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営業日報とは?書く目的やポイントについて徹底解説していきます!

記事公開日:2022/04/07

最終更新日:2022/04/06

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営業マンとして働き始めると、日々の営業日報を作成するよう上司や会社から指示されることがあるかと思います。しかし、「毎日書く理由がわからない」「時間がかかって面倒」など、作成の際に疑問や不満を抱く人もいるかもしれません。

そこで今回は、営業日報を作成する目的と作成時のポイントについて解説します。また、賃貸仲介営業マン向けに営業日報を作成するポイントも紹介していきますので、日々の業務で日報作成がままならない人は参考にしてみてください。

そもそも営業日報とは?

営業日報とは、企業としての収益アップを目指すために、各従業員の稼働状況を管理する社内書類です。それぞれが目標達成に向けてどのように活動したのか、今後どのように行動すべきかを把握することで、企業全体の目標達成に向けて動くことができます。

フォーマットは企業ごとに異なりますが、時系列で業務内容を記入したり、共有事項があれば記載したりするなど、当日の状況を記すのが一般的です。稼働状況の管理の効率アップや、営業戦略への活用などのメリットに期待できる書類ともいわれています。

営業日報をつける目的

営業日報をつける目的を理解して、要点を押さえた日報作成に取り組みましょう。

営業マンの営業活動における行動管理

営業日報をつけることで、営業活動における行動管理の効率化が図れます。営業日報がない場合、上司は各営業マンの進捗状況や本日の成果などを一人ずつ確認しなければならず、全体の把握が困難です。

しかし、営業日報に当日中の稼働状況が記載されていれば、書類に目を通すだけで全体の行動を把握できます。さらに、業務上の問題点や課題点などが記載されている場合、上司は迅速にフォローできるため対応の遅れを未然に防げます。適切な管理のためにも、部下である営業マンは仕事の詳細を営業日報に記入する必要があるのです。

業務振り返りにおける業務改善や質向上

営業日報は今日1日の業務を振り返り、業務の改善・質向上などへ繋げることも目的です。営業日報に記載した稼働状況を見返すことで、新たに得られた知識やノウハウ、失敗、課題などが見えてきます。プラスの面は明日以降の業務へ活かして質の向上へ、そしてマイナスの面は改善案を検討することで業務改善に繋げられます。

営業日報は自分を客観視するためのツールとして有効活用できるため、営業マンとして成長したい人は日報による振り返りの癖をつけておきましょう。

ノウハウの蓄積

営業日報は、各営業マンが持つノウハウを社内へ蓄積させるためにも活用されます。営業マンが業務中に得たノウハウを営業日報へ記載し、社内・部内で共有できれば他の営業マンも同様のノウハウを得られます。ノウハウの蓄積は組織にとってプラスに働き、全体的なスキルアップが可能です。

営業日報は情報共有ツールとしても有効なので、ノウハウという資産を蓄積して個人・組織ともに生産性の向上へ役立てましょう。

質の高い営業日報を書くポイント

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質の高い営業日報を書くには、ここから解説する3つのポイントを押さえておくことが大切です。今日からでも実践できる内容なので、最後までチェックしてみてください。

営業日報を書くポイント①:時間をかけすぎない

顧客対応の時間を確保するためにも、営業日報の作成には時間をかけすぎないことをも意識しましょう。営業マンの本業は、顧客との商談を成立させ、会社の売上へ貢献することです。

営業日報の作成も大事な仕事のひとつですが、売上に直接結びつく仕事ではありません。あくまでも今後の契約をサポートするための書類なので、時間をかけすぎてしまっては本業へ割くリソースが少なくなってしまう恐れがあります。営業日報の作成を効率化させるには、以下のような方法がおすすめです。

【営業日報作成の効率化】

方法効率化の理由
記載項目をテンプレ化する同じ内容を毎回記載する手間がなくなる。
時系列にまとめる1日の業務を順にまとめるだけなので、要点を押さえながら簡潔に書ける。
1日の空き時間に稼働状況をメモしておく稼働状況を思い出す必要がなくなり、必要な情報だけをまとめやすくなる。

上記のような方法を参考に、顧客との時間が減らないような工夫をしましょう。

営業日報を書くポイント②:具体的に記載する

営業日報を書くときは具体的な表現を使い、誰が読んでも分かりやすい内容を意識しましょう。抽象的な内容では、業務内容や成果、進捗状況などが把握できません。具体的な数字を使い、契約件数やアポイントの件数、対応件数などを明確に記すことが大切です。

また、読みにくい営業日報を作成してしまうと、確認する上司の手間を取らせてしまいます。上司は複数人の営業日報を確認しなければならず、読みにくい営業日報に対して大きなストレスを与えてしまうので、業務効率低下を防ぐためにも、具体的にわかりやすく記載しましょう。

