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【状況別】ビジネスメールの文例まとめ!印象アップな文章を目指そう

記事公開日:2022/07/21

最終更新日:2022/07/17

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新入社員の方や、別の部署から異動してきたばかりという方の場合、「ビジネスメールがうまく書けない」「失礼にならないメールの書き方が知りたい」と悩んでいるかもしれません。難しいように思えるビジネスメールですが、基本の型を覚えることで、相手の印象に残るような丁寧な文章を作成することが可能です。

今回は、ビジネスメールの文例についてシーン別に紹介していきますので、お困りの方はぜひ参考にしてみてください。

目次

【ビジネスメールの文例①】お礼メールを送る際のマナー

まずはお礼メールを送る際のビジネスマナーの文例をご紹介します。商談後や打ち合わせ後など、お礼メールは送る頻度の高いメールなので、決まった型を覚えておくと便利です。

また、以下の記事でも詳しく解説しているので、メール作成の際は参考にしてみてください。

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【例文あり】営業訪問後に送るお礼メールの書き方とは?成約につなげるポイント

初訪問後の場合

初訪問後に送る文例から見ていきましょう。

<初訪問後のお礼メール>

○○様

お世話になります。
○○株式会社の○○でございます。

本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
ご紹介させていただいた物件につきまして、お申し込みをご検討の場合は、すぐに手配いたします。
お気軽にご連絡いただければと存じます。

ご不明点やご質問等ございましたら、何なりとお申し付けくださいませ。

初訪問後は次回の商談・打ち合わせに繋げられるよう、手続きや連絡に関する一文を添えておきましょう。さらに、相手を配慮する「お気軽に」「何なりと」などの表現を加えて、丁寧な印象を与えることも大切です。

2回目以降の訪問後の場合

次に紹介するのは、2回目以降の訪問後に送るビジネスメールの文例です。

<2回目以降のお礼メール>

○○様

お世話になります。
○○株式会社の○○でございます。

本日も貴重なお時間いただき、誠にありがとうございました。
ご用意しました資料はいかがだったでしょうか。

ご検討していただくうえで、ご不明点や違った条件での物件をご希望の場合はお気軽にご連絡ください。
気になる物件がございましたら、すぐにでも内見を手配いたしますので、お申し付けくださいませ。

2回目以降であれば、成約に向けた話も含めてメールを送れます。このケースにおいても、次へ繋げること(別の物件紹介や内見の手配など)を意識しましょう。

訪問時に課題をもらった場合

訪問時に課題をもらった場合の文例もチェックしておきましょう。

<課題をもらったときのお礼メール>

○○様

お世話になります。
株式会社○○の○○でございます。

本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
○○様からお申し出をいただいた「○○の設備がある物件」につきまして、
現状は空きがない状況でございます。
ご検討いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

つきましては、周辺エリアの条件が近しい物件をいくつかピックアップ
いたしましたので、資料を添付いたします。
お目通しいただき、ご要望をお聞かせいただけましたら幸いです。

なお、ご希望条件に沿った物件の空きが出てまいりましたら、早急にご報告いたします。

課題をもらった場合は、解決に向けて動いていること、具体的な対応方法、なども含めてお礼メールを送りましょう。さらに、次のアクション(上記の場合は資料の添付)を記載すると相手の行動指針を示せるため、より丁寧なメールを送れます。

訪問時に契約を検討してもらった場合

訪問時に契約を検討してもらった場合、以下のようなお礼メールを送りましょう。

<契約を検討してもらった場合のお礼メール>

○○様

平素より大変お世話になっております。
○○株式会社の○○でございます。

本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
ご紹介させていただいた物件をご検討いただく中で、ご要望など
ございましたらお気軽にご相談くださいませ。

○○様のご要望に沿えますよう、鋭意努力いたします。
また、ご不明点やご質問に関しても、何なりとお申し付けください。

契約書を交わすまでは成約達成とはならないため、この場合のお礼メールは契約までフォローするつもりで送ります。気軽に連絡が取れることをアピールしつつ、丁寧な文章は忘れないようにしましょう。

