記事公開日:2022/07/21
最終更新日:2024/01/11
新入社員の方や、別の部署から異動してきたばかりという方の場合、「ビジネスメールがうまく書けない」「失礼にならないメールの書き方が知りたい」と悩んでいるかもしれません。難しいように思えるビジネスメールですが、基本の型を覚えることで、相手の印象に残るような丁寧な文章を作成することが可能です。
今回は、ビジネスメールの文例を営業シーン別に解説します。各シーンに応じて、一般営業・賃貸仲介営業それぞれのパターンで解説するため、お困りの方はぜひ参考にしてみてください。
目次
好印象に見られるビジネスメールに共通するポイントを3つ解説します。
わかりやすい件名は結論を伝える役割があり、本文の内容も理解しやすくなります。「○月○日の内見のご予定日について」など、具体的な内容を意識することで、誰から・何の目的で送られてきたメールなのかが一目で判断できます。
先方への気遣いに繋がるため、件名はわかりやすさを重視しましょう。
クッション言葉は文章の表現を柔らかくして、丁寧な印象を与えられます。クッション言葉とは「あいにくですが…」「申し訳ございませんが…」など、本文の冒頭に入る言葉です。
メールは文章だけのやり取りなので、対面よりも言葉がストレートに伝わります。内容によっては誤解を生じさせ、相手に冷たい印象を与えてしまうため、文章の冒頭はクッション言葉を意識しましょう。
正しい日本語を使わなければ「この人に物件の案内を任せても大丈夫?」などの不安を与えかねません。尊敬語・謙譲語・丁寧語を正しく使い分けつつ、過剰な表現は避けましょう。メールの文面においては、相手よりひとつ上の丁寧さを意識することで、正しい日本語かつ伝わりやすい文章に仕上げられます。
また、漢字の間違い(図ると測るなど)や助詞(てにをは)など、基本的な文法にも気を付けてください。
まずはお礼メールを送る際のビジネスマナーの文例をご紹介します。商談後や打ち合わせ後など、お礼メールは送る頻度の高いメールなので、決まった型を覚えておくと便利です。
※下記の関連記事でも詳しく解説しているので、メール作成の際は参考にしてみてください。
ファーストコンタクトに送る文例から見ていきましょう。
○○様
お世話になります。
○○株式会社の○○でございます。
本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
ご紹介させていただいた物件につきまして、お申し込みをご検討の場合は、すぐに手配いたします。
お気軽にご連絡いただければと存じます。
ご不明点やご質問等ございましたら、何なりとお申し付けくださいませ。
株式会社〇〇〇〇
○○部 部長 〇〇 〇〇 様
平素よりお世話になっております。
本日、弊社商品○○をご提案させていただきました、
株式会社〇〇の○○と申します。
ご多忙にもかかわらず、お時間をいただき、誠にありがとうございます。
また、御社の課題や今後についてお話しいただき、心より感謝申し上げます。
弊社の商品に関しまして、ご不明点や疑問点などございましたら、
お気軽にご相談くださいませ。
〇〇様にお会いできましたご縁を大切に、
より一層精進してまいりますので、引き続きよろしくお願いいたします。
メールにて大変恐縮ですが、取り急ぎお礼まで申し上げます。
ファーストコンタクトは次回の商談・打ち合わせに繋げられるよう、手続きや連絡に関する一文を添えておきましょう。さらに、相手を配慮する「お気軽に」「何なりと」などの表現を加えて、丁寧な印象を与えることも大切です。
ビジネスメールに会話内容を含めると人間味が出てくるため、印象アップに繋がります。事務的な文章は読みやすいですが、賃貸仲介の営業マンは顧客に寄り添う姿勢も重要です。
内見・商談での雑談を本文に含めると、人間味・柔らかさがプラスされ、距離感が縮まります。質問や問合せにも繋がるため、本文には会話の内容も盛り込んでみてください。
次に紹介するのは、2回目以降にコンタクトを取るビジネスメールの文例です。
○○様
お世話になります。
○○株式会社の○○でございます。
本日も貴重なお時間いただき、誠にありがとうございました。
ご用意しました資料はいかがだったでしょうか。
ご検討していただくうえで、ご不明点や違った条件での物件をご希望の場合はお気軽にご連絡ください。
気になる物件がございましたら、すぐにでも内見を手配いたしますので、お申し付けくださいませ。
○○○○株式会社
○○部
○○ ○○様
お世話になります。
○○株式会社の○○でございます。
ご紹介いたしましたサービス内容について
ご不明な点やご要望などがございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。
ぜひ、貴社のお役に立ちたく存じます。
今後ともメールやお電話にてご案内できればと思いますので、
何卒よろしくお願い申し上げます。
2回目以降であれば、成約に向けた話も含めてメールを送れます。このケースにおいても、次へ繋げること(別の物件紹介や内見の手配など)を意識しましょう。
