アポイントが取れるようになる！営業電話・メールで押さえておきたい点

営業活動の最終目的は商品やサービスの販売・契約ですが、商品を提案するためにはまずはアポ取りが重要です。アポイントが取れなければ営業活動のスタートを切れませんが、そんなアポ取りに苦手意識を持つ営業マンも多いのではないでしょうか。

そこで今回は、アポ獲得のコツについて詳しく解説します。また、アポ取り電話・アポ取りメールの例文も紹介していきますので、営業成績のことでお困り方はぜひ参考にしてください。

営業におけるアポイントとは

営業活動において、商品やサービスを提案するにはお客様の時間を確保しなければいけません。アポ取りとは、そのような商談や面会の約束を取り付ける意味として使われており、相手にとって都合の良い日時を提案して調整する必要があります。

アポを取るには電話やメールを使いますが、いずれにせよアポが取れなければ話が進みません。そのため、営業実績を上げるにはできるだけ多くのアポイントを取ることが重要です。

営業電話でアポイントを取るコツ

アポイントの重要性をわかっていても、なかなかアポ獲得を実現できないという人も多いです。特に、相手と直接顔を合わせずにアポイントを取らなければいけない営業電話でのアポ獲得に苦労している方も多いのではないでしょうか。

ここからは、営業電話でアポイントを取るコツを4つ紹介していきます。

• 声のトーンやスピードを意識する
• 相手に不快感を与えない丁寧な言葉遣いを意識する
• サービスや商品の魅力を簡潔にまとめる
• テレアポの目的を意識する

それぞれの内容を詳しく見ていきましょう。

声のトーンやスピードを意識する

表情や立ち振る舞いなどを見せることができないテレアポは、声だけで好印象を持って貰う必要があります。そのため、いつもよりワントーン高い声でハキハキと話す必要があります。また、電話では声がこもり伝わりづらいため、いつもより少し遅めのスピードを意識しながら話すことが重要です。

相手に不快感を与えない丁寧な言葉遣いを意識する

直接話すことのできない営業電話は、言葉遣いを間違えるとお客様との間で誤解が生じてしまう可能性もあります。特に注意したいのは以下の3点です。

• 敬語
• 専門用語
• 雑な表現

敬語には丁寧語、尊敬語、謙譲語の3種類があり、それぞれ意味や使い方が異なります。たとえば聞き手に敬意を払うためにへりくだった表現を使う謙譲語ですが、お客様の行動に対して使うのはマナー違反です。

また、会社の中ではよく使っている専門用語や社内用語も控えましょう。業界に精通していないお客様の場合、、理解が難しいため不快感を与えてしまうかもしれません。

また、電話口では高圧的に聞こえる言葉やくだけた話し言葉も厳禁です。たとえば、「結構です」を「差し支えございません」に変えるなど、状況に応じて言い換える工夫を行いましょう。

相手に迷惑がかからない時間帯に電話をかける

電話で話す場合、必然的に相手の手を止めることになるため、できるだけ相手が迷惑ではない時間帯に電話をかけましょう。朝や夜の時間帯では電話にすら出てもらえないかもしれません。お客様のライフスタイルによって適切な時間帯は異なりますが、一般的には以下の時間帯がおすすめです。

• 個人のお客様の場合：14〜16時、17〜19時
• 法人のお客様の場合：10〜11時、14〜16時

個人のお客様の場合は、相手の職業でおすすめの時間帯が異なります。主婦の場合は家事が一段落する14〜16時、会社員の場合は終業後の17〜19時にかけると出てもらいやすいでしょう。

法人のお客様の場合は、社内業務をしていることが多い10〜11時か、重要な会議や商談が終わり一息つくタイミングの14〜16時です。始業直後や終業時間ギリギリに営業電話をすると、迷惑だと思われる可能性が高いため注意しましょう。

サービスや商品の魅力を簡潔にまとめる

アポ取りの段階では、商品やサービスの魅力を100%伝える必要はありません。相手の興味に刺さりそうなポイントだけを話すことで、さらに詳しく話を聞きたいと思ってもらいやすくなるからです。また、長電話は迷惑がられるため、結論先行を意識してできるだけ簡潔に用件を伝えましょう。

テレアポの目的を意識する

テレアポの主な目的は、お客様と会う機会を設けることです。契約を取るための営業電話ではなく、お客様に会うためのファーストアプローチにしか過ぎないため、それを意識した内容の電話をする必要があります。

たとえばテレアポの段階から詳細を伝え過ぎてしまうと、相手がわざわざ会う必要がないと思ってしまうかもしれません。テレアポをする際は「何のために行うのか？」などの目的を意識し、それに見合ったゴール設定を行いましょう。

営業電話におけるアポイント例文

ここではテレアポの例文をご紹介します。挨拶からクロージングまでの流れをチェックし、自身の営業活動に活かせるところがないか考えてみてください。

上記のように、詳細の説明は控えめにしてアポイントの日程だけ確保することが重要です。相手に話を聞いてもらえるように、導入部分ではお客様のメリットになる話であることを伝えます。そのためには、テレアポ前に行うお客様への情報収集が欠かせません。

