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物確(物件確認)とは?課題から見えてくる、効率良く進めるポイント

記事公開日:2022/10/06

最終更新日:2022/09/26

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不動産営業マンの仕事のひとつに、物確と呼ばれる物件確認の作業があります。できるだけサクサクと進めていきたいものですが、この物確は多くの手間や時間がかかるため、「何か良いアイディアはないのか」と悩む方も少なくありません。

今回は、物確を効率的に行うポイントや、物確と併せて効率化できる業務の種類などについて解説していきますので、業務効率を上げて売上アップを叶えたいと考えている方はぜひチェックしてみてください。

物確(物件確認)とは

物確と呼ばれる物件確認とは、取り扱っている物件の空室状況や販売状況を確認する業務のことです。賃貸物件・売買物件どちらにもあり、不動産仲介会社にとって避けられない業務のひとつといわれています。

取り扱っている賃貸物件は、複数の不動産会社で共有しているのが一般的です。晴れて契約締結となった場合、レインズや不動産ポータルサイトの情報を更新しなくてはなりませんが、場合によっては対応が遅れてしまうことも珍しくありません。その間に別の顧客が「契約したい」と申し込みを入れた場合、大きなクレームに繋がりかねません。

このようなトラブルを避けるために、物件を所有している不動産会社や管理会社などに物件の情報を確認する「物確」が行われます。また「すでに誰かの手に渡っていないか」「物件の売り出し価格は変わっていないか」など、物確は一度だけではなく定期的に行う必要があるので、多くの不動産営業マンが頭を悩ませているのです。

現在の物確(物件確認)の課題

顧客の質問に答えるために欠かせない物確ですが、この物確には主に3つの課題があるといわれています。いずれも不動産営業マンの悩みの種といわれているので、それぞれの詳しい内容を見ていきましょう。

課題①:確認が必要な物件数が多い

不動産営業マンは、一日に何人もの顧客に対応しなければいけません。さらに、一人の顧客が希望する賃貸物件は一件だけとは限らず、一人の営業マンが一日に数十件の物件を確認しなければいけないこともあります。

物確の主な内容は、賃貸物件が空いているかを確認することなので、一件あたりの時間は数分となることが多いです。しかし、数十件もの賃貸物件を確認するとなると、1~2時間では終わらないことも考えられます。

また、一日のほとんどの時間を物確に割いてしまうことも多く、休日や業務時間外に他の業務を行う方も珍しくありません。担当する顧客の数が多ければ多いほど、時間を要してしまうことになるでしょう。

課題②:確認完了までに時間がかかる

物確は、電話・FAX・メールのいずれかで行うのが一般的です。それぞれの対応方法は以下のとおりです。

■電話の場合

  1. 物件の売主または所有者に電話をかける
  2. 該当の物件の空室状況を確認する
  3. 図面を依頼する
  4. 図面がFAXやメールで送られてくる

早い回答が欲しい場合は、電話で物確を行います。すぐに電話が繋がれば1件あたり数分で完了しますが、図面を受け取るまでにはある程度の時間を見ておく必要があります。また、電話でのやり取りはリアルタイムでの対応が必要になるため、営業マンの都合の良いタイミングでまとめて作業を行うことはできません。

■FAX、メールの場合

  1. 書類を作成し物件の売主または所有者に送信する
  2. 返答を確認する
  3. 図面を依頼する
  4. 図面がFAXやメールで送られてくる

システム化が進んでいる不動産業界ですが、FAXを使ってやり取りを行うことが多くあります。FAXを使う場合は専用の書類を用意しなければいけません。一件ごとに書類を作成する必要があるので、膨大な時間を要します。

物確は電話やFAXで行うのが主流といわれていますが、いずれの方法であっても物確の数が多ければ多いほど大量の時間が必要です。

課題③:人手不足を引き起こしている

他の業界と比べても、不動産業界は常に人手が足りない業界といわれています。不動産業界に人手が足りない理由のひとつが、物確のようなアナログ業務が多いことです。

物確の業務効率化を図ることは、長時間労働や休日出勤の減少に繋がります。このように、働く環境が整備されれば人材の流出を防げるかもしれません。

物確(物件確認)を効率良く進めるポイント

時間と手間がかかるやっかいな物確は3つのポイントを押さえることで効率化を図ることができます。それぞれの詳しい内容は以下のとおりです。

ポイント①:システムの自動化を行う

まずはシステムの自動化です。人の手を使って行っていた業務をシステム化することで、これまで物確に使っていた時間を別の業務にあてることができます。物確の自動化には、スマート物確などのサービスを使った自動FAX送信や電話自動応答などが挙げられます。

