【例文あり】営業訪問後に送るお礼メールの書き方とは？成約につなげるポイント

アポを取り、実際にお客様のもとへ訪れたあとに送る訪問のお礼メール。どんな内容で送れば良いのか、相手に失礼な表現になっていないかと、作っている途中で悩んでしまう方も少なくありません。
今回は、一般的なビジネスパーソンはもちろん、賃貸仲介営業マンも習得しておきたい営業訪問後に送るお礼メールの書き方を解説します。基本的なポイントと一緒にこまかいテクニックも含めて説明していきますので、お困りの方は参考にしてみてください。

※下記の関連記事では状況別のビジネスメール文例（訪問後お礼/返信マナー/催促/謝罪/遅れた時のお詫び/日程調整/新規開拓など）をまとめてますのでこちらもチェックしてみてください。

営業訪問後のお礼メールが重要な理由

営業訪問後のお礼メールが重要な理由は主に以下のとおりです。

• 信頼関係を構築できる
• 他社との差別化が図れる
• 認識のズレを防ぐ

まずは、この3点について詳しく解説します。

信頼関係を構築できる

営業訪問後のお礼メールにより、信頼できる担当者だと思ってもらい、信頼関係を強化することができます。

賃貸仲介営業の場合、マンションオーナーへの定期訪問をするでしょう。普段からお礼メールを送っておけば、「いつも気にかけてもらっている」とポジティブな印象を抱かれやすく、今後の取引が円滑に進むようになります。

また、一般的な営業マンの場合は、お礼メールで取引先に好印象を与えることで、少しトラブルがあったとしてもリカバリーできるようになります。

他社との差別化が図れる

訪問営業はライバル他社も行っています。営業訪問後のメールを迅速かつ丁寧に送ることで、他社との差別化が叶うでしょう。

賃貸仲介営業の現場では、別の賃貸仲介会社へ新規物件を紹介するために訪問することがあります。訪問後にメールを送ることで、担当者に良い印象を与えることができ、これにより他の物件の紹介をしてもらいやすくなるでしょう。

また、一般的な営業マンでも他社との差別化が図ることができ、大きなメリットを得ることができます。たとえば、「商談の成功率が上がる」などが挙げられます。

認識のズレを防ぐ

訪問営業中に言葉選びや定義の違いによって、認識のズレが起きてしまうことがあります。しかし、訪問後にメールを送ることで、やっかいな認識のズレを防ぐことが可能です。

賃貸仲介営業の場合、お客様宅へ訪問し新規物件を紹介することがあります。その際に伝えた物件のメリットを改めて訪問後メールで伝えることで、間違いのない情報を渡すことができます。

また、賃貸仲介営業マン・一般的な営業マンの双方にいえることですが、商談の際に取引先と共通認識が違っていることは、決して珍しいことではありません。訪問後メールで、誰でも伝わる言葉を用いて要点をまとめることで、認識を合わせることが可能となります。

営業訪問後のお礼メールはどうやって書く？5つのポイントを解説

まずは営業訪問後のお礼メールを書くポイントを5つ解説します。ビジネスメールとしての基本的な要素も含まれているので、1つずつチェックしてみてください。

※下記の関連記事は返信マナーについての記事ですが、ビジネスメールにおける基本的なマナーやコツなども紹介してますので、こちらも一度読んでおくと良いでしょう。

①訪問したその日のうちにメールを送る

取引先・お客様は貴重な時間を割いて自分の営業活動に対応してくれているため、営業訪問後のお礼メールはなるべく当日中に送りましょう。感謝の気持ちを伝えるためにも、当日の営業時間内にお礼メールを送ることがマナーです。

賃貸仲介営業では、来店・接客した当日にもお礼メールを送りましょう。そうすることで次回のアポが取れやすくなり、丁寧な印象がつき信頼度アップにつながります。

＜お礼メールを送る時間帯が重要な理由＞

• 営業時間外には仕事関係の連絡を絶っている可能性があるため
• 夜はプライベートな時間でもあり、メールによってお客様や取引先の担当者に迷惑をかけてしまうおそれがあるため
• 時間を選んで送ることで、仕事が丁寧といったポジティブな印象を与えることができるため

お礼メールは会社の評価や自身の印象にもつながり、今後の関係性にも影響を与える可能性があるので、素早く・丁寧の2点を押さえてお礼メールを送りましょう。なお、仮に営業時間を過ぎている場合には、翌朝に送るようにします。

