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【例文あり】ビジネスメールへの返信マナー!わかりやすく書くコツを解説

記事公開日:2021/12/16

最終更新日:2022/01/27

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お客様や取引先とのやり取りにおいて、メールは欠かせないツールです。ビジネス上のメールにはさまざまなルールがあり、間違ったビジネスメールを送ると相手からの印象や企業の信用を損ねてしまうかもしれません。

今回は、ビジネスメールの返信における基本的なマナーやコツなどを紹介していきますので、ビジネスメールに苦手意識をもっている方はぜひ参考にしてください。

ビジネスメールはどうやって返信する?7つの基本マナーを解説

ビジネスメールは基本的に、プライベートと同じような感覚で送るものではありません。ビジネスメールの返信には基本的なマナーがあるので、まずはこのマナーの詳しい内容から見ていきましょう。

①メールをもらったら必ず返信する

プライベートでは、すべてのメールに返信していないという人も多いのではないでしょうか。しかしビジネスメールでは、返信しないと失礼と受け取られる可能性があります。そのため、ビジネスメールは基本的に必ず返信しなければいけません。

とくに、自分から送ったメールは自分のメールで終わらせるのが基本です。たとえささいな内容であっても、メールの内容を確認したことや、報告や共有へのお礼などはできるだけ伝えるようにしましょう。

しかし、ビジネスメールでも返信が不要になるケースがあります。以下のメールには、基本的に返信する必要はありません。

自分が「cc:」になっているメールへの返信はしなくてOK

ビジネスメールは「to:」がメインの宛先で、「cc:」は参考や情報共有のために使われることが一般的です。確認や返信をするのは「to:」の人であり、「cc:」の人は返信する必要がありません。

ただし、「to:」の受信者が不在の場合は「cc:」の人が代わりに返信することがあります。その際は、本来の受信者である人も送信先に含むように気をつけましょう。

返信不要のメールへの返信はしなくてOK

相手から「返信不要」と記載されたメールが返ってきた場合、その後のメールのやり取りが長くなる可能性もあるため、基本的に返信しなくても問題ありません。しかし、目上の人やお世話になった人の場合は、軽めの内容で返信しておくのがベターです。

返信不要は、「返信しないでほしい」ではなく「返信する必要はない」という意味のため、返信しても問題はありません。失礼にあたらないよう、相手や状況によって対応を変えることが重要です。

②できれば当日、遅くとも翌営業日までに返信する

ビジネスシーンでは、レスポンスの早さが重要視されています。特に確認メールや問い合わせメールは早め早めの返信が一番です。メールが届いたら、当日または翌営業日までには返信するように心がけましょう。

もし確認に時間がかかる場合等は、メールを受け取った旨だけでも返信しておくのがベターです。また、出張や長期休暇などで一定の期間メールが確認できない状況になる場合も、早いうちに「◯日〜◯日はメール対応ができません」といった旨を連絡しておくとよいでしょう。

③営業時間内に返信する

ビジネスメールは対応の早さが重要ではあるものの、相手に確認してもらいやすい時間に送ることも求められます。たとえ社外でメールが見られる環境であっても、仕事は業務時間内に済ませたいという人がほとんどでしょう。そのため、ビジネスメールは営業時間内に返信するのが一般的です。

注意しておきたいポイントは、自分の会社の営業時間ではなく、相手の会社の営業時間に合わせることです。どうしても営業時間外にメールを送る必要がある場合は、業務時間外に返信することへのお詫びや理由を伝えておきましょう。

④簡潔な文章でまとめる

仕事中はさまざまな業務があり、メールに対してそこまで多くの時間を割けない方も多いでしょう。相手がメールを読む時間をできるだけ短くできるように、返信メールは簡潔な文章にする必要があります。

ビジネスメールだからといって、「拝啓~」などと格式ばった文章にする必要はありません。内容・用件をわかりやすく伝えることが重要なので、要点がまとまった読みやすいメールを送るようにしましょう。

⑤件名の「Re:」はつけたまま返信する

ビジネスメールは1日に何通もやり取りするため、件名を見ただけでどんな内容かを理解してもらう必要があります。返信のたびに件名が変わると、どの用件に対するメールかがすぐにわからないため、同じ話題が続くのであれば、相手からのメールの件名はそのまま残したうえで返信しましょう。

