オーナー目線でわかる！管理解約を防ぐための必須ポイント

「賃貸管理を任されたのに、なぜかオーナーから解約されてしまう…」

そんな悩みを抱える管理会社の担当者は多いのではないでしょうか？

管理解約は契約数が減少し、利益が少なくなるため管理会社にとって大きな損失です。

本記事ではオーナーとの信頼関係を深め、解約を未然に防ぐために押さえておくべきポイントについて、オーナー目線で解説します。

なぜオーナーは解約を考えるのか

オーナーが管理会社との契約解除を検討する背景には、以下のような不満点が存在します。

・コミュニケーションが不足（報告・説明が不十分）
・空室対策や募集活動へ不満がある
・修繕工事費用が高く内訳が分かりにくい
・トラブル対応が遅い
・コストが成果に見合わない

それぞれについて解説します。

コミュニケーションが不足（報告・説明が不十分）

最初に挙げられるのは「コミュニケーションが不足」している点です。

管理会社を入れていると物件でトラブルが発生した場合、入居者はまず、管理会社に連絡をします。管理会社は修繕など費用が発生するケースでは、オーナーにトラブル内容を伝えた上で、業者の手配をかけます。

オーナーは自ら対応していないため、入居者からのクレーム内容や修繕の進捗状況を管理会社から報告されないと物件の状況が把握できません。

重要な情報（退去予定など）がタイムリーに伝わらないと、次の入居者募集計画が立てられないため、オーナーのキャッシュフローに悪影響を与える可能性があります。

問い合わせや相談に対する返答が遅い、または曖昧な返事しかもらえない場合は、不安が解消されないため、物件担当者への信頼感が徐々に薄れていく点に注意しましょう。

空室対策や募集活動へ不満がある

空室対策や募集活動への不満がある場合も、オーナーが解約を検討する原因の一つです。

賃貸経営の収入源は家賃収入であるため、空室が続くとオーナーの収益が減ってしまいます。

そのため、募集活動を積極的に行わず、空室が長期間続くと「この管理会社には任せておけない」と考え出す可能性があります。

築年数が古く入居者が入りにくい物件に対して、リフォームやリノベーションなど具体的な提案がないのも問題です。費用はかかっても将来的に空室問題が解決するならば、オーナーは、前向きに検討します。

近年の消費者は、不動産ポータルサイトなどで家賃相場を調べるケースが多いため、周辺の市場相場を考慮せず、不適切な家賃設定を提案する管理会社もオーナーから信頼を得にくいといえます。

修繕工事費用が高く内訳が分かりにくい

賃貸経営を行うオーナーにとって、最も手痛い出費と言えるのが修繕工事費用です。

築年数が古い物件の場合は、一度に高額な修繕費用が発生するケースも少なくありません。

そのため、修繕見積書に詳細な内訳がなく、何にいくらかかるのかが不明瞭であると、見積書の信頼性を損なう可能性があります。

複数の工事業者から相見積もりを取っていない場合は、費用が適正か判断できないため、「相場より高すぎるのではないか？」と不信感を抱かれやすいので注意しましょう。

トラブル対応が遅い

トラブルへの対応が遅いことも致命的です。

例えば、以下のようなケースがあります。

・入居者間の騒音やゴミ出しなどのクレームに迅速に対応してもらえない（入居満足度が低くなり退去率が高くなる）
・家賃滞納者への催促が遅れがちで家賃回収が進まない（オーナーのキャッシュフローが悪化）

トラブルの解決に積極的に関わってくれない場合、オーナー自身が対応せざるを得ない状況になるケースもあります。こうなると、せっかく管理費用を支払っているのに、オーナー自らが動かなければなりません。

