記事公開日:2022/01/25
最終更新日:2023/11/16
共有できるスケジュール管理ツールは、業務上のスケジュール管理ができるのはもちろん、いちいち連絡をしなくても周りと情報やスケジュール共有ができる便利なツールです。しかし、スケジュール共有アプリは種類が多すぎてどれを選べばいいかわからない、という方も多いかもしれません。
ここでは、ビジネスシーンや賃貸仲介営業の現場で使える、共有管理用スケジュールアプリの選び方やおすすめアプリを紹介するので、選ぶときの参考にしてください。
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目次
共有管理用スケジュールアプリは、どういうメンバーと共有したいのか、どんな情報管理をしたいのかなど共有アプリを使う目的について考慮すると、選び方も自然にわかってきます。しかしとにかく種類が多いので、1つに絞り込むのは難しいかもしれません。
そこで、まずは基本となる選び方を紹介していくので、自分の用途に合うものをチェックしてみましょう。
複数のデバイスでアプリを使いたい、他の人と予定や情報を共有したいという方は共有機能の使いやすさで選ぶことをおすすめします。
共有機能がないと、他の端末にスケジュールを送る場合、1回1回自分でメール送信などをする必要があるのでかなりの手間がかかるのです。共有機能が搭載されているアプリは、端末を設定しておくだけで、どの端末からでもスケジュールを入力したり変更したりできますし、会社のコミュニティでも共有することができるのでスケジュールを共有する手間が省けます。
まずは使いやすさがポイントです。どんなにたくさんの機能がついていても、使いこなせなければ意味がないため、かえって管理しにくくなることもあります。
使いやすい機能は、1つの予定に複数のスケジュールを書き込めるタスクやTodoリスト、他の社員とスケジュールが共有できる共有カレンダー、アラームで予定を教えてくれるリマインダー機能などです。他にもタイムスケジュール機能やスタンプ機能などの機能があるので、自分の使いやすい機能が搭載されているものを選びましょう。
スケジュールやカレンダーを共有している場合は、データの紛失や端末の故障などに備えてバックアップ機能がついているアプリを選びましょう。バックアップ機能がついていれば、大事なお客様との商談日や契約日、会議など重要な予定をクラウド上に記録できるので、万が一データを紛失したり端末にトラブルがあったりしても復元できます。
ただし、利用するアプリによって、バックアップされる情報や復元の範囲は異なるので、必要な範囲が復元できるアプリを選んでください。
仕事のスケジュールを第三者から見られないように、セキュリティ性も重要なポイントになります。スマートフォンのロック機能は比較的簡単に解除されてしまうこともあるので、アプリにロック機能が搭載されているものを選んでおくと安心です。
共有アプリは特に情報漏えいに注意しなくてはいけないので、リスクを軽減するためにも、セキュリティ性の高いアプリがおすすめです。
共有管理用スケジュールアプリによっては、スケジュール機能だけでなく利便性の高い機能が搭載されているものもあります。
たとえば、情報を共有している人とチャットができる機能、お金の管理ができる機能、他のスケジュール管理アプリと連携できる機能など、より使い勝手が良くなる機能が搭載されているアプリもあるので、スケジュール以外の機能性もチェックしてみましょう。
アプリの選び方はっわかったけど、そもそも選ぶのが面倒という方もいるかもしれません。ここでは、「もっと手軽に共有アプリを選びたい」という方のために、おすすめの共有管理用スケジュールアプリを10個紹介します。
タイムツリーは、「共有とコミュニケーション」を前提に作られた共有管理用スケジュールアプリです。カレンダーがスマホの中に入ったようなアプリなので、簡単な操作でスケジュール管理はもちろん情報を共有したり、カレンダー内でコミュニケーションを取ったりすることができます。
料金 | 無料 |
対応OS | iOS /Android |
メモ・Todoリスト機能 | ○ |
