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記事公開日：2022/05/05
最終更新日：2023/11/17
ビジネスシーンではメールでのやり取りが一般的で、さらに契約書類の電子化も進んでいます。しかし不動産営業の場合、紙媒体の資料を使って各種業務を行うことも多く、お客様に書類を送ることも少なくありません。メールでのやり取りに慣れてしまい、封筒の書き方がわからず困ってしまう方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、好印象を残すビジネス封筒の書き方について解説します。また、書類の折り方や封筒への入れ方、賃貸仲介営業マンに役立つ知識なども紹介していきますので、ビジネス封筒のマナーについて知りたいと考えている方はぜひチェックしてみてください。
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目次
ビジネス封筒といってもさまざまな種類のものが存在しています。なかでも賃貸仲介営業の仕事では、会社が作成した封筒を利用していることが大半だと思いますが、まずは基本的なビジネス知識として封筒の種類をご紹介します。
和封筒は、正方形であることはほとんどなく、長方形のものが一般的です。基本的に、長方形の辺の短い方に封入します。
また、和封筒は色・サイズも多岐にわたります。給料明細が入っているような茶色の封筒のものもあれば、ダイレクトメールで受け取るA4サイズがすっぽり入るようなものまで、幅広いラインナップがそろっている点が和封筒の魅力です。
洋封筒とは、長方形の長い方の辺から封入する仕様の封筒のことを指します。主に、結婚式や披露宴の招待状を入れる際に使われる封筒です。
和封筒がビジネスで多用されるのに対し、洋封筒はプライベートでフォーマルな場で使われるという特徴があります。
A4封筒は、読んで字のごとくA4サイズの書類を折らずして封入できるサイズの封筒です。多くの会社では、先述した和封筒とこのA4封筒の2種類が多く準備されています。
なお、A4封筒は厳密には「角形2号（角2）」と「角形A4」の2種類があり、角形2号の方が1～2cm大きく、多くの枚数を封入することができます。折りたたむことに適さない契約書や重要事項説明書などの書類を送付するときは、A4封筒を利用するのが良いでしょう。
葉書は、時節の挨拶やお礼状として利用する1枚物の郵便物です。最近では利用する機会も減少してきましたが、年賀状や暑中見舞いなどで活躍しています。特に賃貸仲介営業では、ご契約のお礼やキャンペーンのお知らせなど、多様な用途で活用することができます。
ビジネスメールの書き方にマナーがあるように、ビジネス文書を郵送する際もマナーを守らなければなりません。ビジネス封筒は縦書きが基本ですが、慣れていないと住所だけ文字が大きくなったり、中途半端なところで区切ってしまったりと、配置のバランスが悪くなる恐れがあります。
一方、洋封筒を使う場合は、封筒の向きにならって横書きで記載します。縦書きは問題ないものの、横書きは不慣れという方も少なくありません。不動産営業の場合、ご年配の方とやり取りをする機会も多いため、できるだけわかりやすい文字で書くよう配慮しましょう。
和封筒とは、縦書きの封筒のことで、長さが短い辺に封入口があります。一般的にビジネスの場で多く使用される封筒なので、和封筒の正しい書き方を覚えておきましょう。
切手は封筒の左上に貼りますが、切手を貼る際のポイントは、少ない枚数で収めることです。切手を貼る枚数に制限はありませんが、何枚も貼ると「余った切手を寄せ集めた」ように捉えられ、受け取る人によっては不快に思う場合があります。
また、切手の料金は重さや大きさによって異なるという点にも注意が必要です。普通郵便が84円だからと大きさを考えずに送ってしまうと、不足分は相手が支払うことになりマイナスなイメージを持たれてしまう恐れがあります。料金がわからない場合は、郵便局の窓口で出すと正しい料金で送れるので、不安な方は最寄りの郵便局に行きましょう。
