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効率よく仕事をするために実践すべきこと!できる人の特徴やメリットを解説

記事公開日:2022/04/28

最終更新日:2022/04/26

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上司から「仕事が遅い!」と叱られるものの、それでも効率よく仕事を進めることができないと悩む方も多いのではないでしょうか。

就業時間内で仕事を終わらせるには、課せられた業務の効率化が重要です。作業効率を上げて生産性を高めなければ、長時間の残業が続いてしまうかもしれません。

今回は、効率的な仕事ができる人の特徴をご紹介します。また、仕事効率アップのための具体的な方法についても解説していきますので、業務の効率化を叶えたい人はぜひ参考にしてください。

効率よく仕事ができる人の特徴

電話をするビジネスマンの画像

仕事の効率化を叶えている人は、共通した特徴を持っています。まずは効率よく仕事ができる人の3つの特徴から見ていきましょう。

特徴①:こだわりすぎない

仕事をするうえで、自分のこだわりをたくさん持っている方は作業全体にかかる時間が増えがちです。仕事の細部にこだわっていても、納期通りに作業が進められなければ意味がありません。

自分のこだわりを発揮することも重要ですが、たとえ100点の内容であってもスピードが遅ければ評価が下がるケースもあります。

完璧に仕事を行うことは大切ですが、状況に合わせて作業を進めるように上司から求められるケースも少なくありません。質とスピードのバランスを考えながら、自分なりの妥協点を見つけましょう。

特徴②:優先度が高いタスクを把握している

効率的に仕事を進めている人は、タスク管理に長けている特徴があります。最初に課せられているすべてのタスクを洗い出し、優先順位をつけて仕事を進めていきます。

優先順位が低い業務から手をつけてしまうと、その部分で時間を使ってしまい、優先順位が高い業務ができなくなる可能性があります。さらに、最初に行う業務には時間をかけがちになるため、スケジュール全体に遅れが生じるかもしれません。

優先順位が高いタスクから進めることで、時間を正しく配分でき、作業の効率化が叶います。仕事の効率化を叶えたい人は、タスクの順番を見直しましょう。

特徴③:シングルタスクで作業を行う

仕事の進め方は、一般的にマルチタスクとシングルタスクの2つにわかれるといわれています。マルチタスクとは、複数の作業を同時並行で行うことです。

たとえば、メールの返信とプレゼン資料の作成といった2つの業務が課せられている場合、それぞれの業務を切り替えながら同時に進めていくというやり方です。

一方シングルタスクは、1つの業務が完了してから次の業務に移ります。上記の例の場合は、メールの返信が終わってからプレゼン資料の作成に入ります。

マルチタスクのほうが効率よく作業を進められるように見えますが、作業効率を高めるためにはシングルタスクがおすすめです。人間は、一度に複数の作業を同時に行うことが苦手とされています。

作業を切り替えるごとに集中力が途切れてしまうため、1つの作業に集中して終わらせる方が向いているのです。

1つの業務に時間がかかりすぎる場合は例外ですが、業務効率化を目指すならシングルタスクで業務をこなしていきましょう。

効率よく仕事をするために実践すべきこと

効率よく仕事をするためにはいくつかのコツを覚える必要があります。ここから紹介する方法を実践し、仕事の効率を上げていきましょう。

仕事の全体像や目標を確認する

仕事を行う前に重要なのが、全体像や目標を把握することです。全体像の把握を行うことで毎日のタスクが明確になり、業務スケジュールを立てやすくなります。

タスクの優先度をつけるためにも、まずは出社後に自身の最終的なゴールを把握するという習慣をつけてみてください。

抱えているタスクに優先順位をつける

以下の4つのマトリクスを見て、自分が抱えている業務をそれぞれの項目に割り振り優先順位を決めましょう。

タスクのマトリクス図

仕事の優先順位は、第一領域・第二領域・第三領域・第四領域の順番につけるのがおすすめです。

たとえば不動産営業の場合、クレーム対応は第一領域、顧客からいただいた名刺の整理などの雑務は第四領域に入るのが一般的です。自分の仕事内容を見直しつつ、優先順位をつけていきましょう。