⑥送信前に誤字脱字、添付忘れがないかチェックをする

ビジネスメールは対応の早さが求められるものの、誤字や脱字、ミスが多いのは好まれません。すぐに送れるメールだからこそ、送る前に一呼吸おいて内容を確認しましょう。

とくに添付ファイルなどを忘れると、相手に添付を催促させる無駄なやり取りが発生します。また、間違った相手に誤送信してしまうと大きなトラブルが起きる可能性もあるため、送信前のチェックは必ずおこないましょう。

⑦緊急の場合は電話での連絡も検討する

ビジネスシーンにおいて、なるべくすぐに確認してほしい緊急性が高いメールも多くあります。しかし、長時間席を外していたり、ほかの業務に対応していたりすると、なかなかすぐに確認することができません。

このような緊急の場合は、電話で連絡して確認を取りましょう。メールを送ったことや、確認してほしい期日を伝えると、より確実性を高めることができます。

ビジネスメールの返信を書く手順

「ビジネスメール」の画像

返信メールは基本的に、あらかじめ決められた手順に沿って作成する必要があります。わかりやすいメールにするためにも、基本の手順を守って書くようにしましょう。ここからは、ビジネスメールの返信を書くときに守る手順について詳しく解説していきます。

件名

件名は、このメールがどのような内容かを一目で判断してもらうために必要なものです。先ほど紹介したとおり、冒頭に「Re:」をつけて送ることが基本です。

<例1>
Re:○○のお打ち合わせに関しまして

<例2>
Re:掲載されている物件について

<例3>
Re:来店予約希望

挨拶

メールの冒頭には、メールの印象をよくするために相手に対する挨拶が必須です。メールの印象が送信者の印象へとつながるため、礼儀正しく丁寧な挨拶を心がけましょう。お客様へのメール返信の場合は、連絡していただいたことに対する感謝の気持ちを伝えます。

また挨拶のあとは、自分の会社名と名前も忘れずに記載します。もし読みにくい名字であれば、振り仮名をつけておくと親切です。

<例1>
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の営業部〇〇です。

<例2>
このたびは弊社 掲載物件へのお問合せをいただきまして、誠にありがとうございました。
担当させていただく担当させていただく株式会社◯◯の◯◯(◯◯)と申します。
今後ともよろしくお願いいたします。

<例3>
このたびはらいtねのご予約いただきまして、誠にありがとうございます。
株式会社◯◯の◯◯(◯◯)と申します。

本文

ビジネスメールは簡潔で短い文章が求められます。冒頭でメールの主旨や結論を伝えることで、メールの内容を相手により理解していただけるようになります。

<例1>
ご提案いただいたお打ち合わせにつきまして、下記日程のご都合はいかがでしょうか。

◯/◯ ◯時〜
◯/◯ ◯時〜
◯/◯ ◯時〜
◯/◯ ◯時〜
◯/◯ ◯時〜
◯/◯ ◯時〜

ご都合が悪い場合は調整いたしますので、ご希望の日時をお教えいただけますでしょうか。

<例2>

お問合せいただいた賃貸物件【◯◯】につきまして、現在空室がございますので内覧可能です。
ご都合のよい日程を第三希望までお教えいただけますでしょうか。

<例3>
ご来店につきまして、下記の日時のご都合はいかがでしょうか。

◯/◯ ◯時〜
◯/◯ ◯時〜
◯/◯ ◯時〜
◯/◯ ◯時〜

ご都合が悪い場合は調整いたしますので、ご希望の日時をお教えいただけますでしょうか。

結び

ビジネスメールを本文だけで終わらせてしまうと、そっけない印象を相手に与えてしまいます。手紙で「敬具」などと結ぶように、メールでも結びの言葉は重要です。結びの言葉にはクッション言葉のほか、丁寧な言い回しを使いながら相手への配慮を払うようにしましょう。

<例1>
ご検討いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

<例2>
お忙しいなか恐縮ですが、折り返しのご連絡お待ちしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。

<例3>
〇〇様からのご連絡お待ちしております。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

署名

署名には、自分の会社名や名前、連絡先などといった重要な情報を知らせる名刺のような役割があります。メールの最後に署名をつけると相手との連絡がスムーズになるため、ビジネスメールには署名をつけるのがマストです。署名には、下記の情報を入れるのが基本です。

