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【例文あり】営業訪問後に送るお礼メールの書き方とは?成約につなげるポイント

記事公開日:2021/12/16

最終更新日:2022/09/18

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アポを取り、実際にお客様のもとへ訪れたあとに送る訪問のお礼メール。どんな内容で送れば良いのか、相手に失礼な表現になっていないかと、作っている途中で悩んでしまう方も少なくありません。

今回は、営業マンなら習得しておきたい営業訪問後に送るお礼メールの書き方を解説します。基本的なポイントと一緒にこまかいテクニックも含めて説明していきますので、お困りの方は参考にしてみてください。

※本記事について※
▼内容をより理解するために、事前に下記記事のご一読をオススメいたします。

▼ケース別のお礼メール例文は下記にてご確認いただけます。

初訪問後の定型メール

2回目以降の訪問後の定型メール

訪問時に宿題や課題をもらった場合のメール

訪問時に契約を検討してもらった場合のメール

訪問時に契約をもらった場合のメール

訪問後のお礼メールで印象アップを目指そう

営業訪問後のお礼メールはどうやって書く?5つのポイントを解説

まずは営業訪問後のお礼メールを書くポイントを5つ解説します。ビジネスメールとしての基本的な要素も含まれているので、1つずつチェックしてみてください。

①訪問したその日のうちにメールを送る

取引先・お客様は貴重な時間を割いて自分の営業活動に対応してくれているため、営業訪問後のお礼メールはなるべく当日中に送りましょう。感謝の気持ちを伝えるためにも、当日の営業時間内にお礼メールを送ることがマナーです。

<お礼メールを送る時間帯が重要な理由>

  • 営業時間外には仕事関係の連絡を絶っている可能性があるため
  • 夜はプライベートな時間でもあり、メールによってお客様や取引先の担当者に迷惑をかけてしまうおそれがあるため
  • 時間を選んで送ることで、仕事が丁寧といったポジティブな印象を与えることができるため

お礼メールは会社の評価や自身の印象にもつながり、今後の関係性にも影響を与える可能性があるので、素早く・丁寧の2点を押さえてお礼メールを送りましょう。なお、仮に営業時間を過ぎている場合には、翌朝に送るようにします。

②できるだけ簡潔に書く

お礼メールはできるだけ簡潔にまとめて書き、相手の負担にならない配慮も大切です。自分のお礼メールがほかのメールに埋もれてしまう可能性があるため、件名・内容はなるべく簡潔に書くように心がけましょう。

<お礼メールを簡潔に書くコツ>

  • 件名は誰が、どんな要件で送ったかわかるように書く(【○○株式会社 ○○です】面談の御礼)
  • 文字が切れるおそれがあるため、件名は短くする
  • 本文は「面談への感謝」+「今後について」+「いつでも対応できる旨」など簡潔にまとめる
  • いずれにせよ、内容を簡潔にまとめて相手に余計な時間を取らせないことが重要です。

③送信前に誤字脱字、添付忘れのチェックをする

お礼メール送信前の誤字脱字、添付忘れのチェックをするクセをつけましょう。文章が正しく書けていること、間違った日本語を使用していないことは最低限のマナーでもあります。

相手と親しい間柄であれば、「小さなミス」と寛容に受け取ってくれるかもしれません。しかし、新規営業先などであれば「小さなミスを繰り返す人」「緊張感が足りない」など、ネガティブにとらえられてしまうおそれがあります。添付資料を送付し忘れている場合、相手も二度手間になってしまうため注意が必要です。

相手がストレスなく読めるかどうか、改行・スペースなどは適切かなど、相手の気持ちになって文章を作成しましょう。

④定型文そのままにならないように注意する

お礼メールの文章は、定型文をそのまま送らないように注意しなければなりません。定型文をそのまま送ってしまうと、やや事務的な印象を取引先やお客様に与える可能性があります。

感謝の気持ちをうまく伝えるために、個別の商談内容などを盛り込んだ独自要素を加えることが大切です。個別に文章を考えた丁寧なお礼メールは、「関係性を大切にしている」といったポジティブ印象を与える効果に期待できます。

⑤送信相手をアドレス帳に登録してから送る

アドレス帳に登録しない場合、メールの表示名にはメールアドレスがそのまま出てしまいます。一方、アドレス帳に登録すると表示名は登録された名前が表示されます。アドレス帳へ「○○株式会社○○部○○様」といったように登録することで、表示名にもそのまま出る仕組みです。

小さな積み重ねで取引先・お客様と良好な関係が築きやすくなります。こまかいところではありますが、お礼メールを送る際は送信相手のメールアドレスを自分のアドレス帳に登録してから送りましょう。

【ケース別】成約につながる!不動産営業が訪問後に送るお礼メール例文集

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ここではケース別に成約へつながるお礼メールの例文を5つ紹介します。不動産営業マンが取引先やお客様に返信することを想定した例文なので、日々の業務でも活用してみてください。

