若手賃貸営業スタッフ必見！繁忙期で忙しい先輩社員に質問したいときのコツとは

「先輩、今ちょっといいですか？」「あ、ごめん！今から案内があるから、あとにしてもらえるかな？」…初めての繁忙期。お客様対応や契約業務に追われて、頭はもうパンク寸前。聞きたいことは山ほどあるのに、振り返れば先輩たちは必死の形相で仕事に集中していますよね。

「こんなに忙しそうなのに、質問なんかしていいのかな？」「どうやって聞けば迷惑じゃないんだろう？」

そんなことを考えているうちに、わからないことがどんどん溜まって、結局仕事が進まない。この悪循環、身に覚えがありませんか？

でも、安心してください。どんなに忙しい先輩でも「この後輩なら助けてあげたい」と思ってもらえる、先輩の時間を奪わず、聞きたいことを一発で解決できるスマートな質問テクニックがあるのです。

この記事では、繁忙期の限られた時間でも、先輩から的確なアドバイスをもらうための具体的な方法をお伝えします。この質問スキルを身につければ、仕事のスピードも格段に上がり、先輩からの信頼も得られるでしょう。

賃貸業の繁忙期は1分1秒が惜しい！忙しそうな先輩に質問する際のNG行動

では、どんな質問の仕方が先輩の集中力を削いでしまうのでしょうか。無意識にやってしまいがちなNG行動を、まずはしっかりチェックしていきましょう。

先輩が今何をしているのかを見ずに質問する

先輩がお客様からの電話対応中、契約書類の最終チェックで集中している瞬間など、「今、手を止められないだろうな」という状況を見極めずに声をかけるのは避けましょう。あなたの質問に答えることで、先輩の業務に重大なミスが生じる可能性もあります。

特に、最近ではWebミーティングや非対面での重要事項説明など、パソコンを眺めているだけのように見えても、実は大切な業務中、ということが少なくありません。そんなときに先輩に話しかけてしまうと、「何か重大な事件か事故が起こったのか？」とびっくりさせてしまうこともあるため、質問するタイミングには気を付けましょう。

具体的に言語化できていないまま質問しようとする

「あの、昨日の物件の件なんですけど、どうしたらいいですか？」といった、ふわっとした質問は避けるべきです。情報が少ないと、先輩は「それはいつの話？」「何について困っているの？」と、あなたの質問に答えるための「質問」を繰り返すことになります。これこそ、先輩の時間を大幅に奪うNG行動です。

「その質問の回答次第で新しく出てくる不明点」を考えないまま五月雨式に質問する

「これはどうすればいいですか？」「わかりました。じゃあ、あれは？」「なるほど。ところで、さっきの件なんですが…」こんな風に、思いつくまま次々と質問を重ねていませんか？先輩は一つ答えるたびに「よし、これで解決したな」と思って自分の仕事に戻ろうとしているのに、すぐに呼び止められる。この繰り返しは、相手の集中力を何度も途切れさせてしまいます。

もちろん、業務を進める上で本当に必要な質問は遠慮せずにすべきです。ただ、その聞き方には工夫が必要なのです。

返ってきた答えをメモせず同じ内容を再質問する

これも信頼を大きく損なうNG行為です。先輩は忙しい時間を割いて、あなたのために大切な知識やノウハウを教えてくれました。それなのに数日後、同じ内容をまた質問されると、「前にも教えたのに」「この子はメモを取っていないのか」と感じ、「もう教えたくない」と思われてしまうリスクがあります。

繁忙期でもスマートに質問するための流れ①質問前

質問は思いついたときにするのでは、一方的な印象があります。そのため、声をかける前から準備をしておくことが欠かせません。質問する前に以下のステップを徹底しましょう。