  • 会社名
  • 部署
  • 役職
  • 名前
  • 住所
  • 電話番号
  • FAX番号
  • メールアドレス
  • ホームページURL

基本的に、上記の順番で記載しましょう。また、住所のところにアクセス情報を入れることもできます。

<例1>
株式会社〇〇
営業部 〇〇

〒000-0000
〇〇〇
TEL:000-000-0000  FAX:000-000-0000
メールアドレス:〇〇〇
URL:〇〇〇

<例2>

株式会社◯◯
営業部 ◯◯
〒000-0000
◯◯◯(地下鉄◯◯駅1番出口から徒歩3分)

TEL:000-000-0000  FAX:000-000-0000
メールアドレス:◯◯◯
URL:◯◯◯

【場面別】ビジネスメールの返信例文まとめ

ここからは、不動産営業で実際に送るビジネスメールの返信例文をご紹介します。メールの返信に困ったときは、以下で紹介している例文を活用してみてください。

問合せへの返信

<受信>

◯◯の物件について内覧は可能でしょうか。

<返信例>

◯◯様

このたびは弊社掲載物件へのお問合せをいただきまして、誠にありがとうございました。
担当させていただく株式会社◯◯の◯◯(◯◯)と申します。
今後ともよろしくお願いいたします。
お問合せいただいた賃貸物件【◯◯】につきまして、現在空室がございますので内覧可能です。ご都合のよい日程を第三希望までお教えいただけますでしょうか。

お忙しいなか恐縮ですが、ご返信をお待ちしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。

―○――●――○――●――○――●――○――

株式会社◯◯
営業部 ◯◯

〒000-0000
◯◯◯(地下鉄◯◯駅1番出口から徒歩3分)
TEL:000-000-0000  FAX:000-000-0000
メールアドレス:◯◯◯
URL:◯◯◯

―○――●――○――●――○――●――○――

日程調整依頼への返信

<受信>

◯◯の打ち合わせ日程に関して、5/10・5/12・5/13のいつがご都合よろしいでしょうか。

<返信例>

株式会社◯◯
◯◯様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の営業部◯◯です。

◯◯のお打ち合わせに関しまして、日程をご調整いただきありがとうございます。
ご提示いただきました日程のうち、下記の日時におうかがいしてもよろしいでしょうか。

5月10日(火)10時〜
私のほか、部長の◯◯が同席いたします。
お忙しいなか恐縮ですが、何卒お願い申し上げます。

=====================

株式会社◯◯
営業部 ◯◯

〒000-0000
◯◯◯
TEL:000-000-0000  FAX:000-000-0000
メールアドレス:◯◯◯
URL:◯◯◯

=====================

質問への返信<受信>

◯◯の物件について、部屋に無料Wi-Fiはついていますでしょうか。

<返信例>

◯◯様
このたびは弊社掲載物件へのお問合せをいただきまして、誠にありがとうございました。
担当させていただく株式会社◯◯の◯◯(◯◯)と申します。
今後ともよろしくお願いいたします。

お問合せいただいた賃貸物件【◯◯】につきまして、大変恐れ入りますが、インターネットは完備されておりません。
つきましては、近郊で条件の近しいインターネット完備の賃貸物件をご紹介させていただきます。
ほかにもご希望の条件などがございましたら、そちらに応じてご提案させていただきたく存じます。

以下に今回の検索条件を記載いたしますので、ご希望と異なる点をお聞かせいただけますと幸いです。

(検索条件)
ほかにご要望がございましたらご遠慮なくお申し付けください。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

―○――●――○――●――○――●――○――

株式会社◯◯
営業部 ◯◯

〒000-0000
◯◯◯(地下鉄◯◯駅1番出口から徒歩3分)
TEL:000-000-0000  FAX:000-000-0000
メールアドレス:◯◯◯
URL:◯◯◯

―○――●――○――●――○――●――○――

お礼の返信

<受信>

先日は◯◯にて、貴重なお時間いただきありがとうございました。

<返信例>
株式会社◯◯
◯◯様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の営業部◯◯です。
こちらこそ、先日はお忙しいなか貴重なお時間をいただきありがとうございました。
ご提案いただきました◯◯につきましては、次回の社内会議で検討いたします。
導入可否については、結果がまとまり次第あらためてご報告させていただきます。

引き続き、何卒よろしくお願いいたします。

=====================

株式会社◯◯
営業部 ◯◯

〒000-0000
◯◯◯
TEL:000-000-0000  FAX:000-000-0000
メールアドレス:◯◯◯
URL:◯◯◯

=====================

謝罪の返信

<受信>

隣人の騒音が我慢できません。

<返信例>

◯◯様
平素はお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯でございます。
このたびは弊社物件【◯◯】に関し不快な思いをされたとのこと、誠に申し訳ございません。

