【状況別】ビジネスメールの文例まとめ！印象アップな文章を目指そう

新入社員の方や、別の部署から異動してきたばかりという方の場合、「ビジネスメールがうまく書けない」「失礼にならないメールの書き方が知りたい」と悩んでいるかもしれません。難しいように思えるビジネスメールですが、基本の型を覚えることで、相手の印象に残るような丁寧な文章を作成することが可能です。

今回は、ビジネスメールの文例を営業シーン別に解説します。各シーンに応じて、一般営業・賃貸仲介営業それぞれのパターンで解説するため、お困りの方はぜひ参考にしてみてください。

印象の良いビジネスメールに見られる共通の3つのポイント

好印象に見られるビジネスメールに共通するポイントを3つ解説します。

件名がわかりやすい

わかりやすい件名は結論を伝える役割があり、本文の内容も理解しやすくなります。「○月○日の内見のご予定日について」など、具体的な内容を意識することで、誰から・何の目的で送られてきたメールなのかが一目で判断できます。

先方への気遣いに繋がるため、件名はわかりやすさを重視しましょう。

クッション言葉を活用している

クッション言葉は文章の表現を柔らかくして、丁寧な印象を与えられます。クッション言葉とは「あいにくですが…」「申し訳ございませんが…」など、本文の冒頭に入る言葉です。

メールは文章だけのやり取りなので、対面よりも言葉がストレートに伝わります。内容によっては誤解を生じさせ、相手に冷たい印象を与えてしまうため、文章の冒頭はクッション言葉を意識しましょう。

正しい日本語を使用している

正しい日本語を使わなければ「この人に物件の案内を任せても大丈夫？」などの不安を与えかねません。尊敬語・謙譲語・丁寧語を正しく使い分けつつ、過剰な表現は避けましょう。メールの文面においては、相手よりひとつ上の丁寧さを意識することで、正しい日本語かつ伝わりやすい文章に仕上げられます。

また、漢字の間違い（図ると測るなど）や助詞（てにをは）など、基本的な文法にも気を付けてください。

【ビジネスメールの文例①】お礼メールを送る際のマナーとポイント

まずはお礼メールを送る際のビジネスマナーの文例をご紹介します。商談後や打ち合わせ後など、お礼メールは送る頻度の高いメールなので、決まった型を覚えておくと便利です。

※下記の関連記事でも詳しく解説しているので、メール作成の際は参考にしてみてください。

ファーストコンタクトの場合

ファーストコンタクトに送る文例から見ていきましょう。

ファーストコンタクトは次回の商談・打ち合わせに繋げられるよう、手続きや連絡に関する一文を添えておきましょう。さらに、相手を配慮する「お気軽に」「何なりと」などの表現を加えて、丁寧な印象を与えることも大切です。

話した会話内容をメールに含めるとより印象アップ！

ビジネスメールに会話内容を含めると人間味が出てくるため、印象アップに繋がります。事務的な文章は読みやすいですが、賃貸仲介の営業マンは顧客に寄り添う姿勢も重要です。

内見・商談での雑談を本文に含めると、人間味・柔らかさがプラスされ、距離感が縮まります。質問や問合せにも繋がるため、本文には会話の内容も盛り込んでみてください。

2回目以降にコンタクトを取る

次に紹介するのは、2回目以降にコンタクトを取るビジネスメールの文例です。

2回目以降であれば、成約に向けた話も含めてメールを送れます。このケースにおいても、次へ繋げること（別の物件紹介や内見の手配など）を意識しましょう。

次に会う日程を提案することで、次のステップへスムーズに進みやすくなる！

日程調整など具体性のある内容を盛り込むことで、次回以降の商談や契約成立に繋がりやすくなります。たとえば、顧客から「検討します」という旨の回答を得た場合、単純なお礼メールでは進展がないかもしれません。

漠然とした状態で顧客を放置するよりも、「いつ・何を・どうするのか」を明確にすることで検討の方向性が定まり、次のステップに進みやすくなります。

商談後に課題をもらった場合

商談後に課題をもらった場合の文例もチェックしておきましょう。

課題をもらった場合は、解決に向けて動いていること、具体的な対応方法、なども含めてお礼メールを送りましょう。さらに、次のアクション（上記の場合は資料の添付）を記載すると相手の行動指針を示せるため、より丁寧なメールを送れます。

