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【例文あり】ビジネス向け催促メール!不快にさせないタイミングとコツ

記事公開日:2021/12/15

最終更新日:2022/09/18

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ビジネスにおいて、なかなかメールの返信が来ない場合、約束の期日に連絡がない場合には、催促メールを送ることになります。しかし、相手の迷惑になるかもしれないと、催促を躊躇してしまう方も少なくありません。

今回は催促メールの作成方法や送り方で悩んでいる人に向けて、送信のタイミングやマナーなどについて解説します。事前に確認すべき注意点についても詳しく解説していきますので、不安な人はぜひ参考にしてみてください。

※本記事について※
▼内容をより理解するために、事前に下記記事のご一読をオススメいたします。

【例文あり】ビジネスメールへの返信マナー!わかりやすく書くコツを解説

▼ケース別の催促メール例文は下記にてご確認いただけます。

【例文】質問の回答を催促する場合はこちら

【例文】3回以上催促しても連絡がない場合はこちら

【例文】書類の確認を催促する場合はこちら

【例文】商品・資料の発送を催促する場合はこちら

【例文】入金催促はこちら

【例文】社内の人(上司・同僚)に確認を催促する場合はこちら

ビジネスで催促メールを送るタイミングとは?

適切なタイミングで送ることで、相手に与える不快感を少なくすることができるようになります。まずは催促メールを送るタイミングを3パターンに分けて解説していきますので、1つずつチェックしてみて下さい。

返信が来ない場合

基本的には、返信を必要とするビジネスメールにおいては、送信する次点で返信期限を明記しておくのがベターです。期日を過ぎても返信がなかった場合、そのタイミングで催促メールを送っても問題ありません。

あらかじめ返信期限を設定していなかったのであれば、催促メールを送るのは、こちらが送信してから2〜3営業日後のタイミングを目安としましょう。

ただし、状況によって急ぎの用や当日中に返信がほしい場合などは、早急に確認しても問題ありません。

入金の確認が取れていない場合

期日までに入金が確認できない場合は、期日を過ぎた時点でメールを送って状況を確認しましょう。入金を忘れているだけであればメールに気づき次第、現状を知らせる連絡が入るでしょう。

しかし、催促メールを送ったにもかかわらず相手からアクションがない場合、なんらかの理由で入金できない状況になっている可能性があります。場合によっては長期的に未回収のままとなってしまうので、電話など別の方法で早急に確認を取ることが大切です。

書類の送付や納期が遅れている場合

書類の送付や商品等の納期が遅れている場合も、期日を過ぎた時点で催促メールを送って状況を把握しましょう。自社の業務はもちろん、お客様にも影響を与えかねません。

相手の状況が確認できたら、改めて送付期限や納期を設定し直し、スケジュールの調整を行う必要があります。ビジネス書類の内容によっては、急ぎでないものもあるかもしれません。

ビジネスで催促メールを送る前に確認したい3つのポイント

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催促メールを送る前に確認すべきポイントは3つあります。各ポイントをチェックして、業務効率の低下やヒューマンエラーを防ぎましょう。

メールがきちんと送信できているか

勘違いで誤送信になっていることも多いので、まずは過去のメールが正しく送れているか確認しましょう。また、送信エラーや保管ボックスなどに入ってしまっていると、メールは未送信のままです。

送信できていない場合は相手への謝罪と、いつまでに対応してほしいのかを伝えなければなりません。送信履歴などをチェックして、催促メールを送るべきかどうかもう一度考えてみましょう。

返信メールを見逃していないか

余計な催促メールを送らないで済むように、相手からの返信を見逃していないかどうか再度確認してみましょう。気がついていないだけで、すでにお客様からのメールが届いていることも多くあります。

さらに、迷惑メールフォルダへお客様からのメールが保管されていないかのチェックも大切です。催促メールを送る直前にきちんと確認し、お互いに余計な業務を増やさないようにしましょう。

入金通知や宅配便が届いていないか

入金通知や宅配便なども事前にチェックして、すでに対応済みになっていないか確認することも重要です。相手の対応は、必ずしもメールだけとは限りません。入金通知や宅配便は、社内の人が代わりに受け取ってくれているケースもあります。