訪問時に契約をもらった場合

先ほどは検討段階のメールでしたが、ここでは訪問後に契約をもらった場合のお礼メールを見ていきましょう。

<契約をもらった場合のお礼メール>

○○様

お世話になっております。
○○不動産の○○でございます。

本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
また、ご契約いただけましたこと、深く感謝申し上げます。

「当社を選んでよかった」とのお言葉をいただけるよう、
○○様の担当として、今後も誠心誠意サポートいたします。

なお、今後のお手続きに関しても、ご不明点や疑問点など
ございましたら、何なりとお申し付けください。

契約が成立した場合は、感謝の気持ちを示しつつ、今後も寄り添って対応できることをアピールしましょう。契約後はリピーターとなってもらうためにも、従来と同様の丁寧な対応が必要です。

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【ビジネスメールの文例②】返信メールを送る際のマナー

次に、返信メールを送る際のビジネスマナーについて、文例を交えながら解説します。状況によって異なりますが、返信メールは特に送るタイミングを意識することが重要とされています。以下の記事でも返信メールのマナーについて解説しているので、気になる方はこちらも参考にしてみてください。

▼関連記事
【例文あり】ビジネスメールへの返信マナー!わかりやすく書くコツを解説

お礼に対する返信の場合

相手から送られたお礼メールに対して返信する場合は、以下の文例を参考にしてみてください。

<お礼に対する返信の文例>

【件名】
Re:○○の打ち合わせのお礼

【本文】
株式会社○○
○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○ ○○部の○○です。

こちらこそ、先日はお忙しい中貴重なお時間をいただきありがとうございました。
ご提案いただきました○○につきましては、次回の社内会議で検討いたします。
導入可否については、結果がまとまり次第あらためてご報告いたします。

引き続き、何卒よろしくお願いいたします。

相手のお礼に対しては迅速に返信し、件名は変更せずにメールを送信しましょう。こちらの返信が遅くなると、メールが無事届いているか相手は判断できません。さらに件名を変更してしまうとどのメールのやり取りか判断しにくくなってしまうので、修正を加えずそのまま残すようにしてください。

クレーム・苦情に対する返信の場合

続いて、クレーム・苦情に対する返信の文例を見ていきましょう。

<クレーム・苦情に対する返信の文例>

【件名】
Re:○○が機能しません

【本文】
○○様
平素よりお世話になっております。
株式会社○○の○○でございます。
このたびは弊社の○○に関してご不快な思いをされたとのこと、誠に申し訳ございません。

○○につきましては状況を確認いたしますので、発生した日時や状況を詳しくお教えいただくことは可能でしょうか。
状況を教えていただき次第、こちらで確認を行い即時対応いたします。
他に気になる点などございましたら、何なりとお申し付けくださいませ。

お忙しいところ恐縮ではございますが、ご返信をお待ちしております。

クレーム・苦情に対する返信では、相手の気持ちに寄り添えるよう丁寧な表現を使うことが大切です。「お手数ですが」「恐縮ではございますが」など、気持ちを逆撫でしない表現を使用しましょう。

問合せに対する返信の場合

問合せに対する返信にも気を配る必要があります。以下の文例を参考にし、自分なりのアレンジを加えてみてください。

<問合せに対する返信の文例>

【件名】
Re:○○について教えてください

【本文】
○○様

このたびはお問合せをいただきまして、誠にありがとうございました。
担当いたします、株式会社○○の○○と申します。
今後ともよろしくお願いいたします。

お問合せいただいた物件につきまして、現在空室がございますので内見可能です。
ご都合の良い日程を第三希望までお教えいただけますでしょうか。

お忙しい中恐縮ではございますが、ご返信をお待ちしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。

問合せに対しては、相手の要望に合わせたシンプルな回答を意識しましょう。問合せにいたった背景までイメージしつつ回答できればやり取りの回数を抑えられるため、相手に余計な手間をかけさせません。