日程調整など具体性のある内容を盛り込むことで、次回以降の商談や契約成立に繋がりやすくなります。たとえば、顧客から「検討します」という旨の回答を得た場合、単純なお礼メールでは進展がないかもしれません。
漠然とした状態で顧客を放置するよりも、「いつ・何を・どうするのか」を明確にすることで検討の方向性が定まり、次のステップに進みやすくなります。
商談後に課題をもらった場合の文例もチェックしておきましょう。
○○様
お世話になります。
株式会社○○の○○でございます。
本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
○○様からお申し出をいただいた「○○の設備がある物件」につきまして、
現状は空きがない状況でございます。
ご検討いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
つきましては、周辺エリアの条件が近しい物件をいくつかピックアップ
いたしましたので、資料を添付いたします。
お目通しいただき、ご要望をお聞かせいただけましたら幸いです。
なお、ご希望条件に沿った物件の空きが出てまいりましたら、早急にご報告いたします。
株式会社◯◯
○○部 課長 ◯◯ ◯◯様
お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯でございます。
先ほどはお忙しい中、お時間をいただき、ありがとうございました。
ご面談時に◯◯様がおっしゃっておられた「◯◯◯◯」につきまして、
最適なご提案ができるよう、尽力させていただきたく存じます。
また、次回の提案は上記の点を中心に進めさせていただきたく、
それ以外にも気になる点がございましたら、些細なことでも構いませんので、
お気軽にお申し付けいただければと存じます。
それでは、次回◯月◯日◯時より、どうぞよろしくお願いいたします。
課題をもらった場合は、解決に向けて動いていること、具体的な対応方法、なども含めてお礼メールを送りましょう。さらに、次のアクション(上記の場合は資料の添付)を記載すると相手の行動指針を示せるため、より丁寧なメールを送れます。
商談後3日以内に再提案メールを送ると「寄り添ってくれている」「親身になってくれている」といった印象を与えやすくなります。賃貸仲介の営業マンは長期的なアプローチが求められることもあり、顧客側としては安心して任せられる人に案内してほしいと考えます。
「いつでも対応できる」「あなたのことを考えて提案している」という姿勢を見せるためにも、再提案メールは必要です。さらに、顧客は他の賃貸仲介業者と商談している可能性もあるので、3日以内を目安にアプローチをしかけて、契約にこぎつけましょう。
契約を検討してもらった場合、以下のようなお礼メールを送りましょう。
○○様
平素より大変お世話になっております。
○○株式会社の○○でございます。
本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
ご紹介させていただいた物件をご検討いただく中で、ご要望など
ございましたらお気軽にご相談くださいませ。
○○様のご要望に沿えますよう、鋭意努力いたします。
また、ご不明点やご質問に関しても、何なりとお申し付けください。
株式会社◯◯
○○部 課長 ◯◯ ◯◯様
本日、◯◯サービスのご提案をさせていただきました、
株式会社◯◯の◯◯です。
ご多忙にもかかわらず、
貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございます。
本日ご提案をさせていただきました○○について、
ご検討いただき誠にありがとうございます。
ご面談時に相談させていただいたとおり、
◯月◯日にて、ご検討状況について確認のご連絡を入れさせていただきますので
何卒よろしくお願い申し上げます。
また、ご不明点やご質問に関しても、何なりとお申し付けください。
契約書を交わすまでは成約達成とはならないため、この場合のお礼メールは契約までフォローするつもりで送ります。気軽に連絡が取れることをアピールしつつ、丁寧な文章は忘れないようにしましょう。
先ほどは検討段階のメールでしたが、ここでは契約をもらった場合のお礼メールを見ていきましょう。
○○様
お世話になっております。
○○不動産の○○でございます。
本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
また、ご契約いただけましたこと、深く感謝申し上げます。
「当社を選んで良かった」とのお言葉をいただけるよう、
○○様の担当として、今後も誠心誠意サポートいたします。
なお、今後のお手続きに関しても、ご不明点や疑問点など
ございましたら、何なりとお申し付けください。
○○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社○○商事、営業部の○○です。