通知機能(リマインダ-) | ○ |
チャット機能 | ○ |
バックアップ機能 | ×(Googleカレンダーと同期可能) |
ロック機能 | × |
カレンダーを作成して相手を招待するだけでスケジュールを手軽に共有できるので、2018年には1000万ユーザーを突破したのがタイムツリーです。目的別にカレンダーを作成できるので、仕事用のカレンダーだけでなく、プロジェクトの進捗管理や顧客別に予定を管理することも可能です。また、登録したスケジュールごとにチャット機能がついているので、予定を探すことなくメッセージや画像を送り合えるのもおすすめポイントになります。
Googleカレンダーは、Googleのアカウントを作成すれば誰でも無料で利用できる、Google LLCが提供するアプリです。ブラウザはGoogle Chromeだけでなく、Microsoft EdgeやFire fox、Safariなどでも利用できます。
料金 | 無料 |
対応OS | iOS /Android |
メモ・Todoリスト機能 | ○ |
通知機能(リマインダ-) | ○ |
チャット機能 | × |
バックアップ機能 | ○ |
ロック機能 | × |
Googleカレンダーは、パソコンやスマホなどのデバイスと同期できるだけでなく、共有カレンダーの設定をすれば簡単に他の人とスケジュールをシェアできるのが特徴です。無料版では必要最低限の機能しか搭載されていませんが、タイムツリーやシンプルカレンダーなど他の共有管理用スケジュールアプリと連携できます。欲しい機能がついたアプリを活用することで、使い勝手の良さをブラッシュアップできるのも特徴となっています。
GoogleカレンダーはGoogleアカウントをもっていればすぐに使えるので、スケジュール管理アプリを使いたいけどアカウントを作るのが面倒、とりあえず共有カレンダーを使ってみたいという方におすすめです。
公式:Googleカレンダー
Yahooカレンダーは、Yahooのトップページにあるカレンダーを使ってスケジュールを管理するサービスです。Yahooのアカウントをもっていれば簡単にカレンダーを使うことができます。スマートフォンで利用する場合、アプリ版を使ってもいいのですが、Yahooアプリを入れていればカレンダーにアクセスできるので、気軽に使えるのも魅力です。
料金 | 無料 |
対応OS | iOS9以上/Android4.1以上 |
メモ・Todoリスト機能 | ×(パソコン版のみ可能) |
通知機能(リマインダ-) | ○ |
チャット機能 | × |
バックアップ機能 | ×(Yahooかんたんバックアップアプリを使えば可能) |
ロック機能 | × |
Yahooカレンダーはかなりシンプルな設定で、スケジュールの登録と編集、削除、タスク管理が主な機能となっています。また、タスク管理に関してはパソコンしか対応していないので、スマートフォンと併用したいという方は不便に感じるかもしれません。しかし、複数のカレンダーを作成できるのでプロジェクトごとに管理ができる、連携カレンダー機能で他のサービスアプリと連携できるなど便利な機能も搭載されています。
他のスケジュール管理アプリと比べると機能はそぎ落とされていますが、スケジュール管理だけで使いたい、共用する情報をわかりやすくシンプルにしたいという方にはおすすめです。
公式:Yahooカレンダー
ジョルテカレンダーは、使いやすさと手帳感にこだわったカレンダー&システム手帳アプリです。カレンダーは、仕事用や家庭用など用途ごとに切り替えることができ、スケジュールを共有する設定も手軽にできるので、忙しい日々の中でも予定を漏らすことなく確実に管理できます。
料金 | 無料 |
対応OS | iOS /Android |
メモ・Todoリスト機能 | ○ |
通知機能(リマインダ-) | ○ |
チャット機能 | × |
バックアップ機能 | ○ |
ロック機能 | ○ |
ジョルテカレンダーは、世界で一番多くの機能を搭載したカレンダーアプリなので、自分が使いやすいスタイルでスケジュールを管理できるのが特徴です。業務効率をアップするメモ機能や安全性を高めるバックアップ機能、ロック機能はもちろん、日々の記録を残せる日記機能、予定をURLに変換して送信できるランチャー機能もついています。