質問に対する返信の場合

続いて、質問に対する返信の文例を紹介します。

<質問に対する返信の文例>

【件名】
Re:○○の空室状況について

【本文】
○○様
このたびは弊社掲載物件へのご質問、誠にありがとうございます。
担当させていただく株式会社○○の○○と申します。
今後ともよろしくお願いいたします。

お問合せいただいた賃貸物件につきまして、大変恐れ入りますが該当する設備は完備されておりません。
つきましては、近郊で条件の近しい賃貸物件をご紹介いたします。
他にもご希望の条件などがございましたら、そちらに応じてご提案させていただきたく存じます。

以下に今回の検索条件を記載いたしますので、ご希望と異なる点をお聞かせいただけますと幸いです。

(検索条件)
他にご要望などがございましたらご遠慮なくお申し付けください。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

質問に対する返信の場合も、問合せ対応と同様に回答内容へ注意を配ることが大切です。上記の場合、質問への回答+次のアクションまで先回りして記載しています。丁寧な内容と文章により「親身な対応」をアピールし、自社への信頼度アップを図りましょう。

日程調整依頼に対する返信の場合

お客様との日程調整も大事な仕事のひとつです。それでは日程調整依頼に対する返信の文例を見ていきましょう。

<日程調整依頼に対する文例>

【件名】
Re:新製品(○○)お打ち合わせ日時のご相談

【本文】
株式会社○○
○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。

○○のお打ち合わせに関しまして、日程をご調整いただきありがとうございます。
ご提示いただきました日程のうち、下記の日時にお伺いしてもよろしいでしょうか。

○月○日(○曜日)○○時〜

お忙しいところ恐縮ですが、何卒お願い申し上げます。

日程調整依頼が来た場合、迅速に返信しましょう。時間をかけすぎてしまうと、相手はスケジュールを確定させられません。すぐに返信できない場合は返信できない旨+何時間後に返信するかも伝え、相手を配慮することが重要です。

【ビジネスメールの文例③】謝罪メールを送る際のマナー

続いて、謝罪メールを送る際のビジネスマナーについて、文例を交えながら解説します。謝罪メールの内容を間違えるとさらなるトラブルに発展してしまうため、事前に大事なポイントを押さえておくようにしましょう。また、謝罪メールについては以下の記事でも詳しく解説しているため、メール作成時は参考にしてみてください。

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ビジネスメールにおける謝罪文|お詫びフレーズやメールの例文も紹介

納期遅れに対する謝罪メールの場合【社外宛】

まずは納期遅れに対する謝罪メール(社外宛)の文例を紹介します。

<納期遅れに対する謝罪メールの文例>

【件名】
○○の納期遅延に関するお詫び

【本文】
平素よりお世話になっております。
株式会社××の△△です。

弊社製品「○○」の納品遅れによって、貴社にご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。
詳しい調査の結果、このたびの納期遅延は~~が原因であると判明いたしました。
早急に該当商品の手配をし、○月○日に貴社へお届けできる予定です。

今後またこのような問題が起こらないよう管理を徹底してまいりますので、
何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

まずはメールにて、今回の件のお詫びとご連絡を申し上げます。

納品遅れに関しては、遅れたことに対する謝罪+現状や今後の予定について具体的に記載します。スケジュールの再調整をしてもらうためにも、具体的な納品予定日を記載しましょう。

クレームに対する謝罪メールの場合【社外宛】

続いて、クレームに対する謝罪メール(社外宛)の文例を紹介します。クレームの大小問わず、真摯な対応を心がけて文面を書くことが重要です。

<クレームに対する謝罪メールの文例>

【件名】
【お詫び】~~について

【本文】
平素より、弊社サービスをご利用いただき誠にありがとうございます。
株式会社○○の××です。
弊社従業員△△の不手際により▲▲様にご不快な思いをさせてしまいましたこと、
謹んでお詫び申し上げます。

このような事態にいたりましたのは、弊社の従業員教育不足および監督不行き届きが原因でございます。
該当の従業員△△には、弊社より厳重注意を行いました。

本人もこのたびのことを猛省しておりますので、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
これからも、何かお気づきになった点がございましたら何なりとご指摘くださいませ。

