【例文付き】繁忙期を効率的に！賃貸仲介営業のためのメール・電話応対実践ガイド

新年度に向けた繁忙期を目前に、「もっと効率的に営業したい」「問い合わせの対応に追われて、内見の準備に集中できない」というお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。この時期は物件の問い合わせが集中するため、効率的な顧客対応の仕組みづくりが成果を大きく左右します。

そこで今回は、効果的なメール・電話応対のポイントと、実践に役立つテンプレート集を紹介します。基本のテクニックを押さえた上で、より多くのお客様と良好な関係を築き、成約率アップを目指しましょう！

メール応対で業務効率を上げて繁忙期を乗り切ろう

繁忙期の賃貸営業において、メールや電話での応対は業務効率化のカギとなります。特にメールは、複数のお客様と並行してコミュニケーションが取れるため、限られた時間を有効活用できる重要なツールです。

メールを活用する最大のメリットは、経験の浅い営業スタッフでも適切に対応できる点です。返信内容を落ち着いて考えられる上、先輩スタッフからアドバイスを受けながら対応できるため、自信を持って営業活動に臨めます。

またお客様にとっても、メールや電話は重要な情報収集の手段です。物件情報や契約条件をじっくり確認できるメール、その場で疑問を解消できる電話と、状況に応じて最適な方法を選択することで、商談をスムーズに進めることができます。

賃貸仲介で好印象を持たれるメール応対のポイント

各不動産会社がメールを活用する繁忙期には、質の高い対応でいかに差別化を図るかが重要です。ここからは、業務効率を高めながらお客様の信頼を得られる「メール対応のテクニック」について見ていきましょう。

1. 返信はスピーディーに

不動産業界のメール対応は、年々スピードアップが進んでいます。多くの企業が自動返信システムを導入し、問い合わせ直後から対応できる体制を整えています。

さらに、担当者による手動返信でも10分以内の対応を目指すなど、スピーディーな顧客対応が業界のスタンダードとなりつつあります。

このような変化をふまえると、担当者は遅くとも「1時間以内での返信」を意識しつつ、競合他社との差別化を図れる質の高い提案を目指さなければなりません。スピーディーかつ情報を的確に伝えることで、お客様の熱量が冷めない内に話を進めることができます。

2. タイトルと本文冒頭で要点を明確に示す

メールの開封率を高めるためには、タイトルに工夫が必要です。「お問い合わせいただいた〇〇マンションの空室状況について」など、具体的な物件名を入れることで、お客様の注目を集めることができます。

またメール本文は、挨拶に続く冒頭に重要な情報を集約します。お客様が知りたい情報を端的に伝えることで、読みやすく分かりやすい印象を与えられます。

3. 文字校正を徹底する

不動産業界では契約に関わる重要な情報を扱うため、誤字脱字は信頼低下を招く恐れがあります。お客様にプロフェッショナルな印象を与えるためにも、正確な文章表現を心がけましょう。

メール送信前は、以下のポイントについて確認します。

特に賃料や管理費などの金額の表記ミスは、後にトラブルを生みかねません。可能であれば、同僚にダブルチェックしてもらうのがおすすめです。

4. お客様に具体的なアクションを促す

丁寧なメールを作成しても、次のステップが明確でないとお客様は返信をためらってしまいます。ただ情報を提供して終わるのではなく、「明後日の15時から物件をご案内できますが、いかがでしょうか？」といったように、具体的な提案も行いましょう。

その際、「他のお時間もご案内可能ですので、ご都合をお知らせください」など柔軟な対応も提示すると、さらに返信率アップにつながります。

5. 追客は「限定感」を意識する

繁忙期には多くの物件情報が流通するため、物件の魅力を印象付けることが重要です。追客メールでは、物件やサービスの価値を具体的に伝え、限定感や特別感を演出しましょう。

例えば、以下のような表現が効果的です。

ポイントは、具体的な事実に基づいて物件の魅力を伝え、お客様にとっての価値を分かりやすく説明することです。物件選びの判断材料となる情報を、丁寧に提供していくことを心がけましょう。