自動FAX送信機能とは、従来は一件ずつ作成と送信を行っていたFAXでの物確を自動化する機能のことです。PC上で書類作成を行うとワンクリックでFAX送信ができるので、工数の多いFAX送信業務を大幅に効率化できます。書類の印刷やFAX番号の打ち込み、物件リストの作成などの手間もいりません。

電話自動応答機能とは、電話での物確の際、自動音声で対応してくれる機能のことです。売主や物件を所有している不動産会社や管理会社の電話対応の手間を省ける他、客付会社の不動産営業マンにとっても、電話の不通や待機時間をなくすことができます。なお、多くの自動化サービスが24時間365日対応しているので、機会損失を防ぐことも可能です。

ポイント②:問合せフォーマットを統一する

問合せのフォーマットの統一も、物確を効率良く進めるポイントのひとつです。現状、物確は電話・FAX・メールなどさまざまな方法で行われています。このように、フォーマットが1つに定まっていないと自動化への移行が困難です。

先ほどご紹介した各種システムの自動化のためにもフォーマットの統一は重要なので、状況に合わせて効率の良い方法を選ぶようにしましょう。

ポイント③:物件情報を1つのデータベースを統合する

物確の業務改善におけるさらなるポイントが、1つのデータベースに物件情報をまとめることです。物件情報は個々に管理されていることもあり、1つにまとまっているとは限りません。顧客に提供する情報を集めるためにはいくつもの問合せ先へ連絡を入れる必要があり、より多くの時間と手間がかかってしまいます。

このような効率の悪さを改善するためには、データベースの統合が有効です。データベースが統一されることで問合せ先が1つにまとまるため、連絡の頻度が減少し、物確業務の改善が叶います。

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物確(物件確認)と併せて効率化が図れる業務

不動産業務でアナログな方法が使われているのは物確だけではありません。ここからは、物確と併せて改善することで業務効率化が図れる4つの業務を紹介します。

効率化が図れる業務①:内見予約

内見予約において、顧客からの電話やメールに逐一対応している不動産営業マンも多いのではないでしょうか。このような対応は一括で対応することができず、一つひとつ対応するには手間と時間がかかってしまいます。

内見予約も物確と同じように、問合せフォームを統一することで業務効率化を図ることができます。たとえば、インターネットからのみ内見予約を取れるようにすることで、電話やメールに割いていた手間と時間を節約することが可能です。

特に電話の場合、営業時間外の予約に対応できません。顧客によって都合の良い時間はそれぞれ異なるため、24時間365日対応が可能なインターネットからの内見予約を取り入れることで、機会損失も防ぐことができます。

効率化が図れる業務②:申し込み

申し込み業務をカバーするシステムを導入すると、顧客が登録した情報をシステム上で確認することが可能です。進捗状況も一目でわかるため、たとえ担当の営業マンが不在の場合でも社内で情報を共有できます。

効率化が図れる業務③:契約手続き

今までは対面でしか行えなかった契約手続きですが、2022年から電子契約が可能になったことで契約手続きの業務効率化もできるようになりました。

契約書の締結や重要事項説明など一連の契約手続きがシステム上で行える他、遠くに住む顧客との契約手続きも可能です。それにより、不動産契約のために必要だった移動時間やコスト、書類郵送の手間などの削減が叶い、大幅な業務負担減少に繋がっています。

効率化が図れる業務④:図面請求や送信

不動産会社が管理物件を所有している場合、多くの不動産会社からの物確リクエストに応える必要があります。特に図面の請求があった場合、いちいち相手の番号を調べてFAXで図面を送信しなければいけません。

しかし、業務改善システムを導入することで、このような作業が自動化されます。また、請求のあった図面を自動的にデータベースで照合させ、番号の特定から図面送信まで自動で行ってくれるサービスもあるので、気になったサービスがあれば導入してみると良いでしょう。

工数の多い物確は効率化が重要!

不動産業界に欠かせない、売り出し中の物件の空室状況や販売状況を確認する物確業務は、電話やメールなどで行うのが一般的で、煩わしい手間がかかってしまうのがネックでした。しかし、自動化システムの導入やフォーマットの統一などによって、物確業務の効率化は叶います。また、内見予約・申し込み・契約手続きなどにも同じ対応ができるため、日々の業務を効率良く進めたいと考えている方は、今回ご紹介した内容を振り返りながら日々の業務を見直してみてはいかがでしょうか。

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CHINTAI JOURNAL編集部

この記事を書いた人

CHINTAI JOURNAL編集部は、営業活動に役立つ情報や業務効率化するための工夫をはじめとして、賃貸仲介業務に「おもしろさ」と「ライフハック」を提供します。