切手の種類にマナーはありませんが、キャラクターものなど個性的な切手は避けましょう。季節に合わせた花の切手などは相手への心遣いにもなりますが、花言葉などを知っておかなければかえって不快な気持ちにさせてしまうかもしれません。また、封筒の重さや大きさによっては何枚も必要になるため、切手1枚で収まる大きさのものを選んでください。
送り先の住所は、郵便番号枠から一文字ほど空けて、「郵便番号の下4桁の幅」に収まるように書きます。郵便番号があるため都道府県を省略しても届きますが、省略しないほうが好ましいです。
住所が長く一行に収まらない場合は、ビル・建物名を二行目に書きます。番地は漢数字で書き、ビル名やマンション名は省略せずに記載するのがマナーです。
会社名と部署名は、住所の位置から一文字下げたところから書き出すのが基本です。また、アルファベットが入っている場合も縦に書きましょう。会社名を書く際には、「（株）」「（有）」と省略せずに「株式会社◯◯」「有限会社◯◯」と記載します。
会社名に続いて記載するのが部署名です。会社名と部署名の間を一文字空ける、あるいは一行に収まらない場合は改行して書くようにしましょう。
また、名前は封筒の中央に、住所よりもやや大きい文字で書きます。肩書きがある場合は名前の前に書きますが、名前よりやや小さめに書くのがポイントです。肩書きが長い場合は、名前の右横に小さめの文字で記載します。
そして、忘れてはならないのが敬称です。宛名の敬称はさまざまなものがあり、どのように使えば良いか悩んでしまいがちなので、実際に書く際には以下の表を参考にしてみてください。
| 敬称 | 使い方 | 例 |
| 様 | ・特定の個人宛に使う ・企業名や学校名には使わない | 【正】 ・◯◯ ◯◯◯様 ・営業部部長 ◯◯様 【誤】 ・営業部◯◯部長様 ・株式会社△△様 |
| 御中 | ・企業や部署、学校宛に使う ・御中と様は併用しない | 【正】 ・株式会社△△ 御中 ・株式会社△△ 営業部 御中 【誤】 ・株式会社△△ 営業部 御中 ◯◯様 ・株式会社△△ （個人名）御中 |
| 各位 | ・複数の人に向けるときに使う敬称で、目上、目下を問わず使用可能 ・「様」や「皆様」との併用はできない | 【正】 ・関係者各位 【誤】 ・関係者各位の皆様 |
| 先生 | ・医師や弁護士など、一般的に「先生」と呼ばれる仕事をしている人に使う ・「様」との併用はできない | 【正】 ・◯◯ ◯◯◯先生 【誤】 ・◯◯ ◯◯◯先生様 |
なお、敬称のひとつに「殿」があります。役所などで使用されているケースがあるものの、一般企業ではさほど見られないため、不安な方は「様」を使いましょう。
他にも、「行」という敬称があります。これは、返信用封筒や葉書に記載するもので、自分に対して使う敬称です。会社名や部署名に「株式会社△△ 営業部 行」と記載し、受け取った側は「行」の部分を二重線で消して「御中」や「様」を隣に書いて送り返すのがマナーです。
内容表示語（外脇付け/そとわきづけ）とは手紙の内容を説明したもので、左下に小さい字で記載します。受け取る側は、外脇付けをチェックすれば何が入った書類なのか、返信が必要な書類なのかがわかるため記載すると親切です。外脇付けは赤文字で書くのが基本ですが、黒や青で記載してもかまいません。
ではここで、外脇付けの例を見ていきましょう。
| 親展 | 宛名以外の人の開封を禁止するもので、個人情報などが書かれた書類を送る際に使う |
| 重要 | 契約書など重要な文書を送る際、取り扱いに注意してほしいときに使用する |
| 至急、急信 | 急いで開封してほしいときに記載する |
| ●●在中 | 「請求書在中」「見積書在中」など、何が入っているかを明記するときに記載する |
| 拝答 | 返信が必要な場合に記載する |
和封筒の裏面には、送る側の情報を記載します。封筒の中心線を基準にして書くのがマナーですが、他にもいくつか注意しなければならない点があります。