初訪問後の定型メール

初訪問後のお礼メールを、取引のないお客様、すでに契約済みのお客様の2パターンにわけて紹介します。

<契約のないお客様への例文>

○○様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。

本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

ご紹介させていただいたお部屋ですが、お申し込みをご希望の場合は
すぐに手配いたしますので、お気軽にご連絡いただければと存じます。

ご不明点やご質問、ご要望等ございましたら、何なりとお申し付けくださいませ。

<すでに契約済みのお客様への例文>

○○様

お世話になっております。
株式会社○○の○○でございます。

本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
ご紹介させていただいたお部屋を気に入っていただけましたこと、
大変うれしく思っております。

今後のお手続きに関して、ご不明点やご質問、ご要望等ございましたら、
何なりとお申し付けくださいませ。

感謝の気持ちを表すことはもちろんですが、どちらのパターンにおいても次回以降の手続きについて触れておきましょう。さらに、いつでも対応できる旨を伝えて、「気軽に連絡しやすい担当者」という認識をもってもらうようにすることも重要です。

2回目以降の訪問後の定型メール

2回目以降の訪問後に送る定型メールの例文を紹介します。

<2回目以降の訪問後に対する例文>

○○様

お世話になっております。
〇〇不動産の〇〇でございます。

本日も貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
ご用意させていただきました資料はいかがだったでしょうか?

ご検討いただくうえでご不明点や、
違った条件でのお部屋をご希望の場合はお気軽にご連絡ください。
気になる物件がございましたら、
すぐに内覧手配をいたしますのでお申しつけくださいませ。

2回目以降の場合、次回の面談や物件見学の可能性も含めた内容を意識します。さらに、成約につながるよう、気になることがあればいつでも対応できる旨も記載しておきましょう。

訪問時に宿題や課題をもらった場合のメール

訪問時に宿題や課題があった際の例文を見ていきましょう。

<宿題や課題があった際の例文>

○○様

お世話になっております。
株式会社○○不動産の○○でございます。

本日はご多忙のなか、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

本日、○○様からお申し出をいただいた「○○の設備がある物件」につきまして、
現状は空きがない状況でございます。
せっかくご検討いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

つきましては、周辺エリアの条件が近しい物件を
いくつかピックアップいたしましたので、資料を添付させていただきます。
お目通しいただき、ご要望をお聞かせいただけましたら幸いです。

なお、ご希望条件に沿った物件の空きが出てまいりましたら、
早急にご報告させていただきます。

このケースでは、課題解決に向けた対応+お客様の要望を最大限叶えられる行動により、次回以降の面談につなげています。さらに、要望が叶えられる努力をしていることが伝われば、丁寧な会社という印象ももってもらえることでしょう。

訪問時に契約を検討してもらった場合のメール

訪問時に契約を検討してもらった場合の例文を見ていきましょう。

<契約を検討してもらった場合の例文>

○○様

平素より大変お世話になっております。
本日、物件紹介の件でご面談のお時間をいただきました、
○○株式会社の○○でございます。

ご多忙の折、貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。

ご紹介させていただいた物件をご検討いただくなかで、ご要望などございましたらお気軽にご相談くださいませ。
○○様のご要望に沿えますよう、鋭意努力いたします。

また、ご不明点やご質問に関しても、何なりとお申し付けください。

上記の内容に加えて、契約を検討してもらう場合には、次回の面談や検討などにつながる一文を入れておきましょう。

訪問時に契約をもらった場合のメール

訪問時に契約をもらった場合の例文を見ていきましょう。

<訪問時に契約をもらえた場合の例文>

○○様

お世話になっております。
○○不動産の○○でございます。

本日はご多忙のなか、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
また、ご契約いただきましたこと、深く感謝申し上げます。

当社を選んでよかったとのお言葉をいただけるよう、○○様の担当として、
今後も全力でサポートさせていただきます。

なお、今後のお手続きに関しても、ご不明点や疑問点などございましたら、
何なりとお申し付けください。

契約をもらったあとは、契約への感謝と今後もサポートしていく旨を添えておきましょう。お客様に安心してもらい、気軽に相談できることを理解してもらうためにも必要な一文です。

訪問後のお礼メールで印象アップを目指そう

お礼メールは、取引先・お客様へ時間を取ってもらったこと、話を聞いてもらったことに対する感謝のメールです。そのときに忘れてはならないのが、お礼メールの基本的な書き方です。

<お礼メールの基本的な書き方>

  • 訪問したその日のうちにメールを送る
  • できるだけ簡潔に書く
  • 送信前に誤字脱字、添付忘れのチェックをする
  • 定型文そのままにならないように注意する
  • 送信相手をアドレス帳に登録してから送る

上記のポイントを押さえることで、失礼のないお礼メールを送ることができるようになります。丁寧な文章を心がけ、自分の気持ちを丁寧に伝えてお客様と良好な関係を築きましょう。

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CHINTAI JOURNAL編集部

この記事を書いた人

CHINTAI JOURNAL編集部は、営業活動に役立つ情報や業務効率化するための工夫をはじめとして、賃貸仲介業務に「おもしろさ」と「ライフハック」を提供します。