郵便物のチェックを怠ると不要な催促をしてしまう恐れがあり、相手に余計な手間を取らせてしまいます。全ての通知類をチェックして、相手を混乱させないようにしましょう。

ビジネスで催促メールを送る際のマナー・書き方

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ビジネスで催促メールを送る際は、マナーや文章の書き方も事前に把握しておかなければなりません。丁寧な表現や言葉遣いはもちろんのこと、ここから解説するマナーを守って正しくメールを送りましょう。

メールの内容が一目でわかる件名にする

催促メールを送るときは、内容が一目でわかる件名をつけておきましょう。件名でどんな内容か把握できれば、対応の優先順位を上げてもらうことができるようになります。

特に、納期遅れや急を要する場合、端的な内容で相手に伝わりやすい件名をつけることが大切です。

件名の例

・○○の納期の件、ご確認のお願い
・【○○の入金について】対応状況のご連絡をお願いいたします

このとき、「至急」「要返信」などの言葉を使う方も多いでしょう。しかし、このような言葉は相手に不快感を与えてしまうことも多いので、「1時間以内に連絡がほしい」「当日中に必要な資料がある」といった状況でもない限り、なるべく使わないように心がけましょう。

前回はいつ・何の用件で連絡したのかを具体的に書く

催促メールでは、冒頭の挨拶後に前回の要件と連絡した期日を書いておかなければなりません。いつ・どんな要件に対するメールなのかを明確にしなければ、内容がお客様に伝わりにくくなってしまいます。

いつ・なんの要件かを明確にする際に使う例文

・○月○日に送付した○○の資料の件ですが、ご確認いただけましたでしょうか。
・○月○日が納期の○○について連絡させていただきました。

スムーズな対応を促すためにも、いつ・どの要件について催促しているのか明確にしておくことがポイントです。
ただし、「○月○日○時○分に送付した」など細かすぎる期日の記載は控えましょう。お客様を追い詰めているような表現になり、不快感を与えてしまうかもしれません。

お客様に対応してほしい期日を明示する

催促メールの本文ではお客様に返信してほしい期日を明示し、自分の要望を明確にすることが大切です。期日を明示することで、より優先的に動いてもらえるようになります。

もし、期日を記載せずにメールを送ってしまった場合、自分がどのくらい急いでいるのかお客様に伝わりません。お客様もどのくらいのスピード感で動くべきかわからず、対応が遅くなる可能性もあります。

期日を明示する際のポイント

・日取りだけでなく、時間まで記載する
・状況に応じてリマインドも行う(期日が近いときなど)

相手のことを配慮しつつ、対応してほしい期日と要件を明確にして送るようにしましょう。

催促の理由がある場合は記載する

催促の理由がある場合、その理由を記載することで「なぜ急いでいるのか」がお客様に伝わりやすくなります。前述した期日の明示と同様、対応の優先順位を上げてもらうことがねらいです。

理由は当然私的なことではなく、業務的でな自己完結できない内容にしましょう。相手に納得してもらい、対応の優先順位を上げてもらうためにも理由の記載が必要となります。

前回資料を送付した場合は再度送る

前回、資料を送っている場合は再度送り、スムーズな対応を促しましょう。お客様が用件自体を忘れていた場合、過去の資料を探すところから始めなければならず、不要な時間を取らせてしまうことになります。

どのような要件だったかを催促メール1本で理解してもらうためにも、必要な資料は再送しておくことがポイントです。

行き違いの可能性を考慮した一文を添えておく

お客様の対応とこちらのメールが行き違いになることも考えて、配慮する一文を添えておくことも大切です。入金確認などは時間がかかる場合もあるため、メールを送った時点で既に対応済みの可能性があります。

配慮する一文の例

・本メールと行き違いに対応済みでしたら何卒ご容赦くださいませ。
・なお、既にご対応済みの場合は、お手数ですがその旨ご連絡いただけますと幸いです。

【企業向け】ビジネスで使える催促メールの例文

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ここからは、取引先やお客様への対応状況に応じた催促メールの例文をご紹介します。実際に使用する際は、若干のアレンジを加えて使うようにしてみてください。

