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ビジネスにおけるFAXの送り方と基本マナー!機器ごとに異なる送信手順も解説

記事公開日:2022/01/18

最終更新日:2022/01/28

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「FAXを送る」という仕事上よくあるシーンにおいても、守るべきマナーがあります。しかし、ビジネスマンとして経験の浅い人や、メールやチャットの普及でFAXを使わなくなった人にとって、FAXのマナーは不慣れなものかもしれません。

そこで今回は、FAXを送る際に守るべき7つの基本マナーを解説します。これらのマナーは先方に不快感を抱かせず、手間や負担をかけないためにも必要です。

マナーを覚えれば、仕事をスムーズに進められるほか、先方からもポジティブな印象を持ってもらえるかもしれません。

また、最後はFAXを送る際の注意点やFAXを送る手順についても解説していますので、FAXを送ることに慣れていない人は最後までチェックしてみてください。

【FAXの送り方】まず押さえておきたい7つのマナー

FAXの送り方について、ビジネスマンとして押さえておくべきマナーを7つ解説します。

①送信前にFAX番号を確認する

送信前のFAX番号の確認は、誤送信・情報漏えいリスクなどを防ぐためにも必須です。管理情報なども含まれている場合、誤送信は機密情報の漏えいにもつながります。事前に確認し、先方へ正しく送信できるようにしましょう。

<誤送信を防ぐポイント>

  • 番号確認を自分で2回、もしくは他の人にもしてもらう
  • あらかじめ登録してある番号を使用する

特にミスを軽減させるのが、登録してある番号へそのまま送信することです。これまでも取り引きのある送信先であれば、積極的に利用しましょう。

②FAX送付状を添付する

ビジネスマナーにおいて、FAXの送付状添付もマナーの1つです。送付状とは、誰が・どんな目的で・いつ送信したのかがわかる書類を指します。

送付状がなければ、先方は誰宛のFAXなのか、枚数は足りているのかなどがわかりません。FAXを送る際は、先頭に送付状を添付して送信しましょう。

FAX送付状の書き方

送付状の書き方について、必要な項目と内容、テンプレートを紹介します。

【送付状に記載する項目と内容】

項目内容記載する理由
宛名・会社、団体名・部署名・名前誰宛のFAXかを明確にしなければ、読んでもらえない可能性がある
差出人・会社、団体名・部署名・担当者名・連絡先(電話+FAX番号)誰からのFAXかを明確にしなければ、要件に対する認識ができず返信もされない可能性がある
送信年月日・送信した日付を記載先方はFAXを送ったその日に確認するわけではないため、いつ送信したものか明確にする
挨拶・拝啓、敬具などから始まる挨拶文を記載ビジネスマンのマナーとして記載
内容・箇条書きで内容を記載・緊急性の高い内容の場合、「至急」といった文言も入れておくどの要件に対するFAXなのかを一目で理解してもらう
FAXで送信する書類の枚数・表紙も含めた枚数を記載する先方はFAXで送られる書類が何枚あるのかわからないため、不足がないことの確認

<送付状のテンプレート>

株式会社○○○○部
○○課
○○様             
                              自社の住所                                       
                               電話番号
                                 FAX番号  
                          ○○不動産株式会社                             
                          営業部 ○○(氏名)
              書類送付のご案内
送信年月日 ○○年○月○日
送信部数  ○○部

拝啓 ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
本日は下記の通りFAXにて書類をご送付いたしますので、
ご査収の程よろしくお願いいたします。
                                   敬具
                  記
                内容を記載

③ページ番号をふる

FAXで送信する書類にはページ番号をふり、先方が混乱しないよう配慮しましょう。ページ番号が記載されていない場合、書類の順番がバラバラになってしまう恐れおそれもあります。