一般的な営業や賃貸仲介営業などでお客様にお礼メールを送る場合には、遅い時間でも当日に送るようにしましょう。お客様は空いた時間にメールチェックをするので、レスポンスが早いと印象が良くなります。

②できるだけ簡潔に書く

お礼メールはできるだけ簡潔にまとめて書き、相手の負担にならない配慮も大切です。自分のお礼メールがほかのメールに埋もれてしまう可能性があるため、件名・内容はなるべく簡潔に書くように心がけましょう。

一般的な営業や賃貸仲介営業のお客様の場合は、隅々までメールを読まない場合が多いです。重要な内容を理解してもらうためにも、要点をまとめ簡潔に書くことが重要です。

＜お礼メールを簡潔に書くコツ＞

• 件名は誰が、どんな要件で送ったかわかるように書く（【○○株式会社　○○です】面談の御礼）
• 文字が切れるおそれがあるため、件名は短くする
• 本文は「面談への感謝」＋「今後について」＋「いつでも対応できる旨」など簡潔にまとめる
• いずれにせよ、内容を簡潔にまとめて相手に余計な時間を取らせないことが重要です。

③送信前に誤字脱字、添付忘れのチェックをする

お礼メール送信前の誤字脱字、添付忘れのチェックをするクセをつけましょう。文章が正しく書けていること、間違った日本語を使用していないことは最低限のマナーでもあります。

相手と親しい間柄であれば、「小さなミス」と寛容に受け取ってくれるかもしれません。しかし、新規営業先などであれば「小さなミスを繰り返す人」「緊張感が足りない」など、ネガティブにとらえられてしまうおそれがあります。添付資料を送付し忘れている場合、相手も二度手間になってしまうため注意が必要です。

相手がストレスなく読めるかどうか、改行・スペースなどは適切かなど、相手の気持ちになって文章を作成しましょう。

④定型文そのままにならないように注意する

お礼メールの文章は、定型文をそのまま送らないように注意しなければなりません。定型文をそのまま送ってしまうと、やや事務的な印象を取引先やお客様に与える可能性があります。

感謝の気持ちをうまく伝えるために、個別の商談内容などを盛り込んだ独自要素を加えることが大切です。個別に文章を考えた丁寧なお礼メールは、「関係性を大切にしている」といったポジティブ印象を与える効果に期待できます。

一般的な営業や賃貸仲介営業の場合、お客様との会話の中で出た話題を盛り込むとさらに仲が深まります。独自性を出したメール文章を心がけましょう。

⑤送信相手をアドレス帳に登録してから送る

アドレス帳に登録しない場合、メールの表示名にはメールアドレスがそのまま出てしまいます。一方、アドレス帳に登録すると表示名は登録された名前が表示されます。アドレス帳へ「○○株式会社○○部○○様」といったように登録することで、表示名にもそのまま出る仕組みです。

小さな積み重ねで取引先・お客様と良好な関係が築きやすくなります。こまかいところではありますが、お礼メールを送る際は送信相手のメールアドレスを自分のアドレス帳に登録してから送りましょう。

⑥その場で答えきれなかった質問への回答を盛り込む

訪問営業の場合、その場で答えられない質問が出てくることもあるでしょう。帰社後に答えられなかった回答を調べて、訪問後メールに盛り込めば親切な印象を持ってもらえます。

たとえば賃貸仲介営業の場合、物件紹介の訪問で設備の詳細を答えられないことがあります。その場合は、訪問後メールで設備の写真を添付して送れば成約率がアップする可能性がありますよ。

【ケース別】成約につながる！賃貸仲介営業が訪問後に送るお礼メール例文集

ここではケース別に成約へつながるお礼メールの例文を5つ紹介します。賃貸仲介営業マンが取引先やお客様に返信することを想定した例文なので、日々の業務でも活用してみてください。

初訪問後の定型メール

初訪問後のお礼メールを、物件紹介・内覧後に申し込みまで至らなかった・至ったお客様、すでに契約済みのお客様の2パターンにわけて紹介します。

＜物件紹介・内覧後に申し込みまで至らなかったお客様への例文＞

＜物件紹介・内覧後に申し込みまで至ったお客様への例文＞

感謝の気持ちを表すことはもちろんですが、どちらのパターンにおいても次回以降の手続きについて触れておきましょう。さらに、いつでも対応できる旨を伝えて、「気軽に連絡しやすい担当者」という認識をもってもらうようにすることも重要です。