封をするときの注意点は、セロハンテープやステープラを使用しないことです。セロハンテープやステープラは、はがしやすいメリットがある一方で、他者による開封のリスクがあるため、封をする際にはのりを使用するのがおすすめです。ただし、のりの貼り方によっては配達途中ではがれてしまう恐れがあるため、封をする際は注意しましょう。
のりで封をしたら、封をしたことを証明するために「〆」を記載しましょう。これは、書類が「開封されていない」という意味があり、「✕」と間違って書く方も多いため、記載の際には注意してください。また、よりあらためる場合には「〆」ではなく「封」や「緘（かん）」と書きます。
封筒の左上に、漢数字でやや小さめに投函年月日を記載します。これを「封かん日」と呼びます。
中央の線の右側に差出人の住所、その左隣に社名や部署名、中心線をまたいだ左隣に氏名を記載します。郵便番号枠が左側にある封筒の場合は、自分の住所や氏名をまとめて左側に記載してもかまいません。
なお、会社の住所やロゴが印刷されている場合、住所の記載は不要ですが、差出人の名前と日付は直筆で記入します。
手紙で使われることが多い洋封筒は、ビジネスシーンでは連絡事項の伝達や気持ちのこもったお礼状などを送る際に使います。また、取引先からの返信用封筒が洋封筒の場合も、横書きで書くのが一般的です。
切手は右上に貼ります。和封筒と反対の位置となり、間違いやすいポイントなので注意が必要です。和封筒と同様、切手はできるだけ1枚にし、不足分がないようにしましょう。
洋封筒に郵便番号枠がない場合、左上に記載します。このとき、左端にスペースを空けると見た目が整います。もし洋封筒に郵便番号枠がある場合は、枠内に郵便番号を書くのがマナーです。
住所の書き始めが端に寄りすぎないように、左端にスペースを空けてから書きます。郵便番号枠がない場合は、最初に郵便番号、続いて住所を記載します。もちろん、ビル名などは省略せずに書きましょう。
なお、洋封筒の場合、住所の番地などは算用数字を使います。漢数字を用いる和封筒とは異なるため、それぞれの特徴を押さえておきましょう。
会社名は、和封筒と同様に住所から一段下げた位置から書き始めます。部署名は、会社名の横に一文字空けて書くか、下の行に書きましょう。
名前は住所より大きめに、そして中央に記載します。肩書きを書く際には、名前の前に「営業部部長 ◯◯ ◯◯◯様」というように書き、肩書きが長い場合は名前の上に少々小さめの文字で書きましょう。ここでも、和封筒同様に敬称の付け方には注意してください。
洋封筒の裏書きは、封じ口下の中央か右寄りに書きます。郵便番号枠がある場合は、枠の左端に合わせて住所を書き始めましょう。
洋封筒の場合「〆」は不要ですが、書いても失礼にはなりません。封かん日を入れる際には、封筒の左上に書きましょう。
A4封筒は折りたたむことに適さない書類を送付する際に利用する封筒です。基本的な記載方法は和封筒とほぼ同じですが、ここでは注意すべきポイントに絞って解説いたします。
A4封筒は表書きのスペースもかなり広くなるため、バランスが重要になります。住所から記載すると左に寄ってしまうことがあるので、見た目が悪くならないように全体の構成を考えるようにしましょう。
不安な方は、必要に応じて薄く鉛筆で下書きしたり、文字列が傾かないように平行線を書いたりするなどの工夫をしてみても良いでしょう。ただし、出状時に消し忘れることを忘れないようにしてください。
なお、どうしてもバランスが取りづらいというときは、住所や氏名を印刷したラベルシールを貼付するという方法を実施するのもひとつの手です。
ごくごく当たり前のことのように感じられるかもしれませんが、A4封筒においては、「角形2号（角2）」と「角形A4」とその内容物によって必要な切手額が異なってきます。
出所の都度、重さを量ることが望ましいですが、わからないときは郵便局に行ってその場で切手を購入し貼りましょう。このようにすることで、間違いのない出願が叶います。
