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【状況別】ビジネスメールの基礎まとめ!正しいマナーで好印象を掴もう

記事公開日:2022/07/21

最終更新日:2022/07/17

【状況別】ビジネスメールの基礎まとめ!正しいマナーで好印象を掴もう

ビジネスメールにおけるマナーは、ビジネスマンとして働く人間にとって基礎的なスキルです。「顧客との信頼関係構築が難しい」「やり取りがスムーズにできない」と悩む人は、メールの作成・送り方などから見直してみましょう。

今回は、ビジネスメールの基礎について解説します。シーン別のマナーをまとめているので、「自分に足りない」と感じているところがあれば、チェックしてみてください。

目次

【ビジネスメールの基礎①】お礼メールを送る際のマナー

まずはお礼メールを送る際のビジネスマナーについて解説します。感謝の気持ちを相手に伝えられるよう、適切なマナーを習得しましょう。

また、お礼メールについては以下の記事でも解説しているので、より深く理解したい場合はこちらもチェックしてみてください。

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【例文あり】営業訪問後に送るお礼メールの書き方とは?成約につなげるポイント

訪問したその日のうちにメールを送る

お礼メールは、訪問したその日のうちに送信しましょう。「数日経ってから感謝を伝える」というのは、行動の意味・意図がありません。

対応が早ければ相手にネガティブな印象を与えにくく、感謝の意を示しやすくなります。相手との信頼関係構築に関わってくるポイントなので、誤字・脱字などにも気をつけながらお礼メールを作成・送信しましょう。

簡潔に書くことを心がける

本文や件名は簡潔に書くことを心がけて、相手の負担にならないよう配慮してください。内容を長々と書いてしまっては、相手に余計な時間を取らせてしまうおそれがあります。簡潔にまとめ、一読して内容が理解できるよう配慮しましょう。

また、件名については以下のポイントを押さえておいてください。

<件名を書く際のポイント>
  • 所属と名前を記載する
  • 何に対するお礼なのか記載する

上記2つがなければ、どこの・誰が・何のために送信したメールかわかりません。「先ほどはありがとうございました」などの件名はNGです。

定型文以外の独自要素を加えた文章を送る

定型文以外の独自要素を加えて、「形だけのお礼」にならないよう注意しましょう。定型文はスピード感があり便利ですが、相手によっては冷たい印象を受けてしまうおそれがあります。

当日の商談や雑談などの内容も交えながら、「相手のために書いた文章」をアピールすることが大切です。感謝の意が伝わりやすく、自分の印象が相手に残る効果にも期待できます。

送信相手のメールアドレスを登録してから送る

お礼メール送信の際は、相手のメールアドレスを「アドレス帳」へ事前に登録しておきましょう。以下に、メールの表示名に関する仕組みを解説するので、送信前は確認してみてください。

<メールの仕組み>
  • 敬称をつけずに登録した場合:そのまま相手の名前が表示される
  • 敬称をつけて登録した場合:「○○様」など登録した表示名が相手側の画面上に表示される

たとえば、アドレス帳へ「○○株式会社 ○○部 ○○様」と登録しておけば、この「○○様」が相手先の画面上に表示されます。しかし、敬称をつけずに登録すると呼び捨てのような形で表示されるので注意してください。

また、アドレス帳に登録しておくことで送信不備などのリスクも少なくなるので、「メールアドレス」と「表示名」の登録は忘れずに済ませておくようにしましょう。

PCの画像

【ビジネスメールの基礎②】返信メールを送る際のマナー

続いて、返信メールを送る際のビジネスマナーを解説します。日常的に使用する頻度が高いので、今のうちに基礎を習得しましょう。

また、返信メールについては以下の記事でも詳しく解説しているのでチェックしてみてください。

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【例文あり】ビジネスメールへの返信マナー!わかりやすく書くコツを解説

もらったすべてのメールは必ず返信をする

受信したメールは、すべて返信することが基本的なビジネスマナーです。内容がどのようなものであれ、確認・了承・感謝などの旨を返信しましょう。やり取りが終了したことを確認できれば、必要以上の返信は不要です。

また、詳細なやり取りができない場合は、「○○日○○時までに返信する」など期日を返信しておくと、相手に安心感を与えられます。

当日中に返信をするように心がける

返信は当日中を心がけ、相手の業務に支障をきたさない配慮が大切です。返信が遅くなる、当日中に返信できないなどの場合は以下のポイントに気をつけてください。

<返信が遅れるときの注意点>
  • 返信が遅くなる理由と具体的な返信期日を伝える
  • 営業時間外や休日などの返信は、「お休みのところ失礼します」など相手を配慮する一文を添える