◯◯号室の騒音につきまして、入居者様に状況を確認いたしますため、騒音が発生した日時やその時の状況を詳しくお教えいただくことは可能でしょうか。
こちらを教えていただき次第、〇〇号室の入居者にすぐに確認させていただき、必要に応じ注意を申し伝えます。
その他、気になる点などございましたらなんなりとお申し付けくださいませ。

それではお忙しいところ恐縮ですが、ご返信をお待ちしております。

―○――●――○――●――○――●――○――

株式会社◯◯
営業部 ◯◯

〒000-0000
◯◯◯
TEL:000-000-0000  FAX:000-000-0000
メールアドレス:◯◯◯
URL:◯◯◯

―○――●――○――●――○――●――○――

読みやすいビジネスメールを書くためのコツ

ここからは、お客様や取引先を不快にさせないビジネスメールのコツを5つ紹介します。繰り返しますが、ビジネスメールは簡潔で読みやすい文章が求められます。この2つを頭に入れておき、読む人にとって負担にならないビジネスメールを書くようにしましょう。

結論を先行させる

比較的長くなりがちな本文は、結論を先に伝えて相手に内容をイメージさせることが重要です。結論・理由・事例・まとめの順番に沿ってメールを書くと、すっきりとわかりやすい文章になります。また件名についても、できるだけ一目で内容がわかるように簡潔な件名をつけるようにしましょう。

定型文を作る

先ほどご紹介したように、ビジネスメールには決められた定型文というものがあります。慣れてくれば短時間で作れるようになるものの、新人の方であれば、手間や時間がかかってしまうので、事前に基本的な定型文を作っておくようにしましょう。多くのメールソフトには定型文を登録できる機能が備わっているため、メールを開いただけで定型文が表示されるように設定しておくと便利です。

箇条書きを活用する

以下の文章を見比べたとき、どちらが簡潔で読みやすいでしょうか。

A:明日のお打ち合わせについて5月10日(火)10:00〜11:00に弊社ビル3階オフィスAにてよろしくお願いいたします。弊社側からは私田中のほか、山田、佐藤が同席いたします。

B:明日のお打ち合わせにつきまして、詳細をご連絡いたします。

  • 日時 5月10日(火)
  • 10:00〜11:00
  • 場所 弊社ビル3階
  • オフィスA
  • 弊社側参加者 山田、佐藤、田中

上記のような箇条書きにすることで、必要な情報が明確に区切られ一目でわかりやすい内容になります。日時や場所といった重要な情報は、箇条書きを活用してわかりやすく伝えましょう。

太字、大文字、色文字を活用する

メールの機能を使うことで、文字の装飾が簡単にできるようになります。期日や金額などの大事な情報は太字や大文字、色文字を活用してほかの情報との差別化を図りましょう。

しかし、目立つ文字が多すぎるとかえってどれを目立たせたいかがわからなくなります。装飾文字を活用する場合は、本当に重要な箇所だけを選んで装飾することが重要です。

記号を活用する

視覚的に読みやすいメールにするために、以下の記号を活用することもコツの1つです。

箇条書きの先頭→■・◇・▼

区切りのポイント→***・—

引用部分→>

上記のように、特定の箇所に合わせて使うことで、ビジネスメールがよりわかりやすくなります。しかし、機種依存文字を使うとパソコンによっては文字化けを起こしてしまう可能性もあるため、使う記号はあらかじめ確認しておくようにしましょう。

ビジネスメールの返信はマナーを守って迅速に!

「手のひらを広げる男性」の画像

ビジネスメールの基本的なマナーやルールは、多くの社会人にとって必要な知識です。特に顔が見えないメールの場合、文章の内容や見せ方で送る人の印象が決まってしまうため、最低限のルールは覚えておく必要があります。大事なお客様に好印象を与えるためにも、今回ご紹介したポイントを押さえて正しいビジネスメールの送り方をマスターしてみてください。

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CHINTAI JOURNAL編集部

この記事を書いた人

CHINTAI JOURNAL編集部は、営業活動に役立つ情報や業務効率化するための工夫をはじめとして、賃貸仲介業務に「おもしろさ」と「ライフハック」を提供します。