賃貸営業の業務効率化に役立つ「スプレッドシート活用マニュアル」シートの作成例も紹介

賃貸仲介営業での情報共有は、スピードと正確さが欠かせません。

そうしたニーズに応える形で利用が広がっているのが、「Googleスプレッドシート」です。導入が簡単で複数人で同時に使えるため、社内での情報共有の課題や不安を解消できます。

本記事では、そんなスプレッドシートの魅力や導入ステップをわかりやすく説明します。賃貸営業現場での具体的な活用シーンも紹介しますので、業務改善のきっかけにしてみてください！

スプレッドシートで賃貸営業を効率化できる理由

賃貸仲介営業の現場では、申し送り事項や内見予約、オーナー情報など、日々多くの情報を扱います。そうした中、紙やExcelでの管理では「誰が最新の情報を持っているのか」が不明確になり、業務効率が落ちてしまうのが現実です。

こうした課題を解消できるツールとして注目されているのが、「Googleスプレッドシート」です。

まずは、「スプレッドシートを活用することで、なぜ業務効率が上がるのか」その理由について、詳しく見ていきましょう。

どこからでもアクセスできるオンライン性

スプレッドシートはインターネット環境があれば、パソコンだけでなくスマホやタブレットからもアクセスできます。外出先や移動中でもデータを確認・更新できるため、内見案内やオーナー訪問の際に役立ちます。

なお、Excelの場合はファイルを端末ごとに保存して共有する必要があり、更新漏れが生じやすい点が大きな違いです。

複数人で同時編集できるリアルタイム性

スプレッドシートは、複数人が同じファイルを同時に編集できます。

入力した内容がリアルタイムで反映されるため、申し送り事項や物件情報をその場で共有することが可能です。

Excelにも共同編集機能はありますが、OneDriveやSharePoint経由での保存が必要で、古いバージョンでは利用できないなどの制約があります。

無料で使えるコストメリット

スプレッドシートは、Googleアカウントさえあれば誰でも無料で利用できます。ライセンス費用も不要なため、スタッフ全員にアカウントを配布してもコスト負担がありません。

Excelは有料ライセンス契約が必要となるため、特にスタッフ数の多い店舗ではコスト面で大きな差が出ます。

このようにスプレッドシートは、「コストを抑えながら、業務効率を高める仕組み」を備えているのです。

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スプレッドシート導入の流れ【3ステップ】

スプレッドシートはパソコンやスマートフォンさえあれば誰でも利用できますが、スムーズに運用するためにはいくつかのコツがあります。

ここでは、導入の流れを3つのステップに分けて整理し、それぞれのポイントを確認していきましょう。

ステップ1. Googleアカウントの準備

スプレッドシートを使うには、まずGoogleアカウントが必要です。すでにGmailなどのGoogleサービスを利用している場合は、そのままアカウントを利用できます。

泉 正孝

この記事を書いた人

ウェブスタジオイズミ代表。宅地建物取引士・マンション管理士・管理業務主任者・相続マイスター。東京都在住。大学卒業後、電鉄系総合不動産会社に入社し、不動産仲介事業部に所属。

不動産業界歴10年以上、ライター歴7年以上、サイト運営歴9年以上の経験を活かし、ライター兼ディレクター、SEOコンサルタントとして活動中。「住宅ローン・相続・税金・保険・資産運用」など、実体験に基づく記事を1900本以上執筆。SEO上位獲得多数。専門家として1次情報とエビデンスを重視し、読者目線の執筆を心がけている。