またイベントやコンテンツを逃さないイベント機能、カレンダーをホーム画面に表示できるウイジェット機能など、簡単に予定を把握できる機能も搭載されているので、機能を活用してアプリを使いこなしたいという方におすすめです。
公式:ジョルテ カレンダー
シンプルカレンダーは、名前の通り「シンプルで使いやすい」を徹底的に追求したカレンダーアプリです。無駄な機能は一切なく、六曜表示や文字サイズの変更、月単位表示、週単位表示など利用者が使いやすいカレンダーにカスタマイズできるのが特徴です。
料金 | 無料 |
対応OS | iOS |
メモ・Todoリスト機能 | ○ |
通知機能(リマインダ-) | ○ |
チャット機能 | × |
バックアップ機能 | ○(iCloud・Googleカレンダーに同期) |
ロック機能 | ○ |
シンプルカレンダーは、カレンダーの見やすさと機能の使いやすさにこだわったアプリです。特に複数の仕事をこなす人にはとても使いやすく、予定ごとにカレンダーを作成できたり、色分けができたりするので、わかりやすく管理できます。また、予定ごとにURLや位置情報の貼りつけやメモ設定も可能なので、業務の詳細な情報も漏らすことなく共有できます。
どの機能も簡単な操作で活用できるので、機能がたくさんあっても使いこなせない、カレンダーベースでスケジュール管理をしたいという方におすすめです。
サイボウズOfficeはグループウェアの中で歴史が長く、中小企業のシェアはNo.1です。従来は紙で行っていた社内の申請・承認を電子化することが可能です。スマートフォンでも使用できるため、外出先やリモートワーク先でも簡単に決済ができます。
スケジュール管理やタイムカードなど複数の便利な機能を、1ユーザーあたり500円から導入できます。
料金 | スタンダードコース:月額1ユーザー500円(5ユーザーから利用可能) |
対応OS | Windows Server 2022Windows Server 2019Windows Server 2016Windows Server 2012 R2 StandardWindows Server 2012 Standard |
メモ・ToDoリスト機能 | ○ |
通知機能(リマインダー) | ○ |
チャット機能 | △(掲示板とメール機能あり) |
バックアップ機能 | ○ |
ロック機能 | ○ |
メンバーのスケジュールや設備の空き状況、プロジェクトの進捗状況など、一目で確認できます。また、タスクごとに掲示板でやり取りできるので、情報を一元管理することが可能です。大切な連絡はメールで通知できるので、外出先で複数のアプリを確認する必要がありません。
公式:サイボウズ Office
Sensesの特徴ともいえる案件ボードは、各担当者の状況が一目で確認できるので、案件管理から顧客管理まで把握するのにも役立ちます。また、進捗状況をドラッグ&ドロップで簡単に操作・管理できるのも魅力です。
料金 | スタータープラン:月額27,500円~ |
対応OS | Windows 10 以降 macOS 10.14以降 |
メモ・ToDoリスト機能 | ○(実施メモ) |
通知機能(リマインダー) | ○(Slackやメールとの連動も可能) |
チャット機能 | ○(ⅭhatworkやSlackと連動可能) |
バックアップ機能 | ○(Googleカレンダーに同期) |
ロック機能 | ○(特定の案件に、閲覧権限を付与することが可能) |
Sensesには、名刺管理機能やアプリ架電機能があり、メモアプリ以上の機能がたくさんあります。その分ライセンス費用がかかるので、無料アプリを検討している方にとっては、十分すぎる内容だと感じるかもしれません。
ミニマムプランの「スターター」は月額27,500円、営業組織の成長を支援する「グロース」は110,000円、カスタマイズできる「エンタープライズ」は330,000円です。求める内容に応じてプランを選べます。