質問の回答を催促する場合

まずは以前質問した内容に対する回答がなく、可能な限り急いで対応してほしい状況を想定した例文をご紹介します。

質問への回答を催促する例文

◯月◯日、△△についてお問合せをさせていただいた件でご連絡いたしました。
その後、ご確認いただけましたでしょうか。

ご多忙のところ大変恐縮ですが、◯月◯日までに
ご回答をいただけますと幸いです。

明確な理由と期日が決まっている場合、時間の指定まで行って回答を促します。さらに、「大変恐縮ですが」などお客様へ配慮する言葉なども使い、失礼のない文章も心がけましょう。

催促しても連絡がない場合(3回目以上)

数回の催促後、お客様からの連絡がないケースをご紹介します。

連絡を催促する例文

先日、○○の件でメールをお送りした件ですが、
こちらはご覧いただけておりますでしょうか。
送信エラーなどのトラブルの可能性もあるため、
念のため再送させていただきます。

お手数ではございますが、ご確認・ご対応のほどよろしくお願いいたします。

過去に何度も連絡しているため、既に対応済みという可能性も含めて文章を作成します。さらに、早急に返信を求めるだけではなく、お客様になんらかのトラブルが起こったことも想定しておきましょう。

書類確認を催促する場合

以前送付した書類が確認されていないケースを想定した例文をご紹介します。

書類確認を催促する例文

先日、メールにてお送りした○○の件に関する書類ですが、
無事届いておりますでしょうか。
念のため、添付にて再度資料を送付させていただきます。

お忙しいところ恐縮ですが、○月○日までご連絡をいただきますよう、
よろしくお願い申し上げます。

自分のミスで資料が送れていない可能性+お客様の状況を配慮した一文を添えると、丁寧な印象を与えやすいです。期日は明確に○月○日と示し、対応を促しましょう。

また、状況に応じて「書類がなぜ必要なのか」「どれだけ重要な書類なのか」など、理由を明記しておくと効果的です。この一文を添えておくことで、対応の優先度が上がるようになります。

商品や資料の発送を催促する場合

予定の期日にお客様からの商品・資料が間に合っていない場合の例文をご紹介します。

商品・資料の発送を催促する例文

○月○日に貴社商品のご納品をお願いしておりましたが、
現時点で弊社にお届けがございません。
大変お手数ではございますが、現状を本日中にお知らせいただきたくご連絡いたしました。

なお、商品は来週〇日~開催のイベントで使用予定のものでございます。
まだご発送いただけていない場合、
納期に関してあらためてご連絡いただけますでしょうか。

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご返信のほどよろしくお願い申し上げます。

「商品が届いていない」という現在の状況と、急いでいる理由、状況確認の要望などを記載し、こちらが急いでいる旨を伝えましょう。また、業務上必要な場合はこちらから納期を指定して、先方へ伝えておくことも必要です。

入金を催促する場合

入金されなかった場合を想定して、早急な対応を促すための例文をご紹介します。

入金を催促する例文

○月末日に○月分の請求書を送信させていただいておりますが、
ご確認いただけましたでしょうか。
本日○時現在、弊社にて入金が確認できていない状況です。

恐れ入りますが、ご状況を本日中にお知らせいただきますよう、よろしくお願い申し上げます。
なお、行き違いでご入金済の場合は何卒ご容赦くださいませ。

お客様の対応確認に時間がかかるケースでは、行き違いに関して配慮する一文を忘れないようにしてください。さらに、急を要する場合は、返信までの期日+時間まで指定しておくようにしましょう。

社内の人(上司・同僚)に確認を催促する場合

社内の人からの連絡(チャットも含め)がないケースを想定した例文を見ていきましょう。

社内の人に確認を催促する例文

お疲れ様です。○○です。
先日共有させていただいた資料の件、昨日までにご確認いただく予定でしたが、
その後いかがでしょうか。

資料は明日午前中の会議で使用するため、急ぎご確認いただきたくご連絡いたしました。
大変お手数ではございますが、修正が必要な点がございましたら
本日の○時までにご連絡いただきますよう、よろしくお願いいたします。