このたびは大変申し訳ございませんでした。

社外向けの謝罪メール(業務上の不手際に関して)では、謝罪の意+詳細(原因や対策など)について記載しましょう。誠意を見せるだけでなく、信頼回復のために今後どう対処するのかも含めてメールを作成しなければなりません。

メールの誤送信に対する謝罪メールの場合【社外宛】

次は、誰もがやってしまうメールの誤送信に対する謝罪メール(社外宛)の文例を紹介します。

<誤送信に対する謝罪メールの文例>

【件名】
メール誤送信のお詫び

【本文】
いつもお世話になっております。
株式会社○○の××です。

○月○日○時○分にお送りしたメールについて、宛先に誤りがございました。
つきましては、ご多忙の折大変恐縮ですが、該当メールの削除をお願い申し上げます。

この件は私の確認ミスにより、△△様にお手間をおかけしてしまう形となったことを
深くお詫び申し上げます。

今後このようなことが発生しないよう、ダブルチェックや宛先の確認など十分留意してまいります。
誠に申し訳ございませんでした。

誤送信が起きた際は、迅速に謝罪メールを送って該当メールを削除してもらいましょう。誤送信の内容にもよりますが、被害を抑えるためにも早急に対応しなければなりません。

さらに、誤送信は情報漏洩に繋がるミスなので、相手が得意先であれば信頼を失うおそれもあります。原因と対策も添えて、謝罪メールを送りましょう。

自分のミスに対する謝罪メールの場合【社内宛】

ここで紹介するのは、自分のミスに対する謝罪メール(社内宛)の文例です。素直に非を認め、言い訳がましくならないように注意して文面を書きましょう。

<自分のミスに対する謝罪メールの文例>

【件名】
○○に関するお詫び

【本文】
お疲れ様です。××部の△△です。
先ほど共有した資料について、内容に誤りがありました。
大変失礼いたしました。

この件に関しては、私の確認不足が原因です。
修正版のデータファイルをあらためて添付いたしますので、こちらをご参照ください。

今後はこのようなことがないよう、上司への確認とダブルチェックで対応いたします。

社内向けの謝罪メールであっても、原因と対策は忘れないようにしましょう。早急にメールを送り、相手に混乱を与えない配慮も大切です。

欠席に対する謝罪メールの場合【社内宛】

続いて、飲み会や送別会などを欠席する際に送るメールの文例を紹介します。

<欠席に対する謝罪メールの文例>

【件名】
本日の飲み会欠席のお詫び

【本文】
お疲れ様です。○○部の××です。
本日予定されている飲み会ですが、~~により急遽欠席することとなりました。

急なキャンセルで、幹事の△△様にはご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。

つきましては、キャンセル料をご教示いただけますと幸いです。
私としても本日の飲み会を楽しみにしておりましたので、
次回はぜひ参加させていただきたく存じます。

取り急ぎメールにて、欠席のご連絡とお詫びを申し上げます。

欠席に対する謝罪メールでは、早急に欠席の旨を伝えて、相手が出欠確認を取りやすいよう配慮しましょう。可能であれば、欠席の理由も添えておくと、ネガティブな印象を与えにくくなります。

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【ビジネスメールの文例④】日程調整メールを送る際のマナー

ここからは、日程調整メールを送る際のビジネスマナーと文例をそれぞれ見ていきましょう。下記記事も参考にしながら、相手を配慮できる日程調整メールを送れるように意識してチェックしてみてください。