得意分野から仕事を行う

優先度が同じ仕事が複数ある場合は、得意分野から行いましょう。得意分野のほうが気持ちを乗せやすく、勢いがついた状態で仕事を進められるからです。

苦手なものから仕事を始めると、手が止まったり集中力が切れたりするおそれがあります。得意分野から行うことで、集中力を維持しながらスムーズに仕事を進めることが可能です。

時間を区切った状態で作業を行う

人間の集中力には限りがあり、一説によると大人の集中力の平均持続時間は1時間程度といわれています。一般的な勤務時間は8時間程度のため、仕事中ずっと集中することは困難です。

集中力を維持するには作業時間を区切り、こまめに休憩を取る必要があります。

集中力を維持するためにおすすめなのがポモドーロテクニックです。ポモドーロテクニックとは、25分の短い作業と5分の短い休憩を繰り返し行う作業方法です。

作業時間と休憩時間を合わせた30分を1ポモドーロとし、4ポモドーロが終わった時点で30分の休憩を取ります。

ただし、上記の時間設定は絶対ではありません。集中力に自信がある人は、作業時間50分、休憩時間10分を1ポモドーロと設定することも可能です。

集中と休憩を繰り返すポモドーロテクニックは、作業途中に生じる集中力切れの回避に有効です。集中力が高い状態を維持できるため、生産性の向上に繋がります。

業務の進め方を振り返る

現在の業務の進め方が正しいとは限りません。無駄な作業はなかったか、もっと効率的に行える方法がないかをこまめに見直すことで、新しい仕事のやり方が見つかることがあります。

作業を行うときは、時間や方法を意識することが重要です。特にメール返信などのルーティンワークは目標時間を設定し、前日の作業よりも時間を短縮できるよう意識しながら進めましょう。

ツールを活用する

業務効率化を叶えるツールは多く、アナログだった部分をシステム化することで仕事効率のアップが叶います。素早い情報共有ができるツールや、タスクが一覧で可視化できるスケジュール管理ツール、名刺管理ツールなどその種類は多岐にわたります。

たとえば、タスク管理ツールの「Trello」はタスクや進捗状況をカード方式で可視化できるのが特徴です。ホワイトボードに付箋を貼る感覚で使えるため、直感的な操作でタスク管理を行えます。

また、「Trello」は複数人でも活用できるため、自分だけでなくチーム全体の業務の効率化も可能です。

仕事の効率化で得られるメリット

仕事効率化メリットに関する画像

ここからは、仕事の効率化によって得られる2つのメリットについて解説していきます。

余裕を持って仕事に取り組むことができる

自身の生産性がアップすると、時間に追われることなく目の前にある作業に取り組めます。一つ一つの業務に落ち着いて取り組むことができるため、大事な納期を守れる他、ケアレスミスの可能性も減らすことができます。

たとえ仕事のスケジュールを立てていても、急な業務が入ったりトラブルが起こったりすることがあります。そんなとき、仕事の効率化ができていないと追加の仕事の分を残業でカバーしなければなりません。

しかし、仕事に対する時間の余裕があれば、万が一の事態が起こっても対処できます。周りの人からも信頼され、会社からの評価も高くなります。

余った時間を別作業に充てられる

仕事の効率化によって作業時間が短縮されることによって、余った時間を別の作業に充てることが可能です。

たとえば、資料作成の際に役立つExcelやWordの勉強など、スキルアップの時間等に使えます。また、翌日の作業を手早く行うための情報精査を行うことも可能であり、気持ちにも余裕が生まれます。

コツやテクニックを覚えて効率よく仕事をしよう

仕事の効率は、日々の意識や行動を変えることで改善できます。自身の生産性を高めるために、以下のポイントを意識して日々の仕事に取り組みましょう。

  • 仕事の全体像や目標を確認する
  • 抱えているタスクに優先順位をつける
  • 得意分野から仕事を行う
  • 時間を区切った状態で作業を行う
  • 業務の進め方を振り返る
  • ツールを活用する

仕事が効率化されれば余裕を持って仕事に取り組むことができ、さらに長時間の残業もなくせます。自身の体調管理にも繋がるので、仕事のことで悩んでいる方は今回ご紹介した方法を実践してみてはいかがでしょうか。

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CHINTAI JOURNAL編集部

この記事を書いた人

CHINTAI JOURNAL編集部は、営業活動に役立つ情報や業務効率化するための工夫をはじめとして、賃貸仲介業務に「おもしろさ」と「ライフハック」を提供します。