このたびは、弊社の○○サービスを新規ご契約いただきまして、
誠にありがとうございます。
弊社の○○サービスは多様なカスタマイズ機能を持つ、画期的な新サービスと自負しております。
それだけに、鋭い選択眼をお持ちの貴社にご利用いただけることを
企画開発担当一同、大変喜んでおります。
末長くご利用くださいますよう、
心よりお願い申し上げます。
なお、ご不明の点などがございましたら、
いつでも担当の私、○○まで何なりとお申し付けください。
契約が成立した場合は、感謝の気持ちを示しつつ、今後も寄り添って対応できることをアピールしましょう。契約後はリピーターとなってもらうためにも、従来と同様の丁寧な対応が必要です。
契約後のお礼メールでは、今後のフローや必要書類などを添えると、顧客がスムーズに手続きを進められます。フローの場合、箇条書きかつ簡潔に記載することで、全体の流れをイメージしやすいでしょう。ただし、資料やフローのボリュームが大きくなると、感謝よりも業務連絡の印象が強くなるため注意が必要です。
次に、返信メールを送る際のビジネスマナーについて、文例を交えながら解説します。状況によって異なりますが、返信メールは特に送るタイミングを意識することが重要とされています。
※下記の関連記事でも返信メールのマナーについて解説しているので、気になる方はこちらも参考にしてみてください。
相手から送られたお礼メールに対して返信する場合は、以下の文例を参考にしてみてください。
【件名】
Re:○○の打ち合わせのお礼
【本文】
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社○○ ○○部の○○です。
こちらこそ、先日はお忙しい中貴重なお時間をいただきありがとうございました。
ご提案いただきました○○につきましては、次回の社内会議で検討いたします。
導入可否については、結果がまとまり次第あらためてご報告いたします。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
相手のお礼に対しては迅速に返信し、件名は変更せずにメールを送信しましょう。こちらの返信が遅くなると、メールが無事届いているか相手は判断できません。さらに件名を変更してしまうとどのメールのやり取りか判断しにくくなってしまうので、修正を加えずそのまま残すようにしてください。
続いて、クレーム・苦情に対する返信の文例を見ていきましょう。
【件名】
Re:○○が機能しません
【本文】
○○様
平素よりお世話になっております。
株式会社○○の○○でございます。
このたびは弊社の○○に関してご不快な思いをされたとのこと、誠に申し訳ございません。
○○につきましては状況を確認いたしますので、発生した日時や状況を詳しくお教えいただくことは可能でしょうか。
状況を教えていただき次第、こちらで確認を行い即時対応いたします。
他に気になる点などございましたら、何なりとお申し付けくださいませ。
お忙しいところ恐縮ではございますが、ご返信をお待ちしております。
株式会社○○
○○部 ○○様
平素は格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。
○○株式会社の○○でございます。
このたびは弊社製品の不備によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
本件につきましては、どの工程でトラブルが発生したか、弊社品質管理部にて調査中です。
大変恐縮ではございますが、原因解明につきましては今しばらくお時間をいただければ幸いです。
また、不備のあった製品は、本日中に新品と交換対応をさせていただきます。
今後このようなご不便となることがないよう、原因の追究、社内での情報共有を徹底し、再発防止に努めてまいります。
このたびは、誠に申し訳ございませんでした。
取り急ぎのご連絡とさせていただきますが、何卒よろしくお願いいたします。
クレーム・苦情に対する返信では、相手の気持ちに寄り添えるよう丁寧な表現を使うことが大切です。「お手数ですが」「恐縮ではございますが」など、気持ちを逆撫でしない表現を使用しましょう。
クレーム・苦情に対する返信は、状況確認と説明を迅速に行い、相手に納得してもらうことが重要です。嘘や個人の解釈は状況悪化のリスクがあるため、5W1Hを意識して状況の整理に努めましょう。
結果が原因不明だったとしても、その旨と今後の対応を伝えることで、誠実な対応力を示せます。
クレームの返信では、宛名や誤字脱字、間違った表現などがないかチェックして、失礼な対応を取らないよう留意してください。文章のミスは信用を損ない、間違った表現は冷たい印象を与えかねません。
問合せに対する返信にも気を配る必要があります。以下の文例を参考にし、自分なりのアレンジを加えてみてください。
【件名】
Re:○○について教えてください
【本文】
○○様
このたびはお問合せをいただきまして、誠にありがとうございました。