▼関連記事
【文例付き】打ち合わせ日程調整メールの書き方|注意すべきポイントを紹介

自分から日程候補を挙げる場合

まずは自分から日程候補を挙げる場合の文例を紹介します。

<自分から日程候補を挙げる場合の文例>

【件名】
○○のお打ち合わせ日時のご相談

【本文】
株式会社○○ △△ 部 □□様

お世話になっております。
○○株式会社の□□です。

先日お話しました○○について、方向性と今後のスケジュール確認のため打ち合わせをお願いできればと存じます。

つきましては、下記の日程でご都合のよろしい日時をご連絡いただけますでしょうか。

【候補日】
●月●日(●)●:●〜●:●
●月●日(●)●:●〜●:●
●月●日(●)●:●〜●:●

可能でしたら貴社に伺い、1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。

上記の日程が難しい場合は、お気兼ねなくお申し付けください。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

日程調整では候補をいくつか挙げて、相手のスケジュールに配慮しましょう。候補日での調整が難しい場合の対応についても記載しておくと、より丁寧なメールを作成できます。

相手に日程候補を挙げてもらう場合

自分で日程の候補を挙げるケースではなく、相手に候補日を挙げてもらうこともあるでしょう。そのような場合、以下のような文例をアレンジして活用してみてください。

<相手に候補日を挙げてもらう場合の文例>

【件名】
【重要事項説明について】日程のご相談

【本文】
□□様

お世話になっております。
○○不動産の□□です。

お申し込み物件の入居審査が通りました。
契約にあたり重要事項の説明がございますため、お手数をおかけしますが
弊社までご来訪いただければ幸いです。

つきましては、□□様のご都合のよろしい日時を、いくつかお知らせいただけないでしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

相手から候補日を挙げてもらう場合は、打ち合わせの目的と場所の明記を忘れないようにしましょう。無駄なやり取りを減らし相手の負担にならないためにも、必要な情報を簡潔に記載することが大切です。

【ビジネスメールの文例⑤】返信遅れをお詫びするメールを送る際のマナー

返信遅れに対するお詫びメールにもビジネスマナーがあります。次項からシーン別の文例を紹介していきますので、実際の状況をイメージしながらチェックしてみてください。また、以下の記事でも詳しく解説しているので、こちらも一度読んでおくと良いでしょう。

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メールの返信が遅れてしまったときのお詫びの書き方!文例とあわせて解説します

社内の人に詫びる場合

社内の人にお詫びをする場合、以下の文例を参考にしてみてください。

<社内向けのお詫びメールの文例>

【件名】
Re:△△社との打ち合わせについて

【本文】
○○ 部長

お疲れ様です。
営業部の○○です。

このたびは返信が遅くなり、大変失礼いたしました。

△△社との打ち合わせについて、以下の日程でアポイントメントを打診しております。

○月○日(○)○時〜
○月○日(○)○時〜
○月○日(○)○時〜

先方からは、○月○日までには日程を確定すると伺っておりますので、
日程が確定しましたらすぐに○○部長に申し伝えます。

よろしくお願いいたします。

社内向けのお詫びメールであっても、謝罪の意と丁寧な文章は欠かせません。今後の業務に支障をきたさないよう、丁寧に謝罪して本題へスムーズに移りましょう。

お客様に詫びる場合

社内の方ではなく、お客様に詫びる場合はより丁寧な文面が求められます。

<お客様向けのお詫びメールの文例>

【件名】
Re:◎◎マンションの空き状況について

【本文】
○○様

このたびは弊社掲載物件へのお問合せをいただきまして、誠にありがとうございます。
担当させていただく株式会社○○の○○と申します。

ご回答・ご返信が遅くなり大変申し訳ございません。

お問合せいただいた賃貸物件【○○】につきまして、現在空室がございますので内見可能です。

さっそく内見の手配をいたしますので、ご都合の良い日程を
第三希望までお教えいただけますでしょうか?
お忙しい中恐縮ですが、折り返しのご連絡お待ちしております。

メールにて大変恐縮ですが、ご連絡が遅れてしまい重ねてお詫び申し上げます。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

顧客対応におけるスピード感は、顧客満足度へも繋がる重要なポイントです。対応が遅れている場合、十分な謝罪とより迅速な対応が求められます。

【ビジネスメールの文例⑥】催促メールを送る際のマナー

お客様からの反応が見られない場合、催促メールを送る必要があります。この催促メールにもビジネスマナーがありますので、それぞれ文例を交えながら解説します。また、下記2本の記事でも解説しているので、興味をお持ちの方はぜひ参考にしてみてください。