営業日報を書くポイント③:長期的な視点を持つ

営業日報の作成では長期的な視点を持ち、日々の業務が最終的な目標へ繋がっているか記すことも重要です。会社としての目標達成に向けて動いているかどうか、日々の営業日報をチェックして判断する方も少なくありません。そのため、今日1日の稼働状況+活動内容が目標に沿っているかどうかを記載しておきましょう。

また、自身の稼働状況が目標に沿っているか客観的に把握できれば、営業マンとしてのスキルアップにも役立てられます。

賃貸仲介営業マンが確認すべき営業日報を書くポイント

賃貸仲介営業マンとして働く人は、ここから解説する営業日報を書くポイントについて押さえておきましょう。

営業日報を書くポイント①:顧客情報まで記入する

賃貸仲介営業において、営業日報を作成する際には詳細な顧客情報を記入する必要があります。具体的には、以下の内容を記入しましょう。

<記入する顧客情報>
  • 性別
  • 年齢
  • 目的(ニーズ)
  • 家族構成
  • 紹介した賃貸物件

どのような人にどう対応したのかを記入し、稼働状況に具体性を持たせます。これらの情報を盛り込むことで、稼働状況を一目で把握できる日報が完成します。

また、自身が得意・苦手とする顧客層も把握できるので、営業活動における課題点の分析にも効果的です。

営業日報を書くポイント②:PDCAサイクルを意識する

PDCAサイクルを意識すると、営業日報から業務上の課題と改善策を発見しやすくなります。PDCAサイクルとは、次のような取り組みです。

<PDCAサイクルの意味>
  • P(Plan):計画を練る
  • D(Do):計画を実行する
  • C(Check):実行内容を検証する
  • A(Action):対策や改善策を検討する

営業日報においては、日々の業務スケジュール(計画)に対し、どれだけ実行できたのかを記載します。実行内容に課題点があれば、明日以降の改善点を検討して再度計画を練ります。このサイクルを回すことで、目標達成に向けた稼働方法のブラッシュアップが可能です。

営業日報を書くポイント③:ファクトベースで記載することを意識する

営業日報はファクトベースで記載し、現在と今後の状況をが具体的に把握できるようにしましょう。営業日報を書く際にNGなのは、希望的観測や推測などを交えてしまうことです。「今後は成約率をアップさせる」「この方法であれば契約してもらえるはず」など事実と想像を混同させてしまっては、なぜその結果になるのかが把握できません。

以下のような内容を意識して、ファクトベースの営業日報を作成しましょう。

<ファクトベースの営業日報の内容例>
  • 現在の商談状況に対する今後のアクション
  • 結論が出るまでの期間
  • 競合他社の提案内容(顧客が他の不動産会社も利用している場合)
  • 競合他社の提案と比較して、自社の提案は有利かどうか(理由も込みで解説)

また、ファクトベースで営業日報を作成する際は、長い文章になってしまわないよう気をつけましょう。今日あった出来事をただ並べて記載してしまうと読みにくくなってしまうため、5W1Hを意識してみてください。記入内容がコンパクトにまとまり、稼働状況を簡潔に伝えられます。

<5W1Hとは>
  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が)
  • What(何を)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)

ファクトベースで要点を押さえつつ、明確な営業日報の作成を意識することが重要です。

営業日報ツールを活用するのもひとつの手

SFAツール(営業支援システム・ツール)を活用すれば、営業日報の作成・管理の効率化が図れます。SFAツールとは、商談から契約にいたる営業活動を支援するための豊富な機能が搭載されたツールのことです。このツールを活用することで、営業日報の保存はもちろん、過去の日報の検索や情報共有なども手軽に行えます。

また、日報管理をデジタル化できれば、外出先でもタブレットやスマートフォンなどから日報作成が可能です。業務効率アップに繋がり、営業日報の作成・管理の手間が削減されます。こうしたツールもうまく活用し、営業日報の効果的な運用を目指すことも検討しましょう。

4件のリビジョン

アポイント率が高められる営業日報を活用しよう!

ひらめく男性営業マンの画像

商談の第一歩であるアポイント率を高められるよう、営業日報を活用しましょう。営業日報は今日1日の稼働状況を把握できるため、営業活動における課題点を見つけやすくなります。日々、改善策を講じて営業活動に活かせれば、アポイント率アップも夢ではありません。

質の高い営業日報を書くために、以下のポイントを押さえておきましょう。

<質の高い営業日報を書くポイント>
  • テンプレ化などを行い、作成に時間をかけすぎない
  • 誰でも理解できるよう、具体的に記載する
  • 将来的な目標など長期的な視点を持つ

営業日報を作成する際は、閲覧性や業務効率などを意識して書くことが重要です。また、営業日報の作成や管理に負担を感じるときは、作成・管理効率のアップが期待できる専用ツールの活用もおすすめです。

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CHINTAI JOURNAL編集部

この記事を書いた人

CHINTAI JOURNAL編集部は、営業活動に役立つ情報や業務効率化するための工夫をはじめとして、賃貸仲介業務に「おもしろさ」と「ライフハック」を提供します。