メールの重要度や優先順位とは関係なく、返信はスピーディーに行うことがマナーです。

相手に確認してもらいやすい時間帯に送る

返信メールは、相手が確認しやすい時間帯でなければ迷惑になるおそれがあるので気をつけましょう。たとえば、相手が退勤しようとしたときにメールを送ってしまうと、プライベートな時間を奪ってしまうことに繋がります。事前に就業時間を把握しておき、メールチェックしやすい時間帯かどうか判断することが大切です。

また、メールソフトによっては、予約送信機能が搭載されています。就業時間内にメールが送信できない場合は、翌日の朝一に送信予約を入れるという方法もあります

件名の「Re:」は削除せずに返信をする

件名につく「Re:」は削除せずに返信を行い、何のやり取りが行われているか把握できるようにしましょう。「Re:」とは、メールを返信した際につく記号であり、件名の前に表示されます。「Re:」がついていることで、やり取りが続いていること、何のやり取りをしているかが理解できます。

もちろん、件名の変更もNGです。「Re:」と「件名」がセットになっていることで、やり取りの流れがわかりやすくなる他、後からかんたんに検索できます。

【ビジネスメールの基礎③】謝罪メールを送る際のマナー

次は謝罪メールを送る際のビジネスマナーについて見ていきましょう。謝罪の気持ちを真摯に伝えられるよう、基本的なビジネスマナーを押さえておいてください。

また、以下の記事でも謝罪メールについて解説しているのでぜひ参考にしてみてください。

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ビジネスメールにおける謝罪文|お詫びフレーズやメールの例文も紹介

原因や被害の度合いなどを迅速に報告する

謝罪メールを送信する際は、原因や被害の度合いなどを迅速に報告しましょう。これらの対応が必要な理由は以下のとおりです。

<原因を迅速に報告する理由>
  • その後の対応について協議するため
  • トラブルやミスをごまかさないため
  • 謝罪の意思を明確に伝えるため

連絡を放置したり、遅れたりした場合、相手に誠意を伝えられないおそれがあります。さらに、原因や被害の度合いなどが相手に伝わらなければ、その後の対応策についても相談できません。トラブルやミスが発覚したときは、原因や詳細なども含めて迅速に謝罪メールを送信しましょう。

簡潔でわかりやすい文章を心がける

謝罪メールは簡潔でわかりやすい文章を意識して、「こちらに非があること」「何が発生したか」などを明確に示すことが大切です。本文の冒頭で「謝罪の意」を示し、その後に具体的な内容を明記します。

曖昧な表現で長々と文章を書いてしまっては、言い訳している印象を与えかねません。相手が知りたいのは「何が起こり、現状はどうなっているのか」という点です。謝罪も重要ですが、相手の理解を促すためにも簡潔な文章を意識しましょう。

いつもより念入りに誤字脱字チェックをする

いつも以上に念入りな誤字脱字チェックを行い、必要以上に相手からの信頼・信用を失わないようにしましょう。誤字や脱字のチェック・修正は、社会人としてできて当然の作業です。トラブルやミスに対する謝罪メールで基本ができていないと、さらに信頼を損ねてしまうリスクがあります。反省の意思を伝えるためにも、ダブルチェックなどで徹底的に誤字・脱字をなくしましょう。

【ビジネスメールの基礎④】日程調整メールを送る際のマナー

日程調整メールを送る際のビジネスマナーも押さえておきましょう。特に不動産営業マンの場合、内見や商談など日程調整の機会が多いため、覚えておいて損はありません。相手に余計な手間をかけさせないためにも、マナーの基本を理解しましょう。

なお、下記記事でも日程調整メールについて詳しく解説しているため、より深いテクニックを知りたい人はチェックしてみてください。

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【文例付き】打ち合わせ日程調整メールの書き方|注意すべきポイントを紹介

3〜5つほどの候補日を提示する

日程調整を行う際は3~5つほどの候補日を提示(箇条書き)して、相手がリスケ(スケジュールの再調整)しやすいよう配慮しましょう。候補日が少なすぎてはスケジュールが合わない可能性があり、多すぎてはスケジュール確認の手間を増やしてしまいます。

さらに、「提示した候補日では対応できない場合は希望日をお知らせください」などの文言も添えて、スムーズなやり取りが行える配慮も大切です。

メールを確認したらすぐに返信をするように心がける

日程調整に関する返事が届いた場合、内容を確認してすぐに返事をするよう心がけましょう。日程調整とは、本来不要なはずの作業を相手に強いる行為であり、場合によっては無理にスケジュールを空けてくれているかもしれません。相手に感謝の意を示し、気遣いを忘れないためにも迅速な対応が必要です。

PCとその他ツールの画像

【ビジネスメールの基礎⑤】返信遅れをお詫びするメールを送る際のマナー

ここからは、返信遅れをお詫びするケースを想定したメールを送る際のビジネスマナーについて解説します。大きなトラブルへ発展させないようにするためにも、事前に習得しておきましょう。