担当いたします、株式会社○○の○○と申します。
今後ともよろしくお願いいたします。
お問合せいただいた物件につきまして、現在空室がございますので内見可能です。
ご都合の良い日程を第三希望までお教えいただけますでしょうか。
お忙しい中恐縮ではございますが、ご返信をお待ちしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。
問合せに対しては、相手の要望に合わせたシンプルな回答を意識しましょう。問合せにいたった背景までイメージしつつ回答できればやり取りの回数を抑えられるため、相手に余計な手間をかけさせません。
続いて、質問に対する返信の文例を紹介します。
【件名】
Re:○○の空室状況について
【本文】
○○様
このたびは弊社掲載物件へのご質問、誠にありがとうございます。
担当させていただく株式会社○○の○○と申します。
今後ともよろしくお願いいたします。
お問合せいただいた賃貸物件につきまして、大変恐れ入りますが該当する設備は完備されておりません。
つきましては、近郊で条件の近しい賃貸物件をご紹介いたします。
他にもご希望の条件などがございましたら、そちらに応じてご提案させていただきたく存じます。
以下に今回の検索条件を記載いたしますので、ご希望と異なる点をお聞かせいただけますと幸いです。
(検索条件)
他にご要望などがございましたらご遠慮なくお申し付けください。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
質問に対する返信の場合も、問合せ対応と同様に回答内容へ注意を配ることが大切です。上記の場合、質問への回答+次のアクションまで先回りして記載しています。丁寧な内容と文章により「親身な対応」をアピールし、自社への信頼度アップを図りましょう。
お客様との日程調整も大事な仕事のひとつです。それでは日程調整依頼に対する返信の文例を見ていきましょう。
○○様
お世話になっております。
○○不動産の○○です。
お忙しい中ご調整いただき、誠にありがとうございます。
それでは、以下の日程でお打ち合わせいたしたく存じます。
日時:○月○日(○)○:○〜○:○
場所:弊社にて
当日はよろしくお願いいたします。
【件名】
Re:新製品(○○)お打ち合わせ日時のご相談
【本文】
株式会社○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。
○○のお打ち合わせに関しまして、日程をご調整いただきありがとうございます。
ご提示いただきました日程のうち、下記の日時にお伺いしてもよろしいでしょうか。
○月○日(○曜日)○○時〜
お忙しいところ恐縮ですが、何卒お願い申し上げます。
日程調整依頼が来た場合、迅速に返信しましょう。時間をかけすぎてしまうと、相手はスケジュールを確定させられません。すぐに返信できない場合は返信できない旨+何時間後に返信するかも伝え、相手を配慮することが重要です。
日程調整への返信では、次回の商談・内見などで必要な道具・注意事項も併せて記載すると、丁寧な印象を持ってもらえます。たとえば、内見の場合に「メジャー・メモ帳を持っておくと寸法をメモしつつ、レイアウトをイメージしやすい」といった旨を記載しておけば、顧客はスムーズに内見を進められるでしょう。
注意事項などの記載がなく、当日を迎えてトラブルが発生すると信頼を損ないかねないので、注意してください。
続いて、謝罪メールを送る際のビジネスマナーについて、文例を交えながら解説します。謝罪メールの内容を間違えるとさらなるトラブルに発展してしまうため、事前に大事なポイントを押さえておくようにしましょう。
※謝罪メールについては下記の関連記事でも詳しく解説しているため、メール作成時は参考にしてみてください。
まずは納期遅れに対する謝罪メール(社外宛)の文例を紹介します。
【件名】
○○の納期遅延に関するお詫び
【本文】
平素よりお世話になっております。
株式会社××の△△です。
弊社製品「○○」の納品遅れによって、貴社にご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。
詳しい調査の結果、このたびの納期遅延は~~が原因であると判明いたしました。
早急に該当商品の手配をし、○月○日に貴社へお届けできる予定です。
今後またこのような問題が起こらないよう管理を徹底してまいりますので、
何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
まずはメールにて、今回の件のお詫びとご連絡を申し上げます。
納品遅れに関しては、遅れたことに対する謝罪+現状や今後の予定について具体的に記載します。スケジュールの再調整をしてもらうためにも、具体的な納品予定日を記載しましょう。
対応が完了した場合、進捗報告のメールをすぐに送信して、現状を伝えましょう。相手側からすると、さらなる納品遅れのリスクがある他、現状が把握できなければ不安・焦りを抱えたままです。