商談後3日以内に再提案メールを送るとより印象アップ！

商談後3日以内に再提案メールを送ると「寄り添ってくれている」「親身になってくれている」といった印象を与えやすくなります。賃貸仲介の営業マンは長期的なアプローチが求められることもあり、顧客側としては安心して任せられる人に案内してほしいと考えます。

「いつでも対応できる」「あなたのことを考えて提案している」という姿勢を見せるためにも、再提案メールは必要です。さらに、顧客は他の賃貸仲介業者と商談している可能性もあるので、3日以内を目安にアプローチをしかけて、契約にこぎつけましょう。

契約を検討してもらった場合

契約を検討してもらった場合、以下のようなお礼メールを送りましょう。

契約書を交わすまでは成約達成とはならないため、この場合のお礼メールは契約までフォローするつもりで送ります。気軽に連絡が取れることをアピールしつつ、丁寧な文章は忘れないようにしましょう。

契約をもらった場合

先ほどは検討段階のメールでしたが、ここでは契約をもらった場合のお礼メールを見ていきましょう。

契約が成立した場合は、感謝の気持ちを示しつつ、今後も寄り添って対応できることをアピールしましょう。契約後はリピーターとなってもらうためにも、従来と同様の丁寧な対応が必要です。

今後のフローや必要書類などを送るとスムーズに契約手続きが進めやすくなる！

契約後のお礼メールでは、今後のフローや必要書類などを添えると、顧客がスムーズに手続きを進められます。フローの場合、箇条書きかつ簡潔に記載することで、全体の流れをイメージしやすいでしょう。ただし、資料やフローのボリュームが大きくなると、感謝よりも業務連絡の印象が強くなるため注意が必要です。

【ビジネスメールの文例②】返信メールを送る際のマナー

次に、返信メールを送る際のビジネスマナーについて、文例を交えながら解説します。状況によって異なりますが、返信メールは特に送るタイミングを意識することが重要とされています。

※下記の関連記事でも返信メールのマナーについて解説しているので、気になる方はこちらも参考にしてみてください。

お礼に対する返信の場合

相手から送られたお礼メールに対して返信する場合は、以下の文例を参考にしてみてください。

相手のお礼に対しては迅速に返信し、件名は変更せずにメールを送信しましょう。こちらの返信が遅くなると、メールが無事届いているか相手は判断できません。さらに件名を変更してしまうとどのメールのやり取りか判断しにくくなってしまうので、修正を加えずそのまま残すようにしてください。

クレーム・苦情に対する返信の場合

続いて、クレーム・苦情に対する返信の文例を見ていきましょう。

クレーム・苦情に対する返信では、相手の気持ちに寄り添えるよう丁寧な表現を使うことが大切です。「お手数ですが」「恐縮ではございますが」など、気持ちを逆撫でしない表現を使用しましょう。

状況確認や説明を迅速に行おう

クレーム・苦情に対する返信は、状況確認と説明を迅速に行い、相手に納得してもらうことが重要です。嘘や個人の解釈は状況悪化のリスクがあるため、5W1Hを意識して状況の整理に努めましょう。

結果が原因不明だったとしても、その旨と今後の対応を伝えることで、誠実な対応力を示せます。

宛名や文章の誤字脱字などに留意しよう

クレームの返信では、宛名や誤字脱字、間違った表現などがないかチェックして、失礼な対応を取らないよう留意してください。文章のミスは信用を損ない、間違った表現は冷たい印象を与えかねません。

問合せに対する返信の場合

問合せに対する返信にも気を配る必要があります。以下の文例を参考にし、自分なりのアレンジを加えてみてください。

問合せに対しては、相手の要望に合わせたシンプルな回答を意識しましょう。問合せにいたった背景までイメージしつつ回答できればやり取りの回数を抑えられるため、相手に余計な手間をかけさせません。