さらに、ページの抜けがあると、先方はどのページが抜けているのか判断できません。ページの下部には1/5、2/5などわかりやすい番号をふっておきましょう。

④原稿の向き・順番・サイズを整える

FAXを送る際は、原稿の向き・順番・サイズを整えなければ、先方に送信できない可能性があります。原稿の向きのそろえ方から見ていきましょう。

<原稿の向き>

  • FAX機能付きの電話機:最初の文字が下になるよう、上下逆さにして裏返す
  • FAX機能付きの複合機:原稿台ガラスへ原稿が下向きになるようセット(台の左上に合わせる)
  • 自動原稿送り装置:原稿が上向きになるようセット

※メーカーや製品によって違いがあるため、事前に取扱説明書を確認してください。

順番に関しては、送付状が一番上にくるよう並べます。その後、ページ番号順に並べて送信すれば、先方は順番に原稿をチェックできます。

また、先方のFAXがA4サイズしか受信できない場合、こちらがA3サイズの原稿を送ると縮小されて文字が読めないかもしれません。可能であれば、事前に連絡してサイズをそろえるべきか確認しましょう。

⑤FAX送信の前後に電話で連絡する

スマホで電話をする女性の画像

FAX送信の前後には電話で連絡して、先方が確認できるよう配慮することも大切です。

<事前に連絡をする理由>

  • 先方がFAXに気づかないトラブルを防げる
  • 急を要する場合、事前の連絡で先方のスピーディーな対応を期待できる
  • 数十枚単位の原稿を送る場合、先方に負担をかけない

連絡なしでFAXを送ると、いつ気づいてもらえるかが分かりません。場合によっては翌日ということもあるので、「FAXを送る」という旨だけでも伝えておきましょう。急ぎの要件であれば、原稿が来るのを先方に待っておいてもらう必要があります。

また、原稿のボリュームが多い場合、すべての枚数が出力されるまで時間がかかります。先方の機器を独占してしまう恐れがあるので、事前に連絡して原稿を送っても問題ないタイミングを確認しておきましょう

また、送付後に相手からの連絡がほしい場合は、送付状や事前の連絡で予めその旨を伝えておく事も大切です。

次に、FAX送信後に連絡を入れる理由について見ていきましょう。

<FAX送信後に連絡を入れる理由>

  • 問題なく原稿が届いているか確認する
  • 印刷ミスなどで不明瞭な点がないか確認する

FAXは送信エラーになると届かないことがあります。さらに、文章が途切れていたり、原稿の一部が印刷されていなかったり、問題が起きている可能性も否めません。ページ数の不足、誤字脱字などの確認も兼ねて、念のため連絡しておきましょう。

⑥営業時間内に送信する

FAXは先方の営業時間内に送信し、個人情報・機密情報の漏えいを防止しましょう。FAXは営業時間外(深夜帯など)でも送信できます。しかし、送った書類は翌朝の営業開始まで放置されたままです。

清掃や警備会社などが先方のオフィス内へ入る場合、個人情報や管理情報などが漏えいする原因になりかねません。そのため、先方が原稿を受け取ったかどうか確認できる、営業時間内にFAXを送ることがマナーです。

⑦必要であればテスト送信も行う

初めて先方とFAXでやり取りする際は、事前にテスト送信をして、問題の有無を確認してください。

<テスト送信を行う理由>

  • 先方の番号が正しいかどうかの確認
  • 機器のお問題がないか確認

「⓵送信前にFAX番号を確認する」で解説した内容とは異なり、テスト送信は先方から教わった番号が正しいかの確認も兼ねています。「テスト送信」と記載した紙を一度送って、番号の間違いがないか確認しましょう。さらに、テスト送信はFAXを送受信する機器に問題がないかの確認にもなります。

また、テスト送信後は、テスト時に登録した番号宛に予定している原稿を送信すれば、誤送信のリスクはありません。

FAXを送る際の注意点

NGのプラカードを持つスーツを着た女性の画像

FAXを送る際の注意点を3点解説します。マナーとしてはもちろん、先方に負担をかけないためにも押さえておきましょう。

大量の枚数を送らない

FAXにおいて、大量の枚数を先方へ送るのは控えましょう。「⑤FAX送信の前後に電話で連絡する」でもあったように、大量の枚数を送ってしまうと先方の電話機や複合機を独占してしまうかもしれません。

