営業マンバイブル

見やすく読みやすい議事録を書くポイント!記載内容やフォーマットも紹介

記事公開日:2022/05/05

最終更新日:2022/04/26

見やすく読みやすい議事録を書くポイント!記載内容やフォーマットも紹介の見出し画像

会議や商談など、議事録を作成する機会は多く訪れます。議事録は自分だけでなくさまざまな人が見るため、見やすく読みやすいものでなければ自分の評判が下がるかもしれません。

今回は、見やすく読みやすい議事録作成のポイントや議事録作成に必要なメモの取り方について解説します。また、実際に活用できる議事録フォーマットも紹介していきますので、議事録の書き方にお悩みの人はぜひ参考にしてください。

そもそも議事録とは?

そもそも議事録は、会議や商談の内容を記録して、リマインドのために会議の出席者や関係者で共有するために作られます。議事録には会議内容や参加者の発言、決定事項を記入し、次の会議や日常業務に役立てる目的があります。

議事録を作らなければ、会議で決定したことがうやむやになってしまうかもしれません。また、会議内でタスクの期日などが設けられた場合、議事録を使うことで出席者にリマインドする役割もあります。議事録がなければ、それらの期日に向けたアクションが忘れられる可能性も考えられます。

議事録の有無によって仕事の質やスピード、行動の内容が変わるため、会議や商談には議事録が欠かせません。そのため、関係者全員が見やすく読みやすい議事録が求められます。

見やすい&読みやすい議事録を書くポイント

見やすく読みやすい議事録には以下の特徴があります。

  • 読み手が知りたい情報を網羅している
  • 5W1Hが明確に記されている
  • 簡潔的に内容が記載されている
  • パッと見て体裁が整っている
  • 構成がピラミッド構造になっている

関係者全員が見やすく読みやすい議事録を作成するには、これらの特徴を参考にするのがおすすめです。それぞれの内容を見ていきましょう。

読み手が知りたい情報を網羅している

議事録を取る主な目的は、会議の内容の記録とリマインドです。そのため、会議の中で出た意見や発言は議事録に記載する必要があります。

特に、重要な情報や間違いやすい日時などの数字、発言者、次回の課題や期日などは多くの人が記録に残しておきたいと思っています。反対に、ただの雑談や仕事に関係のない内容は記載する必要がありません。議事録作成には、参加者全員に考慮したものが必須です。

5W1Hが明確に記されている

5W1Hとは、以下の6つの単語を指します。

  • When:いつ
  • Where:どこで
  • Who:だれが
  • What:何を、何が
  • Why:なぜ、どうして
  • How:どのように

議事録だけではなく、日々の会話においても上記の6つが網羅されていると内容を正確に伝えることができます。また、実際に議事録を作るときは以下のような使い方が可能です。

  • When:会議をした日時
  • Where:会議をした場所
  • Who:出席者
  • What:会議のテーマ
  • Why:会議の目的
  • How:会議の方法

これらの内容を意識して書くことで、起こりがちな記入漏れを防ぐことができます。見やすく読みやすい議事録作成のためにも、5W1Hは必ず意識しましょう。

簡潔的に内容が記載されている

忙しいビジネスパーソンは、議事録を確認するために十分な時間を取れないかもしれません。そのため、議事録には簡潔な文章が求められます。以下の2つの文章を見比べると、どちらの文章が見やすいかが明らかです。

【例1】

本日の会議では、前回の会議の振り返りを行った後に新しいプロジェクトに対する費用を話し合いました。

【例2】

〈会議内容〉
①前回会議の振り返り
②新しいプロジェクトに対する費用検討

特に会議の内容などは、文章が続くよりも箇条書きなどで簡潔にまとめるほうが読みやすいです。文章を書く場合は、1文を50字以内に抑え、1文を4行程度にまとめると一目で内容を理解できます。

パッと見て体裁が整っている

文章を読む前に全体が整っているかどうかも、見やすく読みやすい議事録には重要です。議事録の見栄えが良いと、「優れた議事録」だと判断してもらいやすいからです。

体裁を整えるには、余白の取り方や文章のバランスに気を配りましょう。句読点の数が多い、あるいは改行がなされていない場合、読みにくいだけでなく見ためにも美しくありません。

また、文体を揃えるのも体裁を整えるには重要です。文章には、「です・ます調」「だ・である調」の2つの文体があり、議事録作成には内容を簡潔に伝えられる「だ・である調」の文体がおすすめです。なお、文体が混ざっているとまとまりがなく読みにくい文章になるので、統一することを意識しましょう。

構成がピラミッド構造になっている

ピラミッド構造とは、メインメッセージ・キーメッセージ・根拠の順にピラミッドの形で構築される文章のことです。議事録の場合はメインメッセージが「表題」となり、一番伝えたい情報のため最初に記載されます。その次にキーメッセージである「内容要旨」が記載され、最後に根拠となる「詳細内容」で締められるのが一般的です。