質問に対する返信の場合

続いて、質問に対する返信の文例を紹介します。

質問に対する返信の場合も、問合せ対応と同様に回答内容へ注意を配ることが大切です。上記の場合、質問への回答＋次のアクションまで先回りして記載しています。丁寧な内容と文章により「親身な対応」をアピールし、自社への信頼度アップを図りましょう。

日程調整依頼に対する返信の場合

お客様との日程調整も大事な仕事のひとつです。それでは日程調整依頼に対する返信の文例を見ていきましょう。

日程調整依頼が来た場合、迅速に返信しましょう。時間をかけすぎてしまうと、相手はスケジュールを確定させられません。すぐに返信できない場合は返信できない旨＋何時間後に返信するかも伝え、相手を配慮することが重要です。

必要な道具や注意事項も併せて記載をするとより印象アップ！

日程調整への返信では、次回の商談・内見などで必要な道具・注意事項も併せて記載すると、丁寧な印象を持ってもらえます。たとえば、内見の場合に「メジャー・メモ帳を持っておくと寸法をメモしつつ、レイアウトをイメージしやすい」といった旨を記載しておけば、顧客はスムーズに内見を進められるでしょう。

注意事項などの記載がなく、当日を迎えてトラブルが発生すると信頼を損ないかねないので、注意してください。

【ビジネスメールの文例③】謝罪メールを送る際のマナーとポイント

続いて、謝罪メールを送る際のビジネスマナーについて、文例を交えながら解説します。謝罪メールの内容を間違えるとさらなるトラブルに発展してしまうため、事前に大事なポイントを押さえておくようにしましょう。

※謝罪メールについては下記の関連記事でも詳しく解説しているため、メール作成時は参考にしてみてください。

納期遅れに対する謝罪メールの場合【社外宛】

まずは納期遅れに対する謝罪メール（社外宛）の文例を紹介します。

納品遅れに関しては、遅れたことに対する謝罪＋現状や今後の予定について具体的に記載します。スケジュールの再調整をしてもらうためにも、具体的な納品予定日を記載しましょう。

対応が完了したら、進捗報告のメールを送ろう

対応が完了した場合、進捗報告のメールをすぐに送信して、現状を伝えましょう。相手側からすると、さらなる納品遅れのリスクがある他、現状が把握できなければ不安・焦りを抱えたままです。

納品完了までフォローを続け、相手の段取りが崩れない配慮を忘れてはいけません。

クレームに対する謝罪メールの場合【社外宛】

続いて、クレームに対する謝罪メール（社外宛）の文例を紹介します。クレームの大小問わず、真摯な対応を心がけて文面を書くことが重要です。

社外向けの謝罪メール（業務上の不手際に関して）では、謝罪の意＋詳細（原因や対策など）について記載しましょう。誠意を見せるだけでなく、信頼回復のために今後どう対処するのかも含めてメールを作成しなければなりません。

今後の改善・対策案もメールで説明をするように心がけよう

今後の改善・対策案は特に明確化してほしいポイントなので、謝罪メールで必ず説明しましょう。相手の損害を直接的に補填できない改善・対策案だったとしても、顧客からのクレームに真摯に対応するという姿勢は好印象に繋がります。

メールの誤送信に対する謝罪メールの場合【社外宛】

次は、誰もがやってしまうメールの誤送信に対する謝罪メール（社外宛）の文例を紹介します。

誤送信が起きた際は、迅速に謝罪メールを送って該当メールを削除してもらいましょう。誤送信の内容にもよりますが、被害を抑えるためにも早急に対応しなければなりません。

さらに、誤送信は情報漏洩に繋がるミスなので、相手が得意先であれば信頼を失うおそれもあります。原因と対策も添えて、謝罪メールを送りましょう。

自分のミスに対する謝罪メールの場合【社内宛】

ここで紹介するのは、自分のミスに対する謝罪メール（社内宛）の文例です。素直に非を認め、言い訳がましくならないように注意して文面を書きましょう。

社内向けの謝罪メールであっても、原因と対策は忘れないようにしましょう。早急にメールを送り、相手に混乱を与えない配慮も大切です。

欠席に対する謝罪メールの場合【社内宛】

続いて、飲み会や送別会などを欠席する際に送るメールの文例を紹介します。

欠席に対する謝罪メールでは、早急に欠席の旨を伝えて、相手が出欠確認を取りやすいよう配慮しましょう。可能であれば、欠席の理由も添えておくと、ネガティブな印象を与えにくくなります。

