促や確認メールを送る際は、マナーや文章の書き方も事前に把握しておかなければなりません。丁寧な表現や言葉遣いはもちろんのこと、相手を不快にさせないためにも、ここから解説するマナーを守って正しくメールを送りましょう。
※下記の関連記事は返信マナーについての記事ですが、ビジネスメールにおける基本的なマナーやコツなども紹介してますので、こちらも一度読んでおくと良いでしょう。
催促メールを送るときは、内容が一目でわかる件名をつけておきましょう。件名でどんな内容か把握できれば、対応の優先順位を上げてもらうことができるようになります。
特に、納期遅れや急を要する場合、端的な内容で相手に伝わりやすい件名をつけることが大切です。
このとき、「至急」「要返信」などの言葉を使う方も多いでしょう。しかし、このような言葉は相手に不快感を与えてしまうことも多いので、「1時間以内に連絡がほしい」「当日中に必要な資料がある」といった状況でもない限り、なるべく使わないように心がけましょう。至急連絡がほしいときには、電話での連絡のほうがいい場合もあるので、状況に応じて連絡方法を考えることが重要です。
なお、メールの文面を作成しているときは、自分も焦っています。間違った内容や失礼な文脈になっていないか、今一度内容を確認することも忘れずに行いましょう。
催促メールでは、冒頭の挨拶後に前回の要件と連絡した期日を書き、なるべく簡潔な内容を心がけます。いつ・どんな要件に対するメールなのかを明確にしなければ、内容がお客様に伝わりにくくなってしまいます。
スムーズな対応を促すためにも、いつ・誰の・どの要件について催促しているのか明確にしておくことがポイントです。
ただし、「○月○日○時○分に送付した」など細かすぎる期日の記載は控えましょう。お客様を追い詰めているような表現になり、不快感を与えてしまうかもしれません。
催促メールの本文ではお客様に返信してほしい期日を明示し、自分の要望を明確にすることが大切です。期日を明示することで、より優先的に動いてもらえるようになります。
もし、期日を記載せずにメールを送ってしまった場合、自分がどのくらい急いでいるのかお客様に伝わりません。お客様もどのくらいのスピード感で動くべきかわからず、対応が遅くなる可能性もあります。
相手のことを配慮しつつ、対応してほしい期日と要件を明確にして送るようにしましょう。
催促の理由がある場合、その理由を記載することで「なぜ急いでいるのか」がお客様に伝わりやすくなります。前述した期日の明示と同様、対応の優先順位を上げてもらうことがねらいです。
理由は当然私的なことではなく、業務的に自己完結できないため、お願いしますという内容にしましょう。相手に納得してもらい、対応の優先順位を上げてもらうためにも理由の記載が必要となります。
前回、資料を送っている場合は再度送り、スムーズな対応を促しましょう。お客様が用件自体を忘れていた場合、過去の資料を探すところから始めなければならず、不要な時間を取らせてしまうことになります。
どのような要件だったかを催促メール1本で理解してもらうためにも、必要な資料は再送しておくことがポイントです。また、お客様が資料の確認に時間をかけてしまうこともあるため、同じ資料であることも補足しましょう。
お客様の対応とこちらのメールが行き違いになることも考えて、配慮する一文を添えておくことも大切です。入金確認などは時間がかかる場合もあるため、メールを送った時点ですでに対応済みの可能性があります。
ここからは、取引先やお客様への対応状況に応じた催促メールの例文をご紹介します。実際に使用する際は、若干のアレンジを加えて使うようにしてみてください。
まずは以前質問した内容に対する回答がなく、可能な限り急いで対応してほしい状況を想定した例文をご紹介します。
先日は誠にありがとうございました。
◯月◯日、△△についてお問合せをさせていただいた件でご連絡いたしました。
その後、ご確認いただけましたでしょうか。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、◯月◯日までに
ご回答をいただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。
明確な理由と期日が決まっている場合、時間の指定まで行って回答を促します。さらに、「大変恐縮ですが」などお客様へ配慮する言葉なども使い、失礼のない文章も心がけましょう。
数回の催促後、お客様からの連絡がないケースをご紹介します。
平素より大変お世話になっております。
先日、○○の件でメールをお送りした件ですが、