すぐに使える！シーン別メールテンプレート集

ここでは、実践で即活用できるメールテンプレートをご紹介します。テンプレートをベースに、お客様とのやり取りで得られた情報を組み込みながら、自然な会話の流れを作っていきましょう！

1. 問い合わせへの返信メール

お問い合わせへの返信では、「3月15日(金) 15:00～」など、具体的な内見候補日時を提案するのがポイントです。明確な時間枠を示すことで、お客様も予定を立てやすくなり、返信を自然に促すことができます。また、物件の魅力を3点ほど厳選して伝えるのも効果的です。

返信メールの例文

2. 新規物件の提案メール

新規物件の提案時は、過去の問い合わせ内容についても必ず触れましょう。

繁忙期は特に、お客様が複数の不動産会社と並行して問い合わせるケースが多いため、これまでのやりとりを振り返りながら新しい物件を紹介することで、スムーズな提案につながります。

提案メールの例文

3. 内見後のお礼メール

内見後のお礼メールでは、当日の会話や印象に残った物件の特徴に触れることが大切です。お客様の反応を踏まえた温かみのある文面で、物件の状況を自然な形でお伝えしましょう。こうした丁寧な対応によって、お客様との関係性を自然に深めることができます。

お礼メールの例文

紹介したメールテンプレートは、基本の型として活用してください。お客様との会話で得られた情報や物件の特徴、地域の最新情報など、状況に応じて柔軟にカスタマイズすることで、より印象に残るメールに仕上がります。

特に内見後のメールでは、お客様が気にされている点への対応策を具体的に示すことで、安心感を持ってもらえる内容になります。

電話でのやりとりに！応対スクリプト集

お客様との直接的なコミュニケーションの機会である電話応対。その重要性は、市場調査からも明らかになっています。

以下、株式会社AlbaLinkが実施した「不動産会社の利用に関するアンケート」の調査結果をご覧ください。

引用：訳あり物件買取プロ「【不動産会社を利用するときに重視することランキング】男女500人アンケート調査」

この調査結果から、「担当者の対応力・人柄」が不動産会社選びの重要な決め手になるということがわかります。

中でも電話応対は、お客様にとって担当者の印象が決まる重要な機会です。一度の応対がその後の展開を大きく左右する可能性もあるため、コミュニケーションのポイントをシーン別に見ていきましょう。

1. 物件の空き状況確認の応対

物件の空室状況を伝える際は、素早く正確な情報を提供しつつ、物件の魅力も併せて伝えることで、内見予約への流れを作りやすくなります。

2. 内見予約の応対

内見予約は成約への重要なステップです。希望条件を丁寧にお聞きすることで、お客様の理想により近い物件をピックアップし、効率的な内見プランをご提案できます。

3. クレームへの応対

クレーム対応は、会社としての対応力が問われる重要な機会です。問題解決に向けた具体的なアクションと、明確な期限を示すことで、お客様の不安を最小限に抑えることができます。

電話応対は最初は緊張するかもしれませんが、基本の型を意識しながら経験を重ねることで、自然と会話の幅が広がっていきます。お客様の反応を見ながら臨機応変に対応できるよう、日々の実践を通じてスキルを磨いていきましょう。

効果的なメール・電話応対で成約率アップを目指そう

繁忙期の慌ただしい日々の中で、物件資料の作成や内見の準備、そして途切れることのない電話やメールの応対にと、時間に追われている方も多いのではないでしょうか。

確かに、限られた時間の中ですべての業務を完璧にこなすことは容易ではありません。しかし、お客様が複数の不動産会社を比較検討する繁忙期にこそ、一つひとつのメールや電話に丁寧な対応ができれば、自然と他社との違いが際立ってきます。

本記事で紹介した応対時のポイントやテンプレートを効果的に活用することで、業務の効率化と応対スキルアップの両立が可能になります。この繁忙期を成長のステップとして捉え、前向きに取り組んでいきましょう！