また「お詫びの書き方」については、以下の記事でも解説しているのでこちらもぜひ参考にしてみてください。

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メールの返信が遅れてしまったときのお詫びの書き方!文例とあわせて解説します

返信忘れに気づいたらすぐに連絡をする

返信忘れに気づいたときは、すぐに連絡して相手にお詫びしなければなりません。時間が経過するに従って、相手のスケジュールを狂わせているおそれがあるためです。信頼関係にヒビが入ってしまう可能性もあるため、できるだけ迅速な対応が求められます。

また、状況に合わせて電話での連絡も行ってください。メールの場合、お詫びのメールを相手が確認できないこともあります。優先順位の高いタスクであれば、電話連絡の方が無難です。

遅れた理由はシンプルかつ簡潔的に述べる

返信が遅れた理由を書く際は、可能な限りシンプルな内容を意識してください。謝罪と原因が入り乱れた長々しい文章では、正しい意図を伝えにくくなります。以下のポイントに注意して、お詫びメールの文章を作成しましょう。

<お詫びメールのポイント>
  • メールの趣旨を簡潔に記載する(遅れたことに対する謝罪)
  • 続けて謝罪文を記載する
  • 遅れた原因を具体的かつシンプルに記載する

原因については、5W1H(いつ・誰が・何を・どこで・なぜ・どうした)を意識すると、理解しやすい文章が書けます。さらに原因があることで、その後の対応・改善方法についても明確化されます。

謝罪だけではなく、相手からの質問に対する回答も記載する

謝罪+相手からの質問に対する回答も記載して、今後の対応をスムーズに行いましょう。一方的な謝罪だけでは、相手はその後どう対応すべきかわかりません。

謝罪に対する誠意という意味でも、相手の気持ちに沿うような丁寧な回答を意識してください。対応策・改善策なども含めて回答しておくと、相手の不安解消に期待できます。

【ビジネスメールの基礎⑥】催促メールを送る際のマナー

顧客の反応がない場合に備え、催促メールを送る際のビジネスマナーも覚えておきましょう。適切なマナーを知っておけば、相手の感情を逆撫でせずに用件を伝えられます。

以下の記事でも催促メールのマナーについて解説していますので、気になる方は2つともチェックしてみてください。

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【ビジネス】入金催促メールの文例、送り方のマナーを解説!丁寧な言葉選びを心掛けよう

丁寧な言葉遣いを心がける

催促メールを送る際は丁寧な言葉遣いを意識して、相手への配慮を忘れないようにしましょう。丁寧な言葉遣いを意識する理由は主に2つあります。

<丁寧な言葉遣いを使う理由>
  • 悪意のないミスやトラブルが発生している可能性がある
  • 良好な関係を保つため

催促メールは、遅れている返事や対応などを促す際に送信するメールです。しかし、遅れているからといって強気な態度を取ってしまうと、相手に余計なプレッシャーをかけてしまうかもしれません。

やむを得ない事情も想定しつつ丁寧な言葉遣いを意識しておくことで、今後も良好な関係を維持しやすくなります。「お忙しいところ恐れ入りますが」「誠に恐縮ですが」などの言葉を使い、やわらかい印象を与えるように意識するのがコツといえます。

行き違いの可能性を考慮した一言を挿入する

連絡の行き違いも考慮した一言を挿入し、相手を不快にさせない配慮も大切です。行き違いとは、以下のようなケースが想定されます。

<連絡の行き違い例>
  • こちらが相手からのメールを確認できていなかった
  • 連絡を受ける日時を間違えていた
  • メールソフトの障害によって受信できていなかった

上記のようなケースを想定し、配慮する文言を挿入します。たとえば「行き違いでしたら申し訳ございません」「お手元に届いておりますでしょうか」などの文言を添えておくと、相手に不快感を与えずにやり取りできます。

内容が一目でわかる件名をつける

内容が一目でわかる件名をつけて、メールの緊急度や重要度を伝えましょう。「○○の件」などの件名では内容が把握しづらく、メールチェックの優先度が下がってしまう可能性があります。

相手にスルーされてしまわないよう。以下のような件名を記載してスピーディーな対応を促してください。

<件名の記載例>
  • 【重要】先月分の入金についてのご確認
  • 【至急】○○の納品日に関するご確認

「重要」「至急」など端的な表現を用いることで、催促メールの優先度を上げられます。急いでいるときほど、シンプルかつ明確な表現で件名を記載してください。

自分の要望を明確にする文章を心がける

催促メールでは自分の要望を明確に示し、行動の優先順位を上げてもらいましょう。具体的には、以下のポイントに気をつけて文章を作成します。

<催促メール作成のポイント>
  • 何のアクションを起こしてほしいのか具体的に記載する
  • 返信や対応完了までの期日(日時)を記載する

催促メールに具体性がなければ、相手は何をすべきなのか把握できません。確認の連絡を行う手間がかかり、スピーディーな対応に期待できないため注意しましょう。

さらに期日の記載がない場合、緊急性の高さが伝わらない他、相手が忙しければ後回しにされるおそれもあります。さらなるトラブル発展に繋がらないよう、要望は明確に伝えましょう。

