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新規開拓には営業メールを活用しよう!書き方や例文、成功に導くポイントを解説

記事公開日:2022/04/14

最終更新日:2022/04/06

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営業メールは、より大勢の人にアプローチができる営業手法のひとつです。訪問営業やテレアポよりも効率的に営業ができる一方、メールの内容によっては開封されず思うように成果が上がらないといったデメリットもあります。

そこで今回は、営業メールを成功に導くポイントについてお伝えします。また、具体的な書き方や例文もご紹介しているので、新規開拓で営業メールを使う際の参考にしてください。

新規開拓に営業メールを活用するメリット

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新規開拓をする際に営業メールを活用すると、以下の5つのメリットが得られます。

  1. 自社の名前やサービスを知ってもらえる
  2. 業務効率化ができる
  3. 時間に縛られない
  4. 資料を同時に送れる
  5. ログを残せる

ひとつずつ見ていきましょう。

自社の名前やサービスを知ってもらえる

訪問営業は顧客のもとに足を運ぶ必要があり、移動に時間や手間がかかります。また、テレアポは、社名を名乗った瞬間に断られる場合もあり、サービス内容を伝えられないまま終わることが多いです。

一方、営業メールはオンライン上で完結できるため、訪問営業では回れない場所にも自社の名前を届けられます。また、テレアポでよくある「ガチャ切り」などもないため、嫌な思いをすることなく自社のサービスを知ってもらえるのもメリットです。

業務効率化ができる

営業メールは、複数の顧客に一斉送信できるため、業務効率化を図れます。テレアポのように1件ずつ電話をしたり、訪問営業をするために移動したりする手間が省けるからです。細かい内容については相手によって変える必要がありますが、雛形を作っておけば営業メールの作成にかかる時間も減ります。

時間に縛られない

営業メールは送る側・受け取る側双方の時間を必要以上に制限しないのがメリットです。送る側のタイミングでアプローチが可能であり、受け取る側も好きな時間に読めるので、お互いに時間を確保する必要がありません。

資料を同時に送れる

自社の名前・サービスとともに、詳しいサービス内容を記載した資料も一緒に送ることが可能です。テレアポの場合は、資料を送るための了承を得る必要がありますが、営業メールなら「了承を得る」という手間が省けるため効率的です。

ログを残せる

電話や対面の場合は、言った・言わないのトラブルが発生しやすいものです。しかし、メールであれば内容が残るため、トラブルの際にも対処できます。また、顧客ごとにどのようなアプローチをしたかを振り返られるため、営業活動の分析や引き継ぎにも便利です。

新規開拓に営業メールを活用するデメリット

一方で、営業メールを新規開拓に活用するには、以下の3つのデメリットを考える必要があります。

  1. 想定より効果が出ない場合も多い
  2. 迷惑メールとして扱われてしまう可能性がある
  3. 相手の反応が見えない

それぞれの内容についてひとつずつ見ていきましょう。

想定より効果が出ない場合も多い

一度に複数の相手にアプローチできますが、想定通りの効果が得られないことも少なくありません。対面の場合、サービスに対する情熱の他、相手にどのようなメリットをもたらすかを言葉やボディランゲージなどを使って伝えられますが、文章だけで相手に刺さるメリットを伝えるのは難しいといわれています。メールの内容によっては、本文を読まれないままゴミ箱に捨てられる可能性もあります。

迷惑メールとして扱われてしまう可能性がある

営業メールは迷惑メールとして扱われる可能性があります。何度も営業メールを送っているとうっとうしく思われ、迷惑メールに振分けられてしまうのです。

顧客や企業の担当者は、1日に多くのメールを受け取ります。優先順位が高いものから処理していくため、そもそも開封されないこともあるでしょう。

相手の反応が見えない

訪問営業やテレアポは、相手の表情や声で興味があるのかを判断します。しかし、メールは文章を一方的に送るため、相手がメールを読んだかもわかりません。顧客の反応があるまで待機する必要があることも覚えておかなければなりません。