納品完了までフォローを続け、相手の段取りが崩れない配慮を忘れてはいけません。
続いて、クレームに対する謝罪メール(社外宛)の文例を紹介します。クレームの大小問わず、真摯な対応を心がけて文面を書くことが重要です。
【件名】
【お詫び】~~について
【本文】
平素より、弊社サービスをご利用いただき誠にありがとうございます。
株式会社○○の××です。
弊社従業員△△の不手際により▲▲様にご不快な思いをさせてしまいましたこと、
謹んでお詫び申し上げます。
このような事態にいたりましたのは、弊社の従業員教育不足および監督不行き届きが原因でございます。
該当の従業員△△には、弊社より厳重注意を行いました。
本人もこのたびのことを猛省しておりますので、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
これからも、何かお気づきになった点がございましたら何なりとご指摘くださいませ。
このたびは大変申し訳ございませんでした。
社外向けの謝罪メール(業務上の不手際に関して)では、謝罪の意+詳細(原因や対策など)について記載しましょう。誠意を見せるだけでなく、信頼回復のために今後どう対処するのかも含めてメールを作成しなければなりません。
今後の改善・対策案は特に明確化してほしいポイントなので、謝罪メールで必ず説明しましょう。相手の損害を直接的に補填できない改善・対策案だったとしても、顧客からのクレームに真摯に対応するという姿勢は好印象に繋がります。
次は、誰もがやってしまうメールの誤送信に対する謝罪メール(社外宛)の文例を紹介します。
【件名】
メール誤送信のお詫び
【本文】
いつもお世話になっております。
株式会社○○の××です。
○月○日○時○分にお送りしたメールについて、宛先に誤りがございました。
つきましては、ご多忙の折大変恐縮ですが、該当メールの削除をお願い申し上げます。
この件は私の確認ミスにより、△△様にお手間をおかけしてしまう形となったことを
深くお詫び申し上げます。
今後このようなことが発生しないよう、ダブルチェックや宛先の確認など十分留意してまいります。
誠に申し訳ございませんでした。
誤送信が起きた際は、迅速に謝罪メールを送って該当メールを削除してもらいましょう。誤送信の内容にもよりますが、被害を抑えるためにも早急に対応しなければなりません。
さらに、誤送信は情報漏洩に繋がるミスなので、相手が得意先であれば信頼を失うおそれもあります。原因と対策も添えて、謝罪メールを送りましょう。
ここで紹介するのは、自分のミスに対する謝罪メール(社内宛)の文例です。素直に非を認め、言い訳がましくならないように注意して文面を書きましょう。
【件名】
○○に関するお詫び
【本文】
お疲れ様です。××部の△△です。
先ほど共有した資料について、内容に誤りがありました。
大変失礼いたしました。
この件に関しては、私の確認不足が原因です。
修正版のデータファイルをあらためて添付いたしますので、こちらをご参照ください。
今後はこのようなことがないよう、上司への確認とダブルチェックで対応いたします。
社内向けの謝罪メールであっても、原因と対策は忘れないようにしましょう。早急にメールを送り、相手に混乱を与えない配慮も大切です。
続いて、飲み会や送別会などを欠席する際に送るメールの文例を紹介します。
【件名】
本日の飲み会欠席のお詫び
【本文】
お疲れ様です。○○部の××です。
本日予定されている飲み会ですが、~~により急遽欠席することとなりました。
急なキャンセルで、幹事の△△様にはご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。
つきましては、キャンセル料をご教示いただけますと幸いです。
私としても本日の飲み会を楽しみにしておりましたので、
次回はぜひ参加させていただきたく存じます。
取り急ぎメールにて、欠席のご連絡とお詫びを申し上げます。
欠席に対する謝罪メールでは、早急に欠席の旨を伝えて、相手が出欠確認を取りやすいよう配慮しましょう。可能であれば、欠席の理由も添えておくと、ネガティブな印象を与えにくくなります。
欠席の場合はすぐに連絡して、相手が準備しやすい状況を作ることが大切です。言葉を濁すことなく直接的に欠席の旨を伝えることで、相手はスケジュールを立てられます。
また、欠席理由の説明(可能な範囲で)や誘いを受けたことへの感謝を伝えると、ネガティブな印象を持たれにくくなります。
「次回は参加したい」「本当は参加したかった」などポジティブな内容を挿入すると、次の機会に繋げられます。飲み会や送別会の優先順位が高いこともアピールできるため、ネガティブな理由で欠席したわけではないことが伝えられるでしょう。
ここからは、日程調整メールを送る際のビジネスマナーと文例をそれぞれ見ていきましょう。
※下記の関連記事も参考にしながら、相手を配慮できる日程調整メールを送れるように意識してチェックしてみてください。
まずは自分から日程候補を挙げる場合の文例を紹介します。
