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記事公開日：2022/08/11
最終更新日：2022/09/18
Chatworkはビジネス用のチャットツールであり、業務改善を目的に不動産業界でも広く導入・活用されています。従来のメールにはない優れた機能が幅広く搭載されており、これをメインの連絡手段にしている方も少なくありません。
今回は、Chatworkの機能や活用のメリット、具体的な活用事例をご紹介します。また、Chatworkの料金プランについても解説していきますので、業務効率の改善について考えている方はぜひ最後まで目を通してみてください。
目次
Chatwork（チャットワーク）とは、中小企業を中心に多くの企業で採用されているビジネス用のチャットツールです。操作方法がシンプルで誰にでも使いやすく、メッセージのやり取りはもちろん、データの受け渡しなどもできます。
さらに、音声・ビデオ通話なども可能なため、複数人でのWEB会議にも活躍します。タスク管理・ファイル管理といったビジネスシーンに活用できる機能も搭載されており、使い勝手の良さが魅力です。
ここからは、多くの企業で採用されているChatworkのおすすめ機能について解説していきます。Chatworkを最大限活用し、業務効率化や従業員の負担軽減を目指しましょう。
「チャット機能」とは、テキストを使って相手とやり取りするための機能です。主に2通りの使い方があり、ビジネスシーンに応じて使い分けられます。
チャットルーム（テーマやグループ別に分類された部屋）はルーム別に一覧表示されるので、会話したい相手・グループをかんたんに選択できます。メッセージの送信画面では、「To」「返信」「リアクションアイコン」なども使えるため、会話の流れや内容に合わせて適切に応答可能です。
不動産会社で活用する場合、誤送信による情報漏洩が防げる点がメリットといえます。Chatworkは送信相手の名前やアイコンなどが常に表示されるため、送信先を間違えるリスクが抑えられます。
不動産営業など不特定多数の顧客・取引先とやり取りする機会が多い場合、メールよりもChatworkの方がリスク回避に有効です。以下にチャット機能の特徴をまとめましたので、利用を検討している際は参考にしてみてください。
「ビデオ/音声通話」とは、登録した相手と直接会話ができる機能です。参加中のダイレクトチャット・グループチャットで「ビデオアイコン」をクリックすると、ビデオ・音声通話を始められます。顔を直接合わせる打ち合わせ・商談をChatworkで行えるため、不動産営業マンの悩みのひとつである「顧客先への移動」がなくなります。
たとえば、賃貸物件が空室になった際、部屋の修繕・クリーニング業者との打ち合わせをオンライン上で完結可能です。また、現場の写真はビデオ通話中にお互いのチャット画面で共有できるため、認識の齟齬も発生しづらくなります。そして、打ち合わせに欠かせないスケジューリングといった手間を省けるため、各従業員の業務効率化・工数削減などが目指せます。
ビデオ/音声通話機能の特徴を以下にピックアップしましたので、利用する際は一度チェックしておくようにしましょう。
「タスク管理」とは、チャット相手に完了してほしいタスクを設定する機能です。以下3つの項目で構成され、相手のタスクを管理できます。
上記の項目を設定するとタスクが追加され、未完・完了のタスクがどれか一目で判断可能です。また、顧客の問合せ対応をChatworkでタスク管理できるのも魅力で、これを多く使っている不動産営業マンも少なくありません。
たとえば賃貸物件の空き情報に関する問合せがあった場合、Chatwork上で各担当者にタスクを振分けます。タスク管理により、どの問合せを誰が担当しているのか把握しやすく、対応漏れを防ぐことに繋がります。
タスク管理機能の主な特徴は以下の3つなので、実務で使用する際はチェックしてみてください。
「ファイル管理」とは、資料や写真、動画などのデータを相手と共有・管理できる機能です。チャットの送信画面には「クリップアイコン」があり、クリックするだけでファイルを添付できます。共有されたファイルはメニューバーのファイルアイコンから一覧表示できるため、過去のファイルも含めて閲覧可能です。
他にも、ファイル管理には以下のような機能があります。
不動産会社でChatworkを採用すれば、営業マンはプレゼン資料や間取りの図面、議事録、現場写真などをまとめてファイル管理で共有できます。さらに、ファイル管理はデータの保存場所としての活用方法もあります。必要な資料をいつでも引き出せるため、作業効率アップも可能です。
使い方の幅が広いファイル管理機能の特徴をまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。
続いて、Chatworkを活用するメリットを4つご紹介します。自社の業務と照らし合わせながら、社内で活かせるかどうか確認しましょう。
Chatworkのメッセージ機能＋タスク管理機能により、業務の効率化が見込めます。たとえば、営業とサポートデスクの部署が別々の場合、顧客からの問合せを担当の営業マンが確認するまで時間がかかります。
しかし、Chatworkの場合は問合せ内容をチャットで共有・確認可能です。帰社してから確認する、担当者が振分けられてから対応するといったロスがなくなるため、業務は効率化されます。