取引先やお客様に、お礼やお知らせを送る際に使うことが多く、ビジネスシーンでもよく活用されています。横書き・縦書きのどちらでもマナー違反にはなりませんが、横書きはカジュアルな印象になるため、ビジネスの場では縦書きで記載してください。
葉書の場合、表面に送り先の住所や宛名だけでなく、差出人の住所や氏名も記載することも少なくありません。切手は左上に貼り、和封筒と同じように郵便番号枠から一文字下げた辺りから住所を書き始めましょう。
差出人の住所と名前は、左下にある郵便番号枠に合わせて記載します。郵便番号枠の右端にそろえて住所を書き始め、相手の住所・名前よりも小さめの文字で書きます。これは、相手への敬意を表現するためです。
横書きの場合、切手は左上に貼り、住所は切手の1〜2cm下辺りから書き始めます。ただし裏面も横書きの場合、切手は右上に貼ります。横書きの際の数字は、漢数字ではなく算用数字になることを覚えておきましょう。
差出人の住所と名前は、右下寄りに記載します。なお、この場合も相手よりもやや小さめの文字で書くようにしましょう。
葉書の場合、一般的に差出人の住所や名前は表面に書きます。ただし、裏面に書いても失礼にはあたりません。
手紙や文書は、封筒の書き方だけでなく、折り方や入れ方のマナーがあります。正しく折ることで折り目がついても読みやすく、受け取り側が開きやすいようにするためです。「特に考えずに折っていた」「入れ方まで考えていなかった」という人は、折り方と入れ方のマナーを覚えておきましょう。
ビジネスシーンでは和封筒を使用することが多く、白無地を使うのが一般的です。文書の中身が見えないように、二重の封筒を使うのがマナーとされています。
和封筒で送る際には、三つ折りが基本で、文書があるほうを表にし、下から3分の1を上側に折ります。続いて上の3分の1を下に重ねるように折り、三つ折りにしましょう。
また、請求書や見積書を送る際には、「請求書」の文字が一番上に来るように折るのがポイントです。入れ方は、封筒の裏面から見て、手紙の書き出しが右上に来るように入れましょう。
長方形の洋封筒を使用する際も、和封筒と同じような折り方で三つ折りをします。しかし、和封筒と異なるのが封筒への入れ方です。手紙の書き出しが右下に来るように封筒へ入れましょう。
封筒が小さい場合は、四つ折りにして入れます。四つ折りの折り方は、まずは下から2分の1を上側に折ります。さらに、もう一度下から残りの半分を折れば完成です。封筒への入れ方は、三つ折りと同じく文頭が右上に来るように入れます。
なお、手紙を送る場合は、洋封筒（横書き）で送ることも珍しくありません。その場合は、便せんを下から上に半分に折り、続いて右から左に折ります。封筒を表面にし、手紙の書き出しが上、折り山が封筒の底になるように入れましょう。
契約書や必要書類をお客様へ送る際は、折り目をつけずに封筒に入れて送るのがマナーです。その場合は、定形外封筒を使用します。
書類は配達途中で雨に濡れないよう、クリアファイルに入れ、送付状を添付してください。封筒への入れ方は、封筒の表面と書類の表面が同じ向きになるようにして入れます。
封筒の表書きには相手方の住所・会社名・氏名を記載しますが、その状況によって敬称を使い分ける必要があります。とりわけ、敬称の使い分けができていないと、「この人は常識がないな」と思われてしまうことになりかねません。
何気なく使っている敬称について、この機会に整理してみましょう。
宛名を記載するときに利用する敬称は1つのみです。法人名に「御中」を用い、さらに個人名に「様」を用いることはありません。
敬称は、いわば座布団のようなものです。1人のお客様に、2枚の座布団をお出しすることはほぼありえません。御中と様を併記することは、極めて恥ずかしいマナー違反になるので覚えておきましょう。
「様」は、送付する相手方の個人名がわかっているときに、個人名に対してつける敬称です。書類を送付する相手方の会社名と個人名の両方がわかっているときは、会社名の後には敬称をつけず、個人名の後ろに様をつけることになります。