訪問時に宿題や課題をもらった場合のメール

訪問時に宿題や課題があった際の例文を見ていきましょう。

＜宿題や課題があった際の例文＞

このケースでは、課題解決に向けた対応＋お客様の要望を最大限叶えられる行動により、次回以降の面談につなげています。さらに、要望が叶えられる努力をしていることが伝われば、丁寧な会社という印象ももってもらえることでしょう。

訪問時に契約を検討してもらった場合のメール

訪問時に契約を検討してもらった場合の例文を見ていきましょう。

＜契約を検討してもらった場合の例文＞

上記の内容に加えて、契約を検討してもらう場合には、次回の面談や検討などにつながる一文を入れておきましょう。

訪問時に申込をしてもらった場合のメール

訪問時に申込をもらった場合の例文を見ていきましょう。

＜訪問時に申込をもらえた場合の例文＞

申込をもらったあとは、申込への感謝と今後もサポートしていく旨を添えておきましょう。お客様に安心してもらい、気軽に相談できることを理解してもらうためにも必要な一文です。

訪問後のお礼メールで印象アップを目指そう

お礼メールは、取引先・お客様へ時間を取ってもらったこと、話を聞いてもらったことに対する感謝のメールです。そのときに忘れてはならないのが、お礼メールの基本的な書き方です。

＜お礼メールの基本的な書き方＞

• 訪問したその日のうちにメールを送る
• できるだけ簡潔に書く
• 送信前に誤字脱字、添付忘れのチェックをする
• 定型文そのままにならないように注意する
• 送信相手をアドレス帳に登録してから送る

上記のポイントを押さえることで、失礼のないお礼メールを送ることができるようになります。丁寧な文章を心がけ、自分の気持ちを丁寧に伝えてお客様と良好な関係を築きましょう。

訪問のお礼メールでよくある失敗例と対策

訪問のお礼メールでよくある失敗例はこのようなものが考えられます。

• 訪問した当日にお礼メールを送るのを忘れた
• 文中に記載している名前を間違えた
• 資料を添付し忘れた

上記3つについて、詳しく見ていきましょう。

訪問した当日にお礼メールを送るのを忘れた

お礼メールは当日に送ることがマナーですが、もし忘れてしまった場合は翌日の朝に送るか、電話でお礼を伝えましょう。ただし、電話の場合は先方の都合を考慮してかけるのがベターです。

賃貸仲介営業は、マンションオーナーへ定期訪問をすることがあります。当日のお礼メールを忘れてしまった場合、翌日に「先日はありがとうございました」という旨の電話をかければおおよそ問題はありません。

一般的な営業マンや賃貸仲介営業マンのシーンでは、取引先の都合が合わず電話がつながらない場合が考えられます。それを考慮して、翌日の朝にお礼メールを送ることが好ましいです。

文中に記載している名前を間違えた

名前を間違えてしまうことは非常に大きな失礼にあたるので、できればすぐに電話をかけて、訂正のお詫びをしましょう。電話がつながらない場合は留守電でお詫びの言葉を入れるか、メールで謝罪を入れましょう。素早い対応であれば、先方も許してくれることが多いです。

一般的な営業や賃貸仲介営業のシーンでは、対応しているお客様が多いため、名前を間違うことは多々あります。成約率を下げないためにも、間違いに気づいた時点で謝罪の連絡を入れましょう。

もし先方の重役の名前を間違えてしまった場合は、すぐに電話をかけて謝罪するか、直接訪問しましょう。大きなプロジェクトを遅らせてしまうこともありますので、迅速な対応が求められます。

※下記の関連記事で謝罪メールの例文をまとめているのでチェックしてみてください。

資料を添付し忘れた

依頼を受けていた資料をお礼メールに添付し忘れたときは、添付したメールをすぐに送り直すか、必要であれば持参しましょう。

一般的な営業マンや賃貸仲介営業マンの場合、添付し忘れに気づいた時点で再送しなければいけません。もしメールを送れるような環境にいなければ、電話で謝罪をし改めて資料を添付したメールを送りましょう。

訪問をしたら必ずお礼メールを送ろう

お客様やクライアント様へ訪問後のお礼メールの書き方を、一般的なビジネスパーソンと賃貸仲介営業マン別に解説をしていきました。

基本的なポイントと一緒にこまかいテクニックも押さえながら、お礼メールを送りましょう。