管理会社に委託する意味がなくなってしまい、解約を考えるきっかけとなります。

コストが成果に見合わない

オーナーは管理会社に対し、管理手数料や広告費などさまざまなコストを支払います。

これらのコストが収益に対して見合っていないと感じる時も、管理会社に対して解約を検討するきっかけとなることがあります。

具体的には以下のようなケースです。

・毎月、管理手数料を払っているが空室率が改善されない
・募集活動における広告費や修繕費用など追加で発生する費用が多すぎる
・家賃収入の減少や修繕費の増加など最終的な収益が期待を下回る

オーナーとしては少しでも収益を黒字化させたいので、効率よく運営できるサポートをしてくれる管理会社が魅力的に映ります。

解約ゼロへ！今すぐできるオーナーへの実践アクション

オーナーの不満を解消し、信頼関係を築くためには具体的な行動が欠かせません。

ここでは、解約ゼロを目指すために今すぐできるオーナーへの実践アクションをご紹介します。

・定期的にコミュニケーションを取る
・空室対策を積極的に提案する
・修繕費用の透明化を徹底する
・クレーム対応を強化して入居者の満足度を上げる
・長期的な資産運用をサポートする

定期的にコミュニケーションを取る

まず、挙げられるのは、定期的にコミュニケーションを取ることです。

募集状況や内見件数、問い合わせ内容などをまとめた月次レポートを作成し、定期的に送付することで、オーナーに安心感を提供できます。

オーナーからの問い合わせには、内容にかかわらず24時間以内に一次返信を入れるなど、スピードを意識した対応をしましょう。

物件に何か変化があれば、大小にかかわらずこまめに報告することもポイントです。

空室対策を積極的に提案する

賃貸経営の最大のリスクは、なんと言っても空室問題です。

空室が続くとオーナーの収益は激減してしまいます。

そのため、空室対策を積極的に提案することは、賃貸管理の営業にとって欠かせないミッションです。

オーナーからビジネスパートナーとして信頼されるためには、以下のような提案を行いましょう。

・市場データや周辺の競合物件の家賃相場に基づいて適正な家賃を設定する
・ターゲット（単身者またはファミリー）に合わせたリフォームを提案
・不動産ポータルサイトやSNSなどを活用した客付け

管理会社が有効な空室対策を提案して実行することで、オーナーからの信頼が高まります。

修繕費用の透明化を徹底する

オーナーが負担する経費の中で高額になりやすいのは、ズバリ修繕費用です。

金額の大小に関係なく、修繕費用の透明化を日頃から徹底するようにしましょう。

以下のような行動をすると、オーナーからの信頼を高められます。

・ 修繕が必要な際には複数の業者から相見積もりを取り、それぞれの費用や内容を比較して提示
・見積もりの内容について分かりやすく説明し、なぜ必要なのかを明確にする
・修繕前後の写真などをオーナーに共有することで透明性を確保。

金銭の流れや工事内訳の内容を明瞭にすることにより、オーナーは安心して修繕を依頼できます。

クレーム対応を強化して入居者の満足度を上げる

賃貸経営において大切なのは安定した家賃収入を継続して得られることです。

長期間住み続けてもらえると毎月家賃収入が入ってきます。

そのためには入居者の満足度を上げることが欠かせません。

入居者からのクレームや設備故障の連絡に対しては、24時間以内に必ず一次対応を行い、不満を感じさせないようにしましょう。

入居者からのクレーム内容や対応状況、解決までの経緯をオーナーに随時報告することも必要です。

なお、家賃滞納者には初期段階から連絡を密に取り、滞納額が大きくなる前に督促や交渉を行うようにしましょう。

長期的な資産運用をサポートする

日々の管理（入居者対応・家賃回収・修繕など）だけにとどまらず、長期的な資産運用を支えられる管理会社は、オーナーにとって頼もしい存在です。

賃貸経営は長期保有を前提とした不動産投資であるため、管理会社がオーナーと同じ視点で将来を見据えて動いてくれるかが重要といえます。

以下のような提案をオーナーにすると効果的です。

・賃貸経営に関わる法改正（民法改正など）や地域の家賃相場の変動などを定期的に提供
・10年後、20年後を見据えた大規模修繕計画を提案し、突発的な高額出費を防ぐ
・築年数が経った物件でも時代に合わせたリノベーションや設備のアップグレードを提案し、物件の競争力を維持・向上させる