事前に聞く内容をまとめておく

結論ファーストで質問するために、聞きたいことは必ず事前にメモで整理しましょう。特に、質問を組み立てる際は、次の3つの要素を明確にすることが重要です。

1.　何に困っているか（現状）

例「〇〇様からA物件の問い合わせがあり、明後日に内見希望されています。」

2.　自分で調べたこと・考えたこと（試行錯誤）

例「管理会社のシステムで確認したところ、ステータスが【仮押さえ中】となっていました。このまま内見予約を進めていいのか判断できません。」

3.　何を教えてほしいか（質問の核心）

例「仮押さえ中の物件について、内見予約の可否と、管理会社への確認の方法を教えてもらいたいです。」

このように、何を聞きたいのか、そして質問に至るまでに自分ができるだけのことをした、そのうえで質問を整理しておくと、質問される側もスムーズに受け答えをすることができます。

一方で、調べれば調べるほど混乱して、もう何から手をつければいいのかわからない。そんな状況もありますよね。実はこんな時こそ、素直にその状態を伝えることが大切です。

「A物件の内覧可否について調べたのですが、管理会社に聞いても的を得た回答をもらえず、お客様にも連絡できていません。まず【何をすべきか】というポイントを1つ教えていただけませんか？」

このように「今の自分の状況」と「何を教えてほしいか」を明確にすれば、先輩も的確なアドバイスがしやすくなります。完璧に理解してから質問しようとするより、早めに方向性を確認するほうが、お互いに時間の節約となるでしょう。

質問内容に対して質問先が適しているかどうか考える

「聞くべき人に聞いているか」を意識しましょう。教えてもらうのがうまい人は、手近な人から聞くのではなく、「この質問の答えを知っているのは誰か」を考えてから聞きに行きます。

例えば、マイソクに関する質問なら、いつもメインで作業をしている営業事務さんに聞く。

地域に関する質問なら、そのエリアに実際に住んでいる先輩に聞く。

仲介ではなく管理実務に関する質問なら、管理業務経験のある先輩に聞く。

もし、目の前の先輩がその分野の専門でない場合、まずはこう尋ねるのもアリです。

「〇〇についてですが、部署内で一番詳しいのは誰ですかね？」

部署の人間関係や業務分担を理解している先輩に、最適な質問相手を紹介してもらうのもスマートな方法です。

質問していいタイミングかどうかをちゃんと見る

先輩がお客様と話していないか、集中して書類を読んでいないかなど、周囲をしっかり観察し、手が空いたタイミングを狙うのが基本です。

もし、すぐに聞けない状況が続きそうな場合は、事前にメールやチャットで質問していいかを確認しておくとより丁寧です。

「〇〇の件で、5分ほどお知恵を拝借したいのですが、今日のお昼休み前後や、17時以降でご都合の良い時間はございますでしょうか？」

こうすれば、先輩は自分のペースで「質問を受ける時間」をスケジュールに組み込めるようになります。急ぎのときは使えませんが、急ぎではない質問のときは、先輩への気遣いを心がけましょう。

繁忙期でもスマートに質問するための流れ②質問中

声をかけた後も、先輩の時間を大切にする姿勢を見せましょう。スマートで相手への配慮が垣間見える質問は、される方も気持ちがよいものです。

明らかに大丈夫そうなタイミングでも「今大丈夫ですか？」と聞いてから話し始める

手が空いていても、先輩の頭の中は次のタスクのことでいっぱいの可能性があります。

「〇〇の件で1分ほどお時間いただけますか？」「今、お話しても大丈夫ですか？」このようなクッション言葉を入れることで、失礼もなくなりますし、お互いがスムーズに質疑のための時間に切り替えることができます。

「どこまで理解しているか」と「何個質問があるか」を伝えた上で質問を始める

質問の場を得たからと言って、いきなり質問を始めるのはよくありません。

・どこまで理解しているか

・何個質問があるか

・いつまでに教えてほしいか

これらを伝えた上で質問を始め、質問の導入は簡潔に、以下のように伝えてみてください。

「〇〇について、私なりにここまで調べてみました。お客様対応の関係で、今日のお昼までに流れを理解したいのですが、可能でしょうか？」

特に、「いつまでに教えてほしい」という期日を切るようにしましょう。これにより先輩は、あなたの質問の緊急度を把握し、優先順位をつけやすくなります。

さらに、何が知りたいのかだけでなく、なぜ知りたいのかという背景も説明すると、先輩はより的確なアドバイスができます。

例「この契約の特約ですが、この書き方で間違いないでしょうか？本日の夕方までに契約書の雛形を社宅代行に送る必要があるため、ポイントがあれば教えていただけますでしょうか？」