Lifebearは、カレンダー・ToDo・ノート・日記の4つのアイテムを、1つに管理できる手帳のようなアプリです。1,500種類以上のかわいいスタンプや、20種類以上の着せ替えテーマがあり、自分好みにアレンジできます。
料金 | 無料(月額有料プランもあり) |
対応OS | iOS、Android、Webブラウザ版 |
メモ・ToDoリスト機能 | ○ |
通知機能(リマインダー) | ○(イベントの設定から通知の設定が可能) |
チャット機能 | × |
バックアップ機能 | ○(サーバー上でバックアップ) |
ロック機能 | ○(有料プランのみパスコードロック機能あり) |
昔ながらの手帳のような使い勝手はそのままに、予定をカラフルに色分けしたり、スタンプを利用できたりと、ビジネスの場面でも楽しく使えるのが魅力です。
無料版でもすべての機能が使えますが、ベーシックプラン(月額360円)やプレミアムプラン(月額600円)もあり、プランによってアップロードできる容量を増やせます。
Refillsはスケジュールとタスク管理に特化した、まるで紙の手帳のようなシンプルなアプリです。GoogleカレンダーやGoogleタスクとも連携も可能で、デバイスを問いません。
日・週・月表示をワンタップで変更でき、感覚的に操作できるのが魅力です。シンプルな機能を好む人におすすめのアプリといえます。
料金 | 無料 |
対応OS | iOS、Android |
メモ・ToDoリスト機能 | ○ |
通知機能(リマインダー) | ○(繰り返し予定のサポートあり) |
チャット機能 | × |
バックアップ機能 | ○(Googleカレンダーとの連携) |
ロック機能 | × |
撮影日時とサムネイル画像が自動的に表示されるライフログ機能があり、撮影した写真も楽しめます。またマップ機能があり、予定の場所もマップビューのサポートで事前に確認できるのも便利な機能です。
デバイスはiPhone、iPad、Android、Androidタブレットに対応しており、タスクやスケジュールをシームレスに表示してくれます。
スケジュールストリートはメモだけでなく、画像やボイスメモも残せるのが特徴です。たとえば、議事録などを音声データで保存できるので、手書きのメモがとれないときに便利な機能といえます。
GoogleカレンダーやGoogleタスクとも同期でき、複数のメンバーでスケジュールを共有することも可能です。
料金 | 無料(有料版あり) |
対応OS | Android |
メモ・ToDoリスト機能 | ○ |
通知機能(リマインダー) | × |
チャット機能 | × |
バックアップ機能 | ○(Googleカレンダーとの連携。日記機能はバックアップ対象外) |
ロック機能 | ○(スケジュール帳にパスコードロックあり) |
無料版は画面の下に広告が表示されるため、広告が邪魔だと感じる人もいるでしょう。なお、アイテムパックの購入(490円)で、広告の表示をなくせます。
また拡張機能を追加したり、スタンプの種類を増やしたりすることも可能です。(120円~2,980円)
公式:スケジュールストリート
スケジュールを管理・共有できるアプリの導入は、個人だけでなく、マネジメントする側にとってもメリットを感じられるものです。無駄を省くことで作業の効率化もできるので、結果的に業績アップも期待できるでしょう。
この章では、スケジュール管理・共有アプリ導入の3つのメリットを紹介します。
手書きの手帳に比べて、多くの情報を簡単に入力できることが魅力です。またロック機能タイプであれば、セキュリティ面でも安心できます。
パソコンだけでなく、スマートフォンでも利用できる商品も多く、外出先などで簡単に確認や予定を追加できるのも便利です。急な予定変更も、その場ですぐ入力できます。
カラーを自分好みにアレンジできるアプリもあり、一目で確認しやすいこともメリットの1つです。
スケジュールを管理・共有できるアプリの一番のメリットは、スケジュールを共有できることといっても過言ではありません。一目でメンバーの予定を確認できるので、これまで会議などの日程調整に使っていた無駄な時間をカットできます。