欠席をする場合はすぐに連絡をするように心がけよう

欠席の場合はすぐに連絡して、相手が準備しやすい状況を作ることが大切です。言葉を濁すことなく直接的に欠席の旨を伝えることで、相手はスケジュールを立てられます。

また、欠席理由の説明（可能な範囲で）や誘いを受けたことへの感謝を伝えると、ネガティブな印象を持たれにくくなります。

ポジティブな内容も挿入するようにしよう

「次回は参加したい」「本当は参加したかった」などポジティブな内容を挿入すると、次の機会に繋げられます。飲み会や送別会の優先順位が高いこともアピールできるため、ネガティブな理由で欠席したわけではないことが伝えられるでしょう。

【ビジネスメールの文例④】日程調整メールを送る際のマナーとポイント

ここからは、日程調整メールを送る際のビジネスマナーと文例をそれぞれ見ていきましょう。

※下記の関連記事も参考にしながら、相手を配慮できる日程調整メールを送れるように意識してチェックしてみてください。

自分から日程候補を挙げる場合

まずは自分から日程候補を挙げる場合の文例を紹介します。

日程調整では候補をいくつか挙げて、相手のスケジュールに配慮しましょう。候補日での調整が難しい場合の対応についても記載しておくと、より丁寧なメールを作成できます。

提示する候補日は3～5個くらいにしよう

提示する候補日を3～5個程度に絞ることで、相手のスケジュール調整の手間を減らすことが可能です。候補日が少なすぎてはスケジュール調整ができず、多すぎては確認に手間がかかります。

候補日を絞りつつ具体的な時間も提示すること、相手はスムーズにスケジュール調整できるでしょう。

相手に日程候補を挙げてもらう場合

自分で日程の候補を挙げるケースではなく、相手に候補日を挙げてもらうこともあるでしょう。そのような場合、以下のような文例をアレンジして活用してみてください。

相手から候補日を挙げてもらう場合は、打ち合わせの目的と場所の明記を忘れないようにしましょう。無駄なやり取りを減らし相手の負担にならないためにも、必要な情報を簡潔に記載することが大切です。

【ビジネスメールの文例⑤】返信遅れをお詫びするメールを送る際のマナー

返信遅れに対するお詫びメールにもビジネスマナーがあります。次項からシーン別の文例を紹介していきますので、実際の状況をイメージしながらチェックしてみてください。

※下記の関連記事でも詳しく解説しているので、こちらも一度読んでおくと良いでしょう。

社内の人に詫びる場合

社内の人にお詫びをする場合、以下の文例を参考にしてみてください。

社内向けのお詫びメールであっても、謝罪の意と丁寧な文章は欠かせません。今後の業務に支障をきたさないよう、丁寧に謝罪して本題へスムーズに移りましょう。

お客様に詫びる場合

社内の方ではなく、お客様に詫びる場合はより丁寧な文面が求められます。

顧客対応におけるスピード感は、顧客満足度へも繋がる重要なポイントです。対応が遅れている場合、十分な謝罪とより迅速な対応が求められます。

誤字脱字などに気を付けつつ、すぐに返信をしよう

返信遅れを謝罪する際は、気づいた時点ですぐに対応し、相手に謝罪の意と内容確認の旨を伝えましょう。内容の重要度に関わらず、返信が遅れると相手はメールを見てくれているか不安を感じます。

誤字脱字は信用にも関わるため、文面のチェックを行ったうえで速やかに返信することが重要です。

【ビジネスメールの文例⑥】催促メールを送る際のマナー

お客様からの反応が見られない場合、催促メールを送る必要があります。この催促メールにもビジネスマナーがありますので、それぞれ文例を交えながら解説します。

※下記2本の関連記事でも解説しているので、興味をお持ちの方はぜひ参考にしてみてください。

質問の回答を催促する場合

まずは、質問の回答を催促する場合の文例を紹介します。

相手に回答を求める場合、前回連絡した際の日時と要件も併せて記載しましょう。相手が要件を忘れていることも考えられるので、できるだけ短時間で回答を得るにはこのような配慮が必要です。