「御中」は、送付する相手方が所属している組織や企業名はわかっているが、担当者がわからないというときに、企業名・組織名の後につける敬称です。
たとえば、法人契約の賃貸借契約書の原本を法人に送付するとき、入居社員から「会社の総務部に送っておいてください」と指示されたときなどは、「○○株式会社 総務部御中」とだけ記載します。
議員や医師・士業の方々に対して○○先生と呼ぶことがあります。この呼称自体は問題ありませんが、ビジネスシーンの宛名において、先生という敬称をつけるのは褒められることではありません。会話の中で先生と呼ぶことは問題ありませんが、ビジネスマナーとして、送達書類の宛名敬称は「様」とすべきでしょう。
ここからは実践編として、よくある間違いとそれを防止するための対策を紹介していきますのでぜひ参考にしてみてください。
ビジネス封筒の宛名書きに限りませんが、送付先の住所・氏名の漢字を間違って書いてしまうことがあります。特に現在はパソコンに慣れてしまい、字を書く機会が減少してきたため仕方ないことではありますが、それでも誤字・脱字などはなるべく防がなければなりません。
特に住所・指名を間違えて記載してしまった場合、個人情報の観点からも大問題に発展することもあるでしょう。誤字脱字を防止するためには、ダブルチェックが有効です。送達前の封を閉める前に、上司や先輩など周りの人にチェックしてもらうようにしましょう。
「Aさん宛に送付するものを誤ってBさん宛に送付してしまった」というミスも少なくありません。書き方の論点から少しずれていますが、賃貸仲介営業の現場では契約書の原本返却をまとめて処理することもあり、そのときによく発生するミスです。
これに対しても、原則複数者でのダブルチェックが有効です。面倒なことではありますが、必ず最終チェックを欠かさないようにしましょう。
最近では、封書に切手を貼るのではなく、レターパックを利用する方が増えてきています。しかし、レターパックの出し方を間違えてしまう方も少なくないので、不安な方は以下のポイントを押さえておくようにしましょう。
封筒の宛名における誤字脱字や内容物の相違は、一定数発生してしまうものです。しかし、少しの工夫によってその可能性を減らすことができます。その方法は、「封筒を窓開き封筒に変える」というものです。
最近では、顧客管理システムが導入されている会社も多いことと思います。それがなくとも、来店されたお客様の個人情報をエクセルなどで一元管理をしているでしょう。毎回手書きであったり印字したりという方法で宛名を書いたりするため、ミスが発生するという前提に立てば、送付の都度行う宛名書きを廃止し、元データやシステムから送付状などを作成・出力すれば良いのです。
そして、送付状を窓開き封筒に合わせてレイアウト変更することで、窓開き封筒からお客様の住所や氏名がちょうど見える形にすれば、登録データ以外のものが出力されることはありません。これにより、防ぐのが困難なヒューマンエラーを防止することができます。
少々手の込んだ手法ではありますが、昨今の個人情報に対するお客様の認識の厳しさを考えれば、ある意味当然のことかもしれません。根本的な対策を講じることは、会社の評判を高めるのに大いに役立つといえるでしょう。
ビジネス封筒の書き方は、和封筒は縦書きで漢数字、洋封筒は横書きで算用数字を使用するといった点は異なりますが、基本的な書き方は同じです。いずれも楷書で読みやすく、正しい敬称を使って送りましょう。
また、書類の折り方や封筒への入れ方にも注意が必要です。適当に折られていたり、書類の向きが逆さまになっていたりすると、お客様や取引先から「適当」「常識がない」という印象を持たれてしまいます。今後の契約に影響が出る恐れもあるため、最低限のマナーを守り、良好な関係を築きましょう。
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