新規開拓の営業メールの書き方・例文

パソコンの画像

新規開拓のための営業メールは、開封をして中身を読んでもらわなければ意味がありません。ここからは、効果的な営業メールの書き方と例文を紹介していきますので、ポイントを押さえてアレンジしてみてください。

件名の決め方

営業メールで重要なのが件名で、何を伝えたいのかが一目でわかる件名でなければいけません。たとえば、「株式会社◯◯です」とだけ書かれた件名では、内容がわからず開封されにくいです。「【100社が導入済み】◯◯の管理は△△システムにお任せください」など、開封したくなるようなキャッチコピーを件名に入れましょう。

本文の書き方

本文の最初が回りくどいと、その時点で読むのをやめてしまいます。本文の内容を簡潔にわかりやすくし、本文にある商品・サービスを利用することで、どのようなメリットがあるのかを手短に伝えることが大切です。

具体的には、顧客に問題提起をして興味を引き、サービス内容を提案します。自社サービスによってできる課題の解決策を提示し、資料請求や問合せなど、顧客に取ってほしい行動を記載します。

署名の書き方

署名には、最低限以下の情報を記載しましょう。

  • 会社名
  • 所属部署
  • 氏名
  • 電話番号
  • 住所
  • メールアドレス
  • webサイトのURL

SNSなどもあれば一緒に記載をし、どのような会社で何を扱っているかを伝えましょう。

新規開拓の営業メール例文

件名:【100社が導入済み】◯◯の管理は△△システムにお任せください

株式会社○○
ご担当者様

突然のご連絡にて失礼いたします。
○○株式会社にて△△を担当しております、□□と申します。

この度、貴社のHPを拝見し、弊社の◯◯サービスが
お役に立てるのではないかと思い、ご連絡いたしました。

◯◯サービスは、△△に特化したツールで、
これまでに100社以上の企業様に導入いただいております。

◯◯サービスにより、△△を◯%削減した実績がございますので、
もし同様の課題をお持ちでしたら、直接ご説明にお伺いしたく存じます。

つきましては、下記の日程にてご都合のよろしい日時をご教示ください。

【候補日】
・●月●日(●)●:●〜●:●
・●月●日(●)●:●〜●:●
・●月●日(●)●:●〜●:●

1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。
上記の日程が難しい場合は、お気兼ねなくお申し付けください。

ご多用の中恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

—————————————
○○株式会社
△△部 □□□□

住所:
電話:
メール:
https://〜〜〜〜〜〜
SNS:
—————————————

新規開拓の営業メールを書く際の注意点

営業メールは、以下の点に注意して作成しましょう。

  1. 自社ドメインを取得する(送信元の設定)
  2. ベネフィットがわかりやすい文章にする
  3. 相手の気持ちを考えて書く
  4. わかりにくい表現や特殊文字を使わない
  5. 商談候補日も提案する

上記5点について詳しく解説していきます。

自社ドメインを取得する(送信元の設定)

営業メールを送る際には、フリーアドレスではなく自社ドメインを使ったアドレスにします。自社ドメインはフリーアドレスよりも信用がある他、会社名も目につきやすいため相手の印象に残りやすいです。

ベネフィットがわかりやすい文章にする

メールを読むことで、具体的にどのようなベネフィットが得られるかがわかる文章にします。毎日多くのメールが届くため、相手は営業メールを読まない可能性があります。長々と書かれた文章では途中で読むのをやめてしまうため、本文の冒頭部分でベネフィットが伝わるようにしましょう。

相手の気持ちを考えて書く

メールの向こう側には受け取る人がいます。非対面だからこそ、相手の気持ちを考えたメールの内容にすることが大切です。最低限のビジネスマナーを守り、読みやすい文章を心がけましょう。

わかりにくい表現や特殊文字を使わない

表現がわかりにくいと、何を伝えたいかがわからず興味を持ってもらえません。また、機種依存文字や特殊文字を使うと文字化けしてしまい、せっかくの営業メールが読まれなくなってしまいます。