必要な資料は再送しておく

催促メールでは必要な資料を再送して、相手のスムーズな対応を促します。相手が返信や対応を忘れている場合、前回までのやり取りをすぐに思い出せない可能性もあります。資料が見つからなければ探す手間もかかり余計な時間がかかってしまうため、必要な資料は再送しておきましょう。

また資料を再送する際は、前回までのメールのやり取りも添えておけば内容がより明確化されるので、こちらも一緒に添付しておきましょう。

PCで作業をするビジネスマンの画像

【ビジネスメールの基礎⑦】新規開拓メールを送る際のマナー

最後に、新規開拓メールを送る際のビジネスマナーについて解説します。会社の売上アップ、個人成績アップのためにも、営業マンとして働く人はメール作成にも気を配りましょう。

また、以下の記事でも新規開拓メールについて解説しているので、気になる方はぜひ参考にしてみてください。

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新規開拓には営業メールを活用しよう!書き方や例文、成功に導くポイントを解説

自社ドメインを使ったアドレスから送る

自社ドメインを使ったアドレスからメールを送信することで、営業力アップに期待できます。自社ドメインのアドレスとは、企業が所有するドメイン(オンライン上の住所)を使ったメールアドレスのことです。以下に、自社ドメインの使用によるメリットをいくつか挙げましたので確認しておきましょう。

<自社ドメインのメリット>
  • ドメインを自由に決められるため、自社名やブランドなどを印象付けやすい
  • 信頼性アップに期待できる

自社ドメインを企業名・ブランド名などに設定しておけば、相手は自社の名前・ブランド名を目にする機会が増えます。企業・ブランドイメージを確立しやすくなり、新規顧客獲得の際は名前だけでも覚えてもらえるかもしれません。

さらに、自社ドメインは登録者情報をオンライン上から検索できるので、信頼度アップにも期待できます。突然の新規開拓メールは相手に不安を与えかねません。少しでも信頼してもらい、スムーズなやり取りを行うためにも事前に自社ドメインを取得しておきましょう。

相手の気持ちを考えたメールの内容にする

新規開拓メールでは相手の気持ちを考えた内容を意識して、一方的な営業にならないよう気をつけましょう。失礼にならない文言や表現、マナーを意識することはもちろん、相手にメリットがあるかどうかも検討する必要があります。

ニーズのない商品・サービスを提案しても、顧客の心には響きません。お互いに無駄な時間となってしまうため、シンプルかつ具体的なメリットを提示しましょう。なお、メールを送る前に伝えたい内容を箇条書きしておくと、訴求したいポイントに絞った内容を作成できます。

相手が迷惑にならない時間帯に送る

相手が迷惑にならない時間帯にメールを送信し、開封率をアップさせましょう。新規開拓メールにおいて、開封率の高さは重要なポイントです。開封されなければ、どれだけ魅力的な内容であっても購入・契約にはいたりません。

深夜帯や勤務中などにメールを送信しても、開封してもらえないおそれがあります。そのため、通勤・通学やお昼、退勤などの時間帯にメールを送信してみてください。これらの時間帯はプライベートな要件でスマホやPCなどをチェックしている可能性があり、メールの開封に期待できます。

また、時間帯を選ばずメールを送るというのは、失礼な行為に見られるおそれもあります。マナーを守るという意味でも、相手の迷惑にならない「隙間時間」を狙って新規開拓メールを送信してください。

営業メールは1回で送るように心がける

新規開拓メールは1回を心がけ、何度も同じ内容を送信するのは控えましょう。相手にとって価値ある情報であれば、迷惑に思われるリスクは軽減されます。

しかし、一度目のメールでリアクションがなかったからといって、同じ内容を複数回送信しても意味がありません。迷惑に思われてしまい、企業イメージにも影響をおよぼすおそれがあります。内容を吟味しつつ、提案や紹介は1回で済ませられるよう配慮しましょう。

ビジネスメールの基礎を覚えて顧客や上司からの信頼を獲得しよう

ビジネスマンとして働く以上、シーン別にメールの送り方・文章作成のマナーを理解する必要があります。顧客や取引先と良好な関係を維持するためにも、適切なビジネスマナーを身につけておきましょう。

またメールの場合、件名やアドレス、内容など気を配るポイントはいくつもあります。優れたビジネスパーソンほど、誰もがやってしまうケアレスミスの防止に努めていているものです。最終チェックは欠かさず行い、相手に失礼のないメールを作成・送信しましょう。

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