入金を催促する場合

家賃やローンなど入金を催促する場合の文例は以下のとおりです。

入金に関する催促メールでは、現在把握できている状況＋いつまでに対応してほしいのかを明記します。具体性のある内容で、対応の優先度を上げてもらいましょう。

さらに、入金状況は口座への反映までに時間がかかりがちです。そのため、行き違いを考慮した文言も添えておくと、より丁寧な文章が作成できます。

催促しても連絡がない場合

何らかの理由により、催促しても連絡がないことも考えられます。そのような場合、以下の文例を参考にしてみてください。

相手からの連絡がない場合、急を要する状況でなければ一度目のメールを送ってから24時間以降に催促しましょう。ビジネスマナーにおいて、メールの返信は24時間以内がベターです。相手の都合も考慮し、催促メールを送るタイミングにも気を配ることが大切です。

何通も送ったメールへの返信がない場合は、電話をして確認をするのもひとつの手

メールを催促しても返信がない場合は、電話をかけて確認するのもひとつの手段です。緊急性が高いメールの場合は、メールと一緒に電話でフォローを入れる方法もあります。

ただし、就業開始直後や終業時は忙しい可能性もあるため、お昼前後を目安に電話をかけましょう。

社内の人に確認を催促する場合

ここまでは社外の方に向けた催促メールを紹介してきましたが、社内の人に確認を催促する場合の文例も押さえておきましょう。

社内向けの場合、社外向けよりもフランクな文面でも問題ありませんが、相手の状況を考慮した丁寧な要素は意識してください。また、なぜ対応してほしいのか、いつまでに対応が必要なのかなども明記して優先的に連絡してもらえるようにしましょう。

【ビジネスメールの文例⑦】新規開拓メールを送る際のマナーとポイント

最後に、営業マンなら覚えておきたい新規開拓メールを送る際のビジネスマナーと文例を見ていきましょう。

※下記の関連記事も参考にしながらお客様の心を掴む効果的なメールを作成しましょう。

初めて新規開拓メールを送る場合

まずは、初めて新規開拓メールを送る場合の文例を紹介します。

本文においては、相手に余計な時間を取らせないよう端的な表現を意識しましょう。失礼な表現がないか不安な場合は、先輩や上司に相談してチェックしてもらうことをおすすめします。

2回目以降の新規開拓メールを送る場合

続いて、2回目以降を想定した新規開拓メールを送る場合の文例を見ていきましょう。

2回目以降の新規開拓メールの場合、先方の課題解決や目標達成などをより深く訴求できる提案を意識しましょう。毎回同じ提案をするのは、相手に余計な時間を取らせてしまうため失礼です。

時間帯に気を付けてメールを送ろう

新規開拓メールは朝や夕方など、読まれやすい時間帯を狙って送りましょう。相手が企業・一般顧客どちらであっても、日中は他のメールに埋もれてしまう可能性があります。

特に朝は、日光を浴びることで心が穏やかになると言われています。メールを読んでもらうチャンスなので、新規開拓の際は時間帯を意識してメールを送りましょう。

新規開拓メールに対して返信が来た場合

新規開拓メールに対し、返信が来た場合は以下の文例を参考にして返信メールの内容を考えましょう。

返信する際は件名の「Re:」を残しておきましょう。「Re:」があることで、何に対するメールか一目で把握できます。また、返信は迅速に行い、相手に時間を取らせない、余計な不安を与えないなどもメールのマナーです。

ビジネスメールの書き方を覚えて今後の仕事に役立てよう

ビジネスメールでは、本文の表現方法や言葉の選び方などをシーン別に考えなければなりません。実際のビジネスシーンにおいて「メールの作成に時間がかかる」「書き方がわからない」と感じたときは、今回解説したシーン別の文例を確認してみてください。

もし書き方に苦戦したときは、「相手への配慮」を意識しましょう。マナーとは、相手を思いやる気持ちを明確化したものなので、配慮を忘れなければ失礼な振る舞いを避けられます。誠意を持って対応を心がけ、お客様や上司と良好な関係を築いていきましょう。