商談候補日も提案する

商談候補日をこちらから提案し、「一度説明を聞いてみようかな」という気持ちにさせましょう。商談候補日は複数挙げるなど、アポイント率を高める工夫も重要です。

新規開拓の営業メールを送る際の注意点

次に、新規開拓の営業メールを送る際の注意点を2つお伝えします。

  1. 何度も送らない
  2. 営業時間内に送る

それぞれ見ていきましょう。

何度も送らない

営業メールや必要のない広告などを何度も送ってしまうと、相手に嫌がられて信用を失ってしまいます。訪問営業の場合、稀に熱意が伝わり成約に繋がることがありますが、メールは何度も送ると単なる迷惑にしかならないため注意しましょう。

営業時間内に送る

深夜や早朝に営業メールを送ると非常識と思われ、良い印象にはなりません。また、夜送っても朝のメールチェック時には流れてしまい、そのまま埋もれてしまう可能性もあります。いつでも送信できる点がメールの特徴ですが、相手のことや読まれやすい時間を考え、営業時間内に送るようにしましょう。

新規開拓の営業メールで結果を出すための方法

新規開拓の営業メールは、単に数をこなしても成果には繋がりません。結果を出すためには、以下の5つのポイントを押さえましょう。

  1. KPIを設定する
  2. 効果測定を行い、PDCAサイクルを回す
  3. 営業先リストを作成する
  4. 返信にはすぐに応答する
  5. 商談前にヒアリングを行う

ひとつずつ見ていきます。

KPIを設定する

KPI(Key Performance Indicator)は、事業成功のカギを数値化したもので、「重要達成指標」と訳されます。

営業メールにおけるKPIは、以下の指標が設定できます。

  • 開封率
  • クリック数
  • 送信数
  • コンバージョン数
  • 到達数

KPIを設定しても目標に達しない場合、早期の改善が必要です。開封率が低い場合は魅力的な件名に変更する、あるいは読まれやすい時間帯に送付するなど、状況に合わせて工夫しましょう。

効果測定を行い、PDCAサイクルを回す

PDCAとは、「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」の頭文字を取って名付けられた業務改善方法のことです。営業メールでは、送信したメールをそのままにせず、効果測定を行うことが大切です。クリック数やメールの開封率を調べ、メールの内容を改善し効果的な営業メールにしていきましょう。

営業先リストを作成する

営業先リストは、SNSやHP、展示会などのイベントをもとに作成しますが、返信率を高めるためには送信先のターゲットを絞る必要があります。必要な相手に必要な情報が届くよう、事前に送信先の候補を考え、それらをわかりやすく分類しておきましょう。

返信にはすぐに応答する

相手から返信があったときはすぐに対応しましょう。対応が遅いと、相手が不安になったり不信感を抱いたりします。回答が難しい内容であれば、「現在確認中です」など、どのような状況かを伝えることで安心感を与えられます。

商談前にヒアリングを行う

商談前にヒアリングを行い、相手が抱えている課題を引き出します。ニーズに合った提案ができれば、成約に繋がる可能性が高まります。

賃貸仲介営業における新規開拓の営業メールのポイント

賃貸仲介営業における営業メールは、一度問合せがあった顧客に対するアプローチが重要で、新規開拓ではなく追客対応に近いといわれています。以前の問合せに沿った物件を紹介し、顧客に特別感を与えましょう。また、「◯◯様のご希望に近い物件情報です」といったように、開封しやすい件名にするのもポイントです。

効率的な新規開拓に営業メールを活用しよう!

営業メールは、時間や場所を問わず複数の顧客にアプローチができる営業方法です。時間調整の必要がなく、広い範囲で営業ができるため、業務の効率化にも繋がります。

ただし、件名や内容には注意が必要で、開封したくなる件名、わかりやすい本文でなければ興味を持ってもらえません。送信して終わりではなく効果測定をしながら改善を図り、新規顧客の獲得に繋げましょう。

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CHINTAI JOURNAL編集部

この記事を書いた人

CHINTAI JOURNAL編集部は、営業活動に役立つ情報や業務効率化するための工夫をはじめとして、賃貸仲介業務に「おもしろさ」と「ライフハック」を提供します。