また、マネジメント側もそれぞれのスケジュールを見て仕事を割り振れるので、社内連携もしやすいです。
スケジュールを内容や案件によって色分けできるので、大事な案件の見逃しを防げます。
また、通知機能を利用できれば、大事なアポを忘れないように登録できるので安心です。チャット機能がある場合、お客様からの入電をその場ですぐ伝言できるので、伝え忘れも防げます。
付帯機能や追加機能をうまく使いこなせれば、スケジュール管理・共有以上のメリットを得られるでしょう。
便利なアプリですが、使用するうえでの注意点があります。ここでは代表的な3つを紹介します。
一番致命的なのは、スケジュールを入力し忘れることです。特に外出中は時間に追われていることも多く、落ち着いてから入力しようと思っていても、忘れてしまうことがあります。アポや会議など、決まった時点ですぐ入力することを心がけましょう。
たとえば、時間や曜日を1週間先と間違えるなど、そもそも入力ミスをしてしまうと大変なことになります。スケジュールを入力する際は、今一度確認するようにして入力ミスを防ぎましょう。
また、忙しいときにやりがちですが、あとになってわからなくなってしまうような入力は避けることが重要です。少なくとも、時間とお客様の名前だけは入力するように心がけましょう。
スケジュールを管理・共有できるアプリは、スケジュールを一目で確認できるのがメリットです。空いている時間を確認しやすいため、スケジュールを入れすぎてしまうこともあります。くれぐれも過密なスケジュールにならないよう、無理のないスケジューリングをおすすめします。
できる営業マンは忙しいはずですが、なぜか余裕があるように見えるものです。ここでは、スケジュール管理が上手な人が実践している3つのコツを紹介します。
営業の仕事は、急にお客様から連絡が入ったり、思いもしない案件が舞い込んだりすることがあります。スケジュールに余白を作り、急な案件にも対応できるようにするのがコツです。
また、営業は種まきも重要です。余白の時間は新規開拓などの時間に充てましょう。
アポや会議などは、スタートの時間だけでなく、終わる時間も想定してスケジュールを入力します。もちろん無理なスケジュールは避けたいですが、終わる時間を想定できれば、1つ約束を入れ込めるかもしれません。
スケジュールだけでなく、ToDoリストも上手に活用しましょう。スケジュールが空いてから何をするか考えるのではなく、あらかじめしたいことをリストアップしておけば、時間を無駄にしないで済みます。
最後に、賃貸仲介営業マンがスケジューリングで気をつけるべきことを、3つ紹介します。
内見立会いなどは、場所によってかなりの時間がかかるため、往復の時間をあらかじめ含めてスケジューリングをします。内覧にかかる時間は予測が難しいですが、ある程度の時間配分を考えて、内見を進めるようにしましょう。
スケジュール通りに行動できるよう、お客様に前日のリマインドメールを送って、日程に問題がないかを確認すると良いでしょう。急にアポの日程が変更になると、他のスケジュールにも影響が出てしまいます。
お客様と現地集合や現地解散の場合、現地でできることがあれば、ついでに営業してきます。たとえば、以下の通りです。
時間をわざわざ捻出することは難しくても、ついでなら可能なこともあります。
スケジュール共有ツールとしてアプリを導入しても、使いにくいアプリだと予定の入力が面倒だったり、共有カレンダーが見づらかったり、結果的にうまく使いこなせず役に立たないこともあります。しかし、共有機能の使いやすさやスケジュール以外の機能が搭載されているなど、選び方のポイントを押さえておけば、共有アプリ選びに失敗することはありません。
スケジュール管理ソフトは、簡単な操作で情報共有ができたりタスクの見落としを防いだりできる便利なツールなので、上手に活用して仕事の効率をアップさせていきましょう。
※下記の関連記事ではメモアプリ、タスク管理ツール(Trello)の紹介をしているので、こちらもチェックしてみてください。
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