Chatworkは進捗状況や資料の共有ができるため、顧客満足度の向上に繋がります。たとえば、新築物件を購入する顧客へ対応する場合、新しいグループチャットを作って顧客を招待しましょう。これで家造りの進捗状況を写真やテキストで共有できるようになり、顧客対応の手間が少なくなります。
また、何らかの要望があればChatwork上で受け付けられるため、レスポンスもスムーズになります。顔を合わせて直接やり取りする機会も減少し、移動にかかる負担軽減も見込めるでしょう。
Chatworkのチャット機能で経験やノウハウの蓄積を行えば、ナレッジ共有が促進されます。たとえば、新人とベテラン営業マンが話し合えるチャットグループを作成し、グループ内で自由に質問・相談できる環境を作ったとします。ベテランからの回答はチャット内に残り続けるため、万が一忘れてもこれを頼りに仕事を進めることができ、煩わしい確認の手間がかかりません。
不動産営業は自己完結できる業務もあり、ノウハウ・経験が属人化されやすい面を持っています。Chatworkの利用で属人化が解消できれば、ナレッジ共有は促進され社内全体のスキルアップも可能です。
Chatworkのチャット機能やビデオ/音声機能によって、時間・労力・経費などのコスト削減に期待できます。特に不動産営業マンは、社外で顧客や取引先との打ち合わせ・商談を行うことが多くあります。
このような場合、Chatwork上に商談・打ち合わせの場を移行させれば、交通費や移動時間、スケジューリングの手間などを削減可能です。Chatworkではビデオ会議中に画面共有ができるので、必要な資料を当事者同士が確認しながら話し合えます。対面と遜色ない環境を構築できるため、コスト削減を狙う際はChatworkの利用を検討してみましょう。
Chatworkを活用する際は、以下の料金プランを確認しておきましょう。プランによって機能の差があるため、目的と予算に合わせたプランを選んでください。
【Chatworkの料金プラン】
| フリー | ビジネス | エンタープライズ | |
| 料金※1ユーザーあたり | 無料 | 年間契約：500円/月月間契約：600円/月 | 年間契約：800円/月月間契約：960円/円 |
| ユーザー数の上限 | 100人 | 無制限 | 無制限 |
| グループチャットの上限 | 累計7グループチャット/1ユーザー | 無制限 | 無制限 |
| ビデオ/音声通話の上限 | 1対1のみ | 複数人も可 | 複数人も可 |
| ストレージの容量 | 5GB/契約 | 10GB/1ユーザー | 10GB/1ユーザー |
| プラン別の特徴 | チャットや通話などに制限あり | ・部署などでチーム別に分類・チャットへ参加するユーザーを一括インポート | ・チャットのログをエクスポート・アクセスやファイル送信を制限可能・SNS連携可能 |
※参考 Chatwork 「プラン紹介」
Chatworkでは、料金ごとに利用できる機能の上限が設定されています。各プランがどのような人におすすめなのか見ていきましょう。
実は、CHINTAI JOURNAL編集部でもChatworkを日々活用しています。
LINEの返信が早い方が良くいますが、私にとってはChatworkがそれです 笑。
（早すぎて逆に気づかれないこともしばしば…。）
今は社外の方とのコミュニケーションはメールで、その他は基本Chatworkです。
（その方がコミュニケーションがスムーズなので）
そんな私が考えるChatwork活用で感じるメリットをいくつかご紹介します。
過去のやり取りで相手に送ったり、または送られたりしたファイルは「ファイル管理」という形で一覧で確認できます。また、そのファイルはすぐにダウンロードできたり、タイトル変えて再送できたり、何よりどのファイルを送った・送られた時点のやり取りにすぐ飛べるため、使い勝手が良いです。
メールなんかでも良く「このメールはスターを付けて後から確認できるようにしよう」みたいなことはよくあるかな～と思います。それと同様に、「このメッセージは後ですぐ確認できるようにしたい」という時に活用できるのが「ブックマーク機能」です。追加・削除が簡単なのですぐ活用できます。
「返信するほどではないけど、何かしらリアクションしたい!!」という時に非常に便利です。（私は毎日利用します）
GmailだったりTwitterだったり、私たちが普段ビジネスでもプライベートでも使用するツールが連携可能です。通知をまとめることで通知の確認漏れを防ぎやすくできます。
【チャットワークサービス連携ガイド】
https://go.chatwork.com/ja/integrate/twitter.html
その他にも良いポイントがたくさんあり、「使いやすいのに多機能」という点ですごく満足感が高いです。特に小規模の人数でコミュニケーション取るときには非常に重宝しています。
Chatworkは充実した機能を搭載し、多種多様な業界・業種で利用されるチャットツールです。チャットツールの主な役割は「コミュニケーション」ですが、Chatworkにはファイル・タスク管理といったビジネスシーンに広く活用できる機能まで搭載されています。
また、Chatworkは無料で使えるプランも用意されているので、試験的に導入できるのも魅力のひとつです。実際に活用することで業務効率改善や顧客満足度向上などのメリットを得られるため、課題を抱える担当者の方は導入を検討してみましょう。