こちらはご覧いただけておりますでしょうか。
送信エラーなどのトラブルの可能性もあるため、
念のため再送させていただきます。
お手数ではございますが、ご確認・ご対応のほどよろしくお願いいたします。
過去に何度も連絡しているため、すでに対応済みという可能性も含めて文章を作成します。さらに、早急に返信を求めるだけではなく、お客様になんらかのトラブルが起こったことも想定しておきましょう。
催促が3回以上になる場合は、状況に応じて電話での連絡を視野に入れましょう。メールでの催促は、冷たい印象を与えてしまう可能性があります。あくまでも失礼な印象を与えないことが重要です。
また「心配になりご連絡いたしました。」などと付け加えることによって、催促だけでなく丁寧な印象を与えられるのでおすすめです。
以前送付した書類が確認されていないケースを想定した例文をご紹介します。
このたびは大変お世話になっております。
先日、メールにてお送りした○○の件に関する書類ですが、
無事届いておりますでしょうか。
念のため、添付にて再度資料を送付させていただきます。
お忙しいところ恐縮ですが、○月○日までご返信をいただきますよう、
よろしくお願い申し上げます。
○○までにご返信いただけない場合、○○できない可能性がございます。
なお、ご対応が難しい場合、まずはご連絡いただけますと幸いです。
自分のミスで資料が送られていない可能性＋お客様の状況を配慮した一文を添えると、丁寧な印象を与えやすいです。期日は明確に○月○日と示し、対応を促しましょう。
また、状況に応じて「書類がなぜ必要なのか」「どれだけ重要な書類なのか」など、理由を明記しておくと効果的です。この一文を添えておくことで、対応の優先度が上がるようになります。
予定の期日にお客様からの商品・資料が間に合っていない場合の例文をご紹介します。
このたびは大変お世話になっております。
○○様の件で、○月○日までに契約書一式の郵送でのご返信をお願いしておりましたが、現時点で弊社にお届けがございません。
大変お手数ではございますが、現状を本日中にお知らせいただきたくご連絡いたしました。
まだご発送いただけていない場合は、ご返送予定日に関して改めてご連絡いただけますでしょうか。
なお、お手元にご契約書がございましたら、まずはメールに添付するなどしてお送りいただけますでしょうか。取り急ぎ対応することが可能になります。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、まずはご返信のほどよろしくお願い申し上げます。
「契約書一式が届いていない」という現在の状況と、急いでいる理由、状況確認の要望などを記載し、こちらが急いでいる旨を伝えましょう。また、業務上必要な場合はこちらから、いつまでに返信してほしいのか期日を指定して、先方へ伝えておくことも必要です。
また原本が必要な書類であっても、とりあえずPDFにしてメールで送ってもらいたいと依頼することも1つの方法です。大事な書類なのに、先方の不手際で遅れているとしたら、取り急ぎメールで送ってもらうことは失礼にあたりません。
入金されなかった場合を想定して、早急な対応を促すための例文をご紹介します。
このたびは大変お世話になっております。
○月末日に○月分の請求書を送信させていただいておりますが、
ご確認いただけましたでしょうか。
本日○時現在、弊社にて入金が確認できていない状況です。
恐れ入りますが、ご状況を本日中にお知らせいただきますよう、よろしくお願い申し上げます。
なお、行き違いでご入金済みの場合は何卒ご容赦くださいませ。
引き続きよろしくお願いいたします。
お客様の対応確認に時間がかかるケースでは、行き違いに関して配慮する一文を忘れないようにしてください。さらに、急を要する場合は、返信までの期日＋時間まで指定しておくようにしましょう。
社内の人からの連絡（チャットも含め）がないケースを想定した例文を見ていきましょう。
お疲れ様です。○○です。
先日共有させていただいた資料の件、昨日までにご確認をお願いしておりましたが、その後いかがでしょうか。
資料は明日午前中の会議で使用する予定のため、急ぎでご確認いただきたくご連絡いたしました。
お忙しいところ恐縮ですが、修正が必要な箇所などがございましたら
本日の○時までにご連絡いただきますよう、よろしくお願いいたします。
社内の人に対する連絡の場合、チャットツールなどを使うことも多くありますが、人によっては返信が遅れてしまうことも少なくありません。そのため、どの要件か、いつまでに回答がほしいのかなど明確に伝えることがポイントです。さらに、明日や本日中に回答が必要な場合、社内であれば直接電話するなどして解決しましょう。