○○様
お世話になっております。
○○不動産の○○です。
ご希望物件の内見についてご連絡いただき、誠にありがとうございます。
【○○○○】の最寄り駅は○○駅ですので、
お越しいただければ、私がお車でお迎えにまいります。
つきましては、下記の日程でご都合のよろしい日時をご連絡いただけますでしょうか。
【候補日】
●月●日(●)●:●〜●:●
●月●日(●)●:●〜●:●
●月●日(●)●:●〜●:●
○○様からのご連絡をお待ち申し上げております。
よろしくお願いいたします。
【件名】
○○のお打ち合わせ日時のご相談
【本文】
株式会社○○ △△ 部 □□様
お世話になっております。
○○株式会社の□□です。
先日お話しました○○について、方向性と今後のスケジュール確認のため打ち合わせをお願いできればと存じます。
つきましては、下記の日程でご都合のよろしい日時をご連絡いただけますでしょうか。
【候補日】
●月●日(●)●:●〜●:●
●月●日(●)●:●〜●:●
●月●日(●)●:●〜●:●
可能でしたら貴社に伺い、1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。
上記の日程が難しい場合は、お気兼ねなくお申し付けください。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
日程調整では候補をいくつか挙げて、相手のスケジュールに配慮しましょう。候補日での調整が難しい場合の対応についても記載しておくと、より丁寧なメールを作成できます。
提示する候補日を3~5個程度に絞ることで、相手のスケジュール調整の手間を減らすことが可能です。候補日が少なすぎてはスケジュール調整ができず、多すぎては確認に手間がかかります。
候補日を絞りつつ具体的な時間も提示すること、相手はスムーズにスケジュール調整できるでしょう。
自分で日程の候補を挙げるケースではなく、相手に候補日を挙げてもらうこともあるでしょう。そのような場合、以下のような文例をアレンジして活用してみてください。
【件名】
【重要事項説明について】日程のご相談
【本文】
□□様
お世話になっております。
○○不動産の□□です。
お申し込み物件の入居審査が通りました。
契約にあたり重要事項の説明がございますため、お手数をおかけしますが
弊社までご来訪いただければ幸いです。
つきましては、□□様のご都合のよろしい日時を、いくつかお知らせいただけないでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
株式会社○○
○○部 ○○様
いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の○○です。
先日、お問合せいただいた「〇〇」について、
ぜひ貴社にお伺いして、1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。
つきましては、○○様のご都合のよろしい日時をお知らせいただければ幸いです。
お手数をおかけしますが、ご検討の程よろしくお願い申し上げます。
相手から候補日を挙げてもらう場合は、打ち合わせの目的と場所の明記を忘れないようにしましょう。無駄なやり取りを減らし相手の負担にならないためにも、必要な情報を簡潔に記載することが大切です。
返信遅れに対するお詫びメールにもビジネスマナーがあります。次項からシーン別の文例を紹介していきますので、実際の状況をイメージしながらチェックしてみてください。
※下記の関連記事でも詳しく解説しているので、こちらも一度読んでおくと良いでしょう。
社内の人にお詫びをする場合、以下の文例を参考にしてみてください。
【件名】
Re:△△社との打ち合わせについて
【本文】
○○ 部長
お疲れ様です。
営業部の○○です。
このたびは返信が遅くなり、大変失礼いたしました。
△△社との打ち合わせについて、以下の日程でアポイントメントを打診しております。
○月○日(○)○時〜
○月○日(○)○時〜
○月○日(○)○時〜
先方からは、○月○日までには日程を確定すると伺っておりますので、
日程が確定しましたらすぐに○○部長に申し伝えます。
よろしくお願いいたします。
社内向けのお詫びメールであっても、謝罪の意と丁寧な文章は欠かせません。今後の業務に支障をきたさないよう、丁寧に謝罪して本題へスムーズに移りましょう。
社内の方ではなく、お客様に詫びる場合はより丁寧な文面が求められます。
【件名】
Re:◎◎マンションの空き状況について
【本文】
○○様
このたびは弊社掲載物件へのお問合せをいただきまして、誠にありがとうございます。
担当させていただく株式会社○○の○○と申します。
ご回答・ご返信が遅くなり大変申し訳ございません。
お問合せいただいた賃貸物件【○○】につきまして、現在空室がございますので内見可能です。
さっそく内見の手配をいたしますので、ご都合の良い日程を
第三希望までお教えいただけますでしょうか?