社内の人に対する連絡の場合、チャットツールなどを使うことも多くありますが、人によっては返信が遅れてしまうことも少なくありません。そのため、どの要件か、いつまでに回答がほしいのかなど明確に伝えることがポイントです。さらに、明日や本日中に回答が必要な場合、社内であれば直接話して解決しましょう。

【不動産会社向け】ビジネスで使える催促メールの例文

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ここからは、不動産会社向けの催促メールの例文をご紹介します。レスポンスが遅い、あるいは全くないお客様に対する催促メールなので、送るタイミングを考えながら使ってみてください。

物件資料の確認を催促する場合

まずは物件資料の確認をお客様へ催促する例文を見ていきましょう。

物件資料の確認を催促する例文

このたびは弊社をご利用いただきありがとうございます。
先日、ご用意させていただきました物件資料はいかがだったでしょうか。
○○についてのご要望がございましたら、お気軽にご連絡いただけますと幸いです。

また、異なる条件での物件のお探し直しをご希望でしたら、
ご遠慮なさらずご連絡ください。
気になる物件がございましたら、すぐに内見の手配をいたします。

資料確認を促しつつ、別物件の案内をスムーズに行います。丁寧な対応ができることをアピールしつつ、次回以降のメールを見てもらえるよう、意識することも大切です。

また、お客様からの質問を促す際は対応できる質問の内容を具体的に記載しておきましょう。たとえば物件情報やエリアの情報、資料の不明点などが挙げられます。このように選択肢を絞ることで、お客様はより質問しやすくなります。

催促しても連絡がなく、再び催促する場合

前回の催促でも連絡がなく、もう一度確認するケースを想定した例文をご紹介します。

再び催促する例文

以前お問合せいただいた物件の近隣エリアにて、新着物件が出ており、
この度改めて資料をご用意させていただきました。
ちなみに、先だって送付させていただきました物件資料は
無事届いておりますでしょうか。

万が一、エラーやデータ破損などの問題で届いていないようでしたら、
再送させていただきますのでご連絡いただけますと幸いです。

新しい案内ができることに加え、以前送付した資料の確認も行います。なんらかの不備があったことにも配慮して、柔軟に対応できることも伝えましょう。

必要書類・契約書の送付を催促する場合

必要書類・契約書の送付を催促する例文をご紹介します。こちらは契約に関する書類の返送がなく、手続きが進まない状況を想定した例文です。

必要書類・契約書の送付を催促する例文

先日お送りしておりました、契約書のお手続きのご状況はいかがでしょうか。
まだご返送頂けていない場合、その後のお手続きもございますので、
お手数ではありますが【○月○日必着】にてご送付いただきたく存じます。

また、契約書の文言に関して、ご不明・ご質問などございましたら、
お気軽にご相談いただけると幸いです。

メールを送った理由と期日を明示することで、お客様へ急いでいる旨を端的に伝えられます。不明点への配慮も忘れず、手厚いサポートができる旨もアピールしましょう。

ビジネスシーンでの催促メールは丁寧かつ迅速に!

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催促メールは入金や返信など、相手からの対応が確認できないときに送るメールです。催促する前には、まずこちらから送ったメールが間違いなく送信できているか、送信履歴を確認しましょう。なお、メールの返信ではなく郵送や宅配便などで届いている可能性も視野に入れましょう。

また、催促メールを送る際の基本的なマナーや書き方をチェックするなど、相手に不快な思いをさせないように心がけましょう。ある程度定型文化して用意しておけば、悩む回数も少なくなり、タスク処理速度・生産性向上などにも繋がります。お客様と長く良好な関係を保っていけるよう、状況に合ったタイミングと文章で催促メールを送るようにしましょう。

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CHINTAI JOURNAL編集部

この記事を書いた人

CHINTAI JOURNAL編集部は、営業活動に役立つ情報や業務効率化するための工夫をはじめとして、賃貸仲介業務に「おもしろさ」と「ライフハック」を提供します。