内容要旨は表題の説明、詳細内容は内容要旨の説明にあたるため、読み進めていくにつれて内容が細かくなります。議事録をすべて見ることができない方のことも考えて、表題や内容要旨を簡潔明瞭に書くのが親切です。

ピラミッド構造は、主張や考えをわかりやすく伝えるのに欠かせないテクニックです。議事録だけでなくプレゼンテーションなどでも活用できるため、ビジネスパーソンは覚えておいて損はありません。

議事録作成におけるメモのポイント

ノートとペンの画像

議事録作成にはメモが欠かせません。会議終了後に、内容を思い出しながら議事録を作成するには限界があります。会議中に議事録のためのメモを取ることで、会議の内容が網羅された議事録を作ることが叶います。

会議中のメモは、自由度が高い手書きがおすすめです。グラフやちょっとしたイラストも書きやすい他、ペンの色を変えたり強弱をつけたりすることで視覚的にも理解しやすく、実際の議事録作成の際に役立ちます。もし手書きが苦手という方は、パソコンやアプリ、ボイスレコーダーなどのツールの使用がおすすめです。

ここからは、議事録作成に欠かせないメモの取り方のポイントを見ていきましょう。

時系列で記載する

メモを時系列で書くことで、議事録作成の際に経緯を理解できます。見やすさやわかりやすさはひとまず無視して、時系列ごとにすべての内容のメモを取りましょう。

あえて余白部分を残しておく

会議中、これまでにはなかった解決策を思いつくことがあるかもしれません。このようなジャストアイディアは覚えておくのが困難なため、すぐに書き残せるよう、メモには余白部分を残しておいてください。

ノートを使っている場合、右半分を開けておくなどの方法が効果的です。またルーズリーフを使うと、メモの順番を自由に入れ替えることができます。

蛍光ペンや色付きボールペンを活用する

会議の中で、特に重要な部分や必ず議事録に記載するべき内容は、蛍光ペンや色付きボールペンで書きましょう。通常の文字は黒、マイナスな内容は赤、プラスな内容は青を使うなど、色によって意味を持たせるとさらにわかりやすいです。

内容が多い会議では、議事録作成にも時間がかかります。できるだけ短時間で議事録を作るためにも、自分が見返したときに困らないメモを心がけましょう。

議事録を書くうえで記載すべき内容

議事録には、以下の内容を記載することが求められます。

  • 会議名
  • 日時
  • 開催場所
  • 参加者
  • 議事録の作成者
  • 会議のテーマ
  • 会議の目的
  • 会議の方法
  • 決定項目
  • 決定になった理由
  • 詳細内容
  • 新たな課題、提案
  • 今後のToDo
  • 次回会議の日時や会議名

不動産会社の会議では、契約数のアップ、見込み顧客の増加などの議題がよく挙げられます。ツールの導入やオンライン面談の実施など、今後のToDoが明確なら今後の目標も達成しやすいといえます。

議事録を書くうえで参考にしたいフォーマット

先ほど挙げた内容をフォーマット化してみましたので、自身の状況に合わせて活用してください。

  • 会議名:分譲住宅△△販売計画
  • 日時:2022年4月1日(金)14〜16時
  • 開催場所:本社会議室B
  • 参加者:◯◯部長、◯◯課長、◯◯、◯◯
  • 議事録の作成者:◯◯
  • 会議のテーマ:分譲住宅△△の販売計画について考える
  • 会議の目的:分譲住宅△△の販売計画を決定する
  • 会議の方法:対面式
  • 決定項目:①2022年6月1日から分譲住宅△△の販売を開始する
         ②販売開始までに各社にプレス情報を発信する
  • 決定になった理由:(上記の理由を簡潔に記載)
  • 詳細内容:(上記の内容を具体的に記載)
  • 新たな課題、提案:(新たな課題や提案などを記載)
  • 今後のTo Do:(上記に対してすべき行動を記載)
  • 次回会議の日時や会議名:2022年4月15日(金)分譲住宅△△販売詳細

議事録のフォーマットとして保管しておき、漏れがない議事録を作りましょう。

会議に欠かせない議事録は正しく作成することが重要

議事録は、会議の内容共有やリマインドに欠かせないツールのひとつです。そんな議事録は、以下のポイントを押さえて作る必要があります。

  • 読み手が知りたい情報を網羅している
  • 5W1Hが明確に記されている
  • 簡潔的に内容が記載されている
  • パッと見て体裁が整っている
  • 構成がピラミッド構造になっている

会議の内容をメモに残し、今回ご紹介した議事録フォーマットを活用しながら日々の業務に役立つ議事録を作成してみてください。

「CHINTAI JOURNAL編集部」の画像

CHINTAI JOURNAL編集部

この記事を書いた人

CHINTAI JOURNAL編集部は、営業活動に役立つ情報や業務効率化するための工夫をはじめとして、賃貸仲介業務に「おもしろさ」と「ライフハック」を提供します。