さらに、用紙を余計に消費してしまうので、コストをかけさせてしまいます。やむを得ない場合は事前に連絡を入れ、その旨を伝えましょう。

また、FAXでなくとも、メールや郵送といった手段もあります。臨機応変に対応方法を変えて、先方に負担をかけないことがマナーです。

小さい文字、見づらい文字を使わない

小さい文字は見づらくなってしまうため使用してはいけません。FAXの場合は文字が潰れてしまうこともあり、小さい文字は内容が伝わらないケースも考えられます。さらに、文字のサイズだけではなく行間や色使いなどにも気をつけて、先方が読みやすいように配慮をしましょう。

<文字サイズやフォントのおすすめ>

  • 文字サイズ:10pt以上
  • フォント:ゴシック体、明朝体、黒ベタ白抜きなど

また、複合機の種類によっては、画質調整機能が搭載されています。適宜使用して、見やすい原稿を送信しましょう。

親展・機密事項の含まれる書類は送らない

情報漏えいリスク軽減のため、親展・機密事項が含まれる書類は送ってはいけません。一度送ってしまった原稿は取り消しできず、機密事項が含まれていては情報漏えいにつながってしまいます。誤送信の可能性も考えて、親展・機密事項は原稿へ記載しないようにしましょう。

また、ビジネス上、FAXの送信先(番号)は個人ではなく部署や会社宛てです。先方の担当者のみが見るものではないので、漏らしてはいけない情報が含まれる場合は削除してください。

FAXの送信手順をわかりやすく解説!

FAXの送信手順について、複合機・電話機のそれぞれで解説します。

FAX機能付き複合機で送る場合

FAX機能付き複合機で原稿を送る手順について解説します。

<複合機でFAXを送る手順>

  1. カバーを開け、原稿を原稿ガラス台へセット
  2. カバーを閉じる
  3. メニュー一覧からFAXを選択
  4. 先方の宛先番号を入力
  5. 画質の設定機能などがあれば調整する
  6. 読み取りスタートor送信スタートのいずれかのボタンを押す
  7. 原稿の読み取りが開始され送信される

詳しい手順は機種によっても異なります。取扱説明書などで使い方を把握したうえでFAXを送りましょう。また、複合機の場合、カバーを閉じなければ綺麗に読み取りされない可能性もあるので注意してください。

FAX機能付き電話機で送る場合

FAX機能付きの電話機でFAXを送る手順について解説します。

<電話機でFAXを送る手順>

  1. フタorトレーを開けて原稿をセット
  2. セットする箇所の両サイドにあるガイド(調節レバーのようなもの)を原稿に合わせる
  3. 宛先の番号を入力する
  4. FAXボタンを押す
  5. 原稿の送信開始

電話機においても、機種により細かい手順が異なるので事前に確認しておきましょう。

基本マナーを押さえて正しくFAXを送信しよう

人差し指を立てるスーツを着た男性の画像

FAXを送るだけでも、ビジネスマンとして押さえておくべき基本マナーがあります。改めて、ご紹介した7つのマナーを振り返りましょう。

<押さえておきたい7つのマナー>

  1. 送信前にFAX番号を確認する
  2. FAX送付状を添付する
  3. ページ番号をふる
  4. 原稿の向き・順番・サイズを整える
  5. FAX送信の前後に電話で連絡する
  6. 営業時間内に送信する
  7. 必要であればテスト送信も行う

また、「FAXを送る際の注意点」で解説した注意点を把握しておかなければ、先方へ余計なコストをかけさせてしまう恐れがあります。

相手を不快にさせず、手間をかけさせないためにも、ここで解説したマナーはしっかりと把握し、正しくFAXを送りましょう。

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CHINTAI JOURNAL編集部

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