お忙しい中恐縮ですが、折り返しのご連絡お待ちしております。
メールにて大変恐縮ですが、ご連絡が遅れてしまい重ねてお詫び申し上げます。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
顧客対応におけるスピード感は、顧客満足度へも繋がる重要なポイントです。対応が遅れている場合、十分な謝罪とより迅速な対応が求められます。
返信遅れを謝罪する際は、気づいた時点ですぐに対応し、相手に謝罪の意と内容確認の旨を伝えましょう。内容の重要度に関わらず、返信が遅れると相手はメールを見てくれているか不安を感じます。
誤字脱字は信用にも関わるため、文面のチェックを行ったうえで速やかに返信することが重要です。
お客様からの反応が見られない場合、催促メールを送る必要があります。この催促メールにもビジネスマナーがありますので、それぞれ文例を交えながら解説します。
※下記2本の関連記事でも解説しているので、興味をお持ちの方はぜひ参考にしてみてください。
まずは、質問の回答を催促する場合の文例を紹介します。
【件名】
【再送】△△の詳細について
【本文】
○○株式会社
○○様
お世話になっております。
株式会社○○の○○です。
○月○日、△△についてお問合せをさせていただいた件でご連絡いたしました。
その後、ご確認いただけましたでしょうか。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、○月○日までにご回答をいただけますと幸いです。
相手に回答を求める場合、前回連絡した際の日時と要件も併せて記載しましょう。相手が要件を忘れていることも考えられるので、できるだけ短時間で回答を得るにはこのような配慮が必要です。
家賃やローンなど入金を催促する場合の文例は以下のとおりです。
【件名】
○月分のお支払いについて
【本文】
○○株式会社
○○様
お世話になっております。
株式会社○○の○○です。
○月末日に○月分の請求書を送信させていただいておりますが、
ご確認いただけましたでしょうか。
本日○時現在、弊社にて入金が確認できていない状況です。
恐れ入りますが、ご状況を本日中にお知らせいただきますよう、
よろしくお願い申し上げます。
なお、行き違いでご入金済みの場合は何卒ご容赦くださいませ。
入金に関する催促メールでは、現在把握できている状況+いつまでに対応してほしいのかを明記します。具体性のある内容で、対応の優先度を上げてもらいましょう。
さらに、入金状況は口座への反映までに時間がかかりがちです。そのため、行き違いを考慮した文言も添えておくと、より丁寧な文章が作成できます。
何らかの理由により、催促しても連絡がないことも考えられます。そのような場合、以下の文例を参考にしてみてください。
【件名】
【再送】○○についてのご確認
【本文】
○○株式会社
○○様
お世話になっております。
株式会社○○の○○です。
先日、○○の件でメールをお送りしたのですが、こちらはご覧いただけておりますでしょうか。
送信エラーなどのトラブルの可能性もあるため、念のため再送いたします。
お手数ではございますが、ご確認・ご対応のほどよろしくお願いいたします。
相手からの連絡がない場合、急を要する状況でなければ一度目のメールを送ってから24時間以降に催促しましょう。ビジネスマナーにおいて、メールの返信は24時間以内がベターです。相手の都合も考慮し、催促メールを送るタイミングにも気を配ることが大切です。
メールを催促しても返信がない場合は、電話をかけて確認するのもひとつの手段です。緊急性が高いメールの場合は、メールと一緒に電話でフォローを入れる方法もあります。
ただし、就業開始直後や終業時は忙しい可能性もあるため、お昼前後を目安に電話をかけましょう。
ここまでは社外の方に向けた催促メールを紹介してきましたが、社内の人に確認を催促する場合の文例も押さえておきましょう。
【件名】
【要確認】先日お送りした資料の件
【本文】
お疲れ様です。
○○です。
先日共有させていただいた資料の件、昨日までにご確認いただく予定でしたが、
その後いかがでしょうか。
資料は明日午前中の会議で使用するため、
急ぎご確認いただきたくご連絡いたしました。
大変お手数ではございますが、修正が必要な点がございましたら本日の○時までに
ご連絡いただきますよう、よろしくお願いいたします。
社内向けの場合、社外向けよりもフランクな文面でも問題ありませんが、相手の状況を考慮した丁寧な要素は意識してください。また、なぜ対応してほしいのか、いつまでに対応が必要なのかなども明記して優先的に連絡してもらえるようにしましょう。