営業メールでアポイントを取るコツ

アポを獲得するためのメールは、通常のビジネスメールとは少々異なる3つのコツがあります。

• 相手の目を引く件名を記載する
• 目的、用件をわかりやすく記載する
• 候補日時を複数提示しておく

どれも大事なコツなので、それぞれ詳しく解説していきます。

相手の目を引く件名を記載する

毎日たくさんのメールを受信する中で、不要なメールは開封すらしないという人も多いです。アポイントを取るための営業メールは、見てもらえなければ意味がありません。そのために重要なのが、自分に関係のあるメールだと思わせる件名づくりです。

相手の目を引く件名にするために、以下のポイントを意識しましょう。

• インパクトのあるタイトル
• パッと見ただけで内容がわかる文面
• 顧客に関連する情報

多くの文字が並ぶ受信ボックス内では、【】や★などの記号を使うことで視覚性が高まります。記号を使って目立たせた後は、お客様が気になる情報をわかりやすく入れることで、開封率を高めることが可能です。内容がわかりづらいメールは、開封されない可能性が高いため注意しましょう。

目的・用件をわかりやすく記載する

せっかく開封されても、内容がわかりづらければ途中で離脱されてしまいます。メールを最後まで読んでもらい、そして次のアクションに移ってもらえるよう、メールの目的と用件はわかりやすく記載しましょう。

アポイントを取るためのメールであることはもちろん、どのような商品・サービスなのかを簡潔に説明します。ただし、あくまでもアポ取りのためのメールなので詳しい内容を伝える必要はありません。

営業電話と違い営業メールの有利な点は、資料を添付できることです。文字だけの情報よりも、商品やサービスの写真や概要書などといったわかりやすい資料があった方が、お客様にとってよりわかりやすくなります。

候補日時を複数提示しておく

アポイントの日時を打診する際は、複数の候補を提示しましょう。候補日時が1つしかない場合、相手の都合が悪ければメールのやりとりを繰り返さなければいけないからです。さまざまなパターンの曜日や時間帯を打診することで、相手の負担は軽くなります。

ただし、候補日時が多すぎても相手を迷わせてしまいます。また、「水曜日か金曜日の午後であれば問題ありません」などといった抽象的な表現も、相手にとって不親切です。具体的な日時を3つほど提示することで、アポが取りやすくなります。

営業メールにおけるアポイント例文

ここではアポ取りメールの例文を2つご紹介します。いずれも不動産営業のケースを想定しているので、自身の仕事内容に照らし合わせながらチェックしてみてください。

＜例文1＞

＜例文2＞

営業メールや電話後にしておくべき3つのこと

営業電話や営業メールは、かけて・送って終わりではありません。以下の3つの行動を取ることで、営業の結果が変わることもあります。

• アポイント後のフォローを行う
• 話したことをメモしておく
• 相手の特徴を押さえておく

自身の目標を達成するためにも、ぜひこれらの3つの方法を実践してみましょう。

アポイント後のフォローを行う

営業電話やメールでアポイントが取れたら、まずは相手にお礼を伝えましょう。営業電話の場合は電話を切る前に、営業メールの場合は日程が確定した後の返信でお礼の気持ちを伝えます。お礼とともに、当日会えることを楽しみにしている旨を伝えることで、誠意を見せることができます。

また、アポの前日にリマインドの連絡をするのもおすすめです。日時や場所をあらためて共有することで、万が一の思い違いを防ぐことができます。このようなアフターフォローを行うことで、アポイントのキャンセルを防ぐことにも繋がります。

話したことをメモしておく

メールと違い営業電話は履歴が残らないため、話した内容のメモを取っておくことが重要です。電話をかけた時間や担当者名、どのような内容でどんなクロージングを迎えたか、できるだけ具体的にメモに残しましょう。アポ取りに成功した場合、そのメモを参考にしながら営業の戦略を練ることができます。

仮にアポが取れなかった場合でも、取ったメモは処分せず保管してしましょう。後日お客様の気が変わり、商談へと繋がる可能性はゼロではないからです。営業は何が起こるかわからないものなので、取ったメモはいつでも見返せるよう整理しておいてください。

相手の特徴を押さえておく

相手の特徴を押さえておくことで、営業を有利に進めることができます。商品・サービスに対してどれくらい興味があるのか、どのような課題・不安を抱えているのか、企業内でどのような立場にいるかなど、わかる特徴はすべて押さえておきましょう。相手の特徴をまとめておくと、それをもとに会話を進めることができるので、当日の会話に困るようなこともなくなります。

営業電話やメールでアポイントが取れるようになろう！

営業活動を行うには、商談や面会の約束を取り付けるアポ取りが欠かせません。そんなアポ取りは、営業電話あるいは営業メールで行うことが一般的です。

アポイントを取るための営業電話・営業メールには、通常のビジネス電話・メールとは違ったコツやポイントがあります。アポ取りが苦手で悩んでいる方は、今回ご紹介した内容を参考にしながらアポ獲得に向けて自分にできることを実践してみてください。