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【ビジネス】入金催促メールの文例、送り方のマナーを解説!丁寧な言葉選びを心掛けよう

質問の回答を催促する場合

まずは、質問の回答を催促する場合の文例を紹介します。

<質問の回答を催促する文例>

【件名】
【再送】△△の詳細について

【本文】
○○株式会社 
○○様

お世話になっております。
株式会社○○の○○です。

○月○日、△△についてお問合せをさせていただいた件でご連絡いたしました。
その後、ご確認いただけましたでしょうか。

ご多忙のところ大変恐縮ですが、○月○日までにご回答をいただけますと幸いです。

相手に回答を求める場合、前回連絡した際の日時と要件も併せて記載しましょう。相手が要件を忘れていることも考えられるので、できるだけ短時間で回答を得るにはこのような配慮が必要です。

入金を催促する場合

家賃やローンなど入金を催促する場合の文例は以下のとおりです。

<入金を催促する場合の文例>

【件名】
○月分のお支払いについて

【本文】
○○株式会社
○○様

お世話になっております。
株式会社○○の○○です。

○月末日に○月分の請求書を送信させていただいておりますが、
ご確認いただけましたでしょうか。
本日○時現在、弊社にて入金が確認できていない状況です。

恐れ入りますが、ご状況を本日中にお知らせいただきますよう、
よろしくお願い申し上げます。
なお、行き違いでご入金済みの場合は何卒ご容赦くださいませ。

入金に関する催促メールでは、現在把握できている状況+いつまでに対応してほしいのかを明記します。具体性のある内容で、対応の優先度を上げてもらいましょう。

さらに、入金状況は口座への反映までに時間がかかりがちです。そのため、行き違いを考慮した文言も添えておくと、より丁寧な文章が作成できます。

催促しても連絡がない場合

何らかの理由により、催促しても連絡がないことも考えられます。そのような場合、以下の文例を参考にしてみてください。

<催促しても連絡がない場合の文例>

【件名】
【再送】○○についてのご確認

【本文】
○○株式会社
○○様

お世話になっております。
株式会社○○の○○です。

先日、○○の件でメールをお送りしたのですが、こちらはご覧いただけておりますでしょうか。
送信エラーなどのトラブルの可能性もあるため、念のため再送いたします。

お手数ではございますが、ご確認・ご対応のほどよろしくお願いいたします。

相手からの連絡がない場合、急を要する状況でなければ一度目のメールを送ってから24時間以降に催促しましょう。ビジネスマナーにおいて、メールの返信は24時間以内がベターです。相手の都合も考慮し、催促メールを送るタイミングにも気を配ることが大切です。

社内の人に確認を催促する場合

ここまでは社外の方に向けた催促メールを紹介してきましたが、社内の人に確認を催促する場合の文例も押さえておきましょう。

<社内の人に催促する場合の文例>

【件名】
【要確認】先日お送りした資料の件

【本文】
お疲れ様です。
○○です。

先日共有させていただいた資料の件、昨日までにご確認いただく予定でしたが、
その後いかがでしょうか。

資料は明日午前中の会議で使用するため、
急ぎご確認いただきたくご連絡いたしました。

大変お手数ではございますが、修正が必要な点がございましたら本日の○時までに
ご連絡いただきますよう、よろしくお願いいたします。

社内向けの場合、社外向けよりもフランクな文面でも問題ありませんが、相手の状況を考慮した丁寧な要素は意識してください。また、なぜ対応してほしいのか、いつまでに対応が必要なのかなども明記して優先的に連絡してもらえるようにしましょう。

【ビジネスメールの文例⑦】新規開拓メールを送る際のマナー

最後に、新規開拓メールを送る際のビジネスマナーと文例を見ていきましょう。営業マンなら覚えておきたい知識なので、以下の記事も参考にしながらお客様の心を掴む効果的なメールを作成しましょう。