オーナーは賃貸経営のプロである管理会社が、有益な情報や提案をしてくれることを望んでいます。

オーナーが「ここしかない！」と惚れ込む管理会社になるには

オーナーからの信頼を築くには、オーナーの資産価値を高めるために努力することが必要です。賃貸経営において、オーナーは単なる管理業務の委託先ではなく、長期的なパートナーとして管理会社からのアドバイスを求めています。

ここでは、多くの競合がいる中で、オーナーから「ここしかない！」と選ばれるための方法について解説します。

・【戦略的提案】データの力で納得させる
・【専門性特化】他社との差別化に成功
・【質の高い選定】入居者トラブルを予防
・【オーナーの気持ちに寄り添う】心からの信頼を獲得

【戦略的提案】データの力で納得させる

不動産投資は「経験と勘」だけに頼る時代は終了しました。

そのため、データの力でオーナーを納得させましょう。

近年では、地域の市場動向や競合物件のデータを詳細に分析し、客観的な根拠に基づいた提案を行う管理会社が増えています。

例えば、入居者の属性や広告の反響率、適正家賃など、具体的な数字を提示するとオーナーは営業担当者の提案に納得し、安心して任せることができます。

【専門性特化】他社との差別化に成功

専門性を特化して、他社との差別化を図ることも有効です。

例えば、以下のようなパターンです。

・都市部のワンルーム専門
・学生マンション専門
・高齢者向け戸建賃貸専門　など

近年では専門性を特化し、他社との差別化に成功している管理会社が多く見られます。

特定の分野に強みを持つことで、その種類の物件の集客で悩んでいるオーナーから関心を持たれる可能性があります。

【質の高い選定】入居者トラブルを予防

入居者トラブルを予防するには、そもそも入居審査の段階から質の高い借主を選ぶことがポイントです。入居者選定の基準を一定の水準に定め、入居後のトラブルを未然に防ぎましょう。

入居者の質が良いと問題発生率が低くなり、入居者全体が安心して暮らせます。

オーナーも安心して賃貸経営を行えるでしょう。

入居審査では家賃の支払い能力だけでなく、人柄や生活スタイルも考慮することがポイントです。

【オーナーの気持ちに寄り添う】心からの信頼を獲得

賃貸経営は高額な資金を運用していることもあり、実のところ、オーナーは心の中で多少の不安を抱えているものです。特にアパートローンの返済中は、正直、気が休まることはないでしょう。

そのため、オーナーの気持ちに寄り添える管理担当者は信頼を獲得しやすいといえます。

単なる管理会社の担当者として淡々と業務を行うだけではなく、オーナーに対し日頃の感謝を伝えることも関係性を深める上で欠かせないものです。

契約更新時や季節の挨拶状を送ったり、オーナーの状況（物件売却や買い替えなど）に合わせた情報を提供したりするなど、賃貸経営以外の部分でもサポートすることで、心からの信頼を得られるでしょう。

まとめ：オーナーは「利益」だけでなく「信頼」で動く

オーナーは管理継続を判断するときに、「この人になら任せられる」という人間関係が構築できているかどうかを決め手とします。

営業はただの窓口ではなく、オーナーにとっては大切な資産の管理を任せるビジネスパートナーです。管理担当者の手腕次第でオーナーの利益が決まる部分は多いといえます。

ただ、利益を上げることも大切ですが、賃貸経営は長期にわたって行う投資であるため、管理担当者を信頼できないと成り立ちません。

オーナーから信頼を得られるように、日頃から誠実な営業活動を行いましょう。