ここからは、賃貸仲介会社不動産会社向けの催促メールの例文をご紹介します。レスポンスが遅い、あるいは全くないお客様に対する催促メールなので、送るタイミングを考えながら使ってみてください。
まずは物件資料の確認をお客様へ催促する例文を見ていきましょう。
このたびは弊社にお問合せいただき、誠にありがとうございます。
先日、ご用意させていただきました物件資料はご覧いただけましたでしょうか。
○○についてご要望をお聞かせいただけましたら幸いです。
また、異なる条件の賃貸物件もご提案できます。
ご遠慮なさらず、お気軽にお申し付けください。
気になる物件がございましたら、すぐに内見の手配をいたします。
またご不明点などございましたら、ご連絡くださいませ。
引き続きよろしくお願いいたします。
資料確認を促しつつ、別物件の案内をスムーズに行います。丁寧な対応ができることをアピールしつつ、次回以降のメールを見てもらえるよう、意識することも大切です。
また、お客様からの質問を促す際は対応できる質問の内容を具体的に記載しておきましょう。たとえば物件情報やエリアの情報、資料の不明点などが挙げられます。このように選択肢を絞ることで、お客様はより質問しやすくなります。
前回の催促でも連絡がなく、もう一度確認するケースを想定した例文をご紹介します。
このたびはお問合せいただき、誠にありがとうございました。
以前お問合せいただいた物件の近隣エリアにて、新着物件が出ており、
このたび改めて資料をご用意させていただきました。
ちなみに、前回送付させていただきました物件資料はご覧いただけましたでしょうか。
万が一、エラーやデータ破損などの問題で届いていないようでしたら、
再送させていただきますのでご連絡いただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。
新しいご案内ができることに加え、以前送付した資料の確認も行います。なんらかの不備があったことにも配慮して、柔軟に対応できることも伝えましょう。
必要書類・契約書の送付を催促する例文をご紹介します。こちらは契約に関する書類の返送がなく、手続きが進まない状況を想定した例文です。
先日はご来店いただき、誠にありがとうございました。
郵送にてお送りいたしましたご契約書へのご署名など、お手続きのご状況はいかがでしょうか。
今後のお手続きをスムーズに進めさせていただくためにも、お手数ではありますが【○月○日必着】にてご送付いただきたく存じます。
本メールと行き違いにご返信済みでしたら、何卒ご容赦くださいませ。
なお、すでにご返送済みの場合は大変恐縮ですが、その旨をご連絡いただけますと幸いです。
また、契約書の内容に関して、ご不明点やご質問などございましたら、
お気軽にご相談くださいませ。
引き続きよろしくお願いいたします。
メールを送った理由と期日を明示することで、お客様へ急いでいる旨を端的に伝えられます。不明点への配慮も忘れず、手厚いサポートができる旨もアピールしましょう。
内見後に物件について感想が聞けていない場合で、内見した物件に対しての返答が欲しい場合を想定した例文です。
先日はお忙しい中お時間を作っていただき、誠にありがとうございました。
ご覧いただきました○○マンションですが、いかがでしたでしょうか。
今後ご紹介させていただく物件に反映したいと思いますので、お気に召さなかった点や良かった点など教えていただけましたら幸いです。
また物件に関してご不明点やご質問などございましたら、お気軽にご相談くださいませ。
引き続きよろしくお願いいたします。
催促メールは入金や返信など、相手からの対応が確認できないときに送るメールです。催促する前には、まずこちらから送ったメールが間違いなく送信できているか、送信履歴を確認しましょう。なお、メールの返信ではなく郵送や宅配便などで届いている可能性も視野に入れ、社内での確認も忘れずに行いましょう。
また、催促メールを送る際の基本的なマナーや書き方をチェックするなど、相手に不快な思いをさせないように心がけましょう。文面によっては、高圧的な対応だと思われてしまう可能性があります。依頼する表現には注意しましょう。
ある程度定型文化を用意しておけば、悩む回数も少なくなり、タスク処理速度・生産性向上などにも繋がります。お客様と長く良好な関係を保っていけるよう、状況に合ったタイミングと文章で催促や確認、リマインドメールを送るようにしましょう。
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