最後に、営業マンなら覚えておきたい新規開拓メールを送る際のビジネスマナーと文例を見ていきましょう。
※下記の関連記事も参考にしながらお客様の心を掴む効果的なメールを作成しましょう。
まずは、初めて新規開拓メールを送る場合の文例を紹介します。
【件名】
【100社が導入済み】○○の管理は△△システムにお任せください
【本文】
株式会社○○
ご担当者様
突然のご連絡にて失礼いたします。
○○株式会社にて△△を担当しております、□□と申します。
このたび、貴社のHPを拝見し、弊社の○○サービスがお役に
立てるのではないかと思い、ご連絡いたしました。
○○サービスは△△に特化したツールで、これまでに100社以上の
企業様に導入いただいております。
○○サービスにより、△△を○%削減した実績もございますので、
もし同様の課題をお持ちでしたら、直接ご説明にお伺いしたく存じます。
つきましては、下記の日程にてご都合のよろしい日時をご教示いただけますでしょうか。
【候補日】
・●月●日(●)●:●〜●:●
・●月●日(●)●:●〜●:●
・●月●日(●)●:●〜●:●
1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。
上記の日程が難しい場合は、お気兼ねなくお申し付けください。
ご多用の中恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
本文においては、相手に余計な時間を取らせないよう端的な表現を意識しましょう。失礼な表現がないか不安な場合は、先輩や上司に相談してチェックしてもらうことをおすすめします。
続いて、2回目以降を想定した新規開拓メールを送る場合の文例を見ていきましょう。
【件名】
新サービスのご案内について【株式会社○○ ○○ (自分の氏名)】
【本文】
株式会社○○
■■様
いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の○○です。
このたび、当社では「○○」という新サービスを提供開始
いたしましたので、ご連絡を差し上げた次第です。
貴社の事業目標達成に向けた、お力添えが叶うかと思います。
PDFにてサービスの詳細を記した資料を添付いたします。
ご不明点などがございましたら、いつでもお気軽にお問合せください。
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。
2回目以降の新規開拓メールの場合、先方の課題解決や目標達成などをより深く訴求できる提案を意識しましょう。毎回同じ提案をするのは、相手に余計な時間を取らせてしまうため失礼です。
新規開拓メールは朝や夕方など、読まれやすい時間帯を狙って送りましょう。相手が企業・一般顧客どちらであっても、日中は他のメールに埋もれてしまう可能性があります。
特に朝は、日光を浴びることで心が穏やかになると言われています。メールを読んでもらうチャンスなので、新規開拓の際は時間帯を意識してメールを送りましょう。
新規開拓メールに対し、返信が来た場合は以下の文例を参考にして返信メールの内容を考えましょう。
【件名】
Re: 【100社が導入済み】○○の管理は△△システムにお任せください
【本文】
○○株式会社 ○○様
お忙しい中ご連絡いただきまして、誠にありがとうございます。
では、○月○日(○)の○時に弊社のオフィスへお伺いいたします。
ご不明な点などがありましたら、お気軽にご相談ください。
引き続き、どうぞよろしくお願いします。
返信する際は件名の「Re:」を残しておきましょう。「Re:」があることで、何に対するメールか一目で把握できます。また、返信は迅速に行い、相手に時間を取らせない、余計な不安を与えないなどもメールのマナーです。
ビジネスメールでは、本文の表現方法や言葉の選び方などをシーン別に考えなければなりません。実際のビジネスシーンにおいて「メールの作成に時間がかかる」「書き方がわからない」と感じたときは、今回解説したシーン別の文例を確認してみてください。
もし書き方に苦戦したときは、「相手への配慮」を意識しましょう。マナーとは、相手を思いやる気持ちを明確化したものなので、配慮を忘れなければ失礼な振る舞いを避けられます。誠意を持って対応を心がけ、お客様や上司と良好な関係を築いていきましょう。
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