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新規開拓には営業メールを活用しよう!書き方や例文、成功に導くポイントを解説

初めて新規開拓メールを送る場合

まずは、初めて新規開拓メールを送る場合の文例を紹介します。

<初めて新規開拓メールを送る場合の文例>

【件名】
【100社が導入済み】○○の管理は△△システムにお任せください

【本文】
株式会社○○
ご担当者様

突然のご連絡にて失礼いたします。
○○株式会社にて△△を担当しております、□□と申します。

このたび、貴社のHPを拝見し、弊社の○○サービスがお役に
立てるのではないかと思い、ご連絡いたしました。

○○サービスは△△に特化したツールで、これまでに100社以上の
企業様に導入いただいております。
○○サービスにより、△△を○%削減した実績もございますので、
もし同様の課題をお持ちでしたら、直接ご説明にお伺いしたく存じます。
つきましては、下記の日程にてご都合のよろしい日時をご教示いただけますでしょうか。

【候補日】
・●月●日(●)●:●〜●:●
・●月●日(●)●:●〜●:●
・●月●日(●)●:●〜●:●

1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。
上記の日程が難しい場合は、お気兼ねなくお申し付けください。
ご多用の中恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

本文においては、相手に余計な時間を取らせないよう端的な表現を意識しましょう。失礼な表現がないか不安な場合は、先輩や上司に相談してチェックしてもらうことをおすすめします。

2回目以降の新規開拓メールを送る場合

続いて、2回目以降を想定した新規開拓メールを送る場合の文例を見ていきましょう。

<2回目以降の新規開拓メールの文例>

【件名】
新サービスのご案内について【株式会社○○ ○○ (自分の氏名)】

【本文】
株式会社○○
■■様

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の○○です。

このたび、当社では「○○」という新サービスを提供開始
いたしましたので、ご連絡を差し上げた次第です。
貴社の事業目標達成に向けた、お力添えが叶うかと思います。

PDFにてサービスの詳細を記した資料を添付いたします。
ご不明点などがございましたら、いつでもお気軽にお問合せください。
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

2回目以降の新規開拓メールの場合、先方の課題解決や目標達成などをより深く訴求できる提案を意識しましょう。毎回同じ提案をするのは、相手に余計な時間を取らせてしまうため失礼です。

新規開拓メールに対して返信が来た場合

新規開拓メールに対し、返信が来た場合は以下の文例を参考にして返信メールの内容を考えましょう。

<新規開拓メールに返信が来た場合の文例>

【件名】
Re: 【100社が導入済み】○○の管理は△△システムにお任せください

【本文】
○○株式会社 ○○様

お忙しい中ご連絡いただきまして、誠にありがとうございます。

では、○月○日(○)の○時に弊社のオフィスへお伺いいたします。
ご不明な点などがありましたら、お気軽にご相談ください。

引き続き、どうぞよろしくお願いします。

返信する際は件名の「Re:」を残しておきましょう。「Re:」があることで、何に対するメールか一目で把握できます。また、返信は迅速に行い、相手に時間を取らせない、余計な不安を与えないなどもメールのマナーです。

ビジネスメールの書き方を覚えて今後の仕事に役立てよう

ビジネスメールでは、本文の表現方法や言葉の選び方などをシーン別に考えなければなりません。実際のビジネスシーンにおいて「メールの作成に時間がかかる」「書き方がわからない」と感じたときは、今回解説したシーン別の文例を確認してみてください。

もし書き方に苦戦したときは、「相手への配慮」を意識しましょう。マナーとは、相手を思いやる気持ちを明確化したものなので、配慮を忘れなければ失礼な振る舞いを避けられます。誠意を持って対応を心がけ、お客様や上司と良好な関係を築いていきましょう。

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CHINTAI JOURNAL編集部

この記事を書いた人

CHINTAI JOURNAL編集部は、営業活動に役立つ情報や業務効率化するための工夫をはじめとして、賃貸仲介業務に「おもしろさ」と「ライフハック」を提供します。