メモを取りながら聞く

質問中は、話を遮らずに必ずメモを取りましょう。もちろん後で見返す自分のためでもありますが、これにより「一度で理解しようとしている」「同じ質問は二度としない」という真剣な姿勢が先輩に伝わり、「教えがいがある」と思ってもらえるかもしれません。

また、人にモノを教えるときは、口頭よりも図や表にしたほうが伝わることがあります。そのため、先輩が教えやすいようにメモを差し出したり、自分の考えや成果を示した書類を持っていったりすることも効果的です。

繁忙期でもスマートに質問するための流れ③質問後

質問をして回答を得たら終わり、ではありません。終わった後の一手間が、あなたの評価を決め、次の質問への協力度をアップさせます。また、より質問の理解度を深めることにも繋がります。

きちんとお礼を言う

回答を得たら、質問内容に関わらず「お忙しい中、迅速に対応してくださりありがとうございます！これで〇〇様への連絡が進められます」と、具体的な感謝の気持ちを伝えましょう。

この感謝が、先輩にとって「繁忙期の中でも時間を割いた価値があった」と感じさせる、いわば先輩冥利に尽きる喜びに繋がるからです。

後から質問が増えそうな場合は「この点が不安なのでまた分からなくなったら質問させてください」と言っておく

少し複雑な内容で、今後も不明点が出てきそうな場合は、区切りをつけた後にこう伝えておくと親切です。

「いただいた回答で一旦解決できました。ただ、この後実際にやってみて、もし〇〇の点で迷うことがあれば、また改めて短く質問させていただけますでしょうか？」

こうすることで、先輩も「あ、また質問に来るかもしれないな」と心の準備ができ、五月雨式に話しかけられる不快感を回避できます。

会話内容を覚えているうちに取ったメモを整理する

先輩から聞いた重要なノウハウや手順は、個人の業務マニュアルにしましょう。また、必要に応じて社内の業務マニュアルに加筆したり、利用しているシステム内に格納したりすることで、会社全体の対応力がアップすることにも寄与できます。

質問による成果をかならず報告する

解決した業務の進捗を報告することも忘れてはいけません。質問で解決したお客様の案件が成約した場合、「先輩に教えていただいたおかげで、無事にご契約いただけました！ありがとうございました！」と一言報告するだけで、先輩は自分の教えが役立ったことに喜びを感じ、あなたの成長も実感できます。

質問された側というのは、意外と質問されたことを覚えているものです。そのため「あの案件どうなったんだろう」と気になるところですが、意外と最後はどうなったか、を報告してくれる後輩は少ないもの。だからこそ、結果まで報告することで良い印象を残すことができます。

実際の繁忙期は質問も返せないほど忙しい？

実際のところ、賃貸業の繁忙期（1月〜3月）は本当に忙しい時期です。お客様の来店数が爆発的に増え、内見、申込書作成、重要事項説明、契約書の準備など、すべてが同時並行で進みます。

正直、「質問を返している時間すら惜しい」と感じる瞬間はあります。しかし、それは「後輩を助けたくない」のではなく、「自分の業務でいっぱいいっぱいだから」なのです。

だからこそ、あなたからの質問が、上記のような「準備万端」「簡潔明瞭」「期日明確」というフローを踏んでいれば、先輩は必ず時間を作ってくれます。なぜなら、あなたの質問に答えて問題や課題をスピーディに解決することは、巡り巡って先輩自身の業務負担を減らすことにも繋がるからです。

忙しい中でも「この質問なら答えてあげよう」「この子のためなら協力したい」と思わせるために、まずは先輩の時間を大切にする姿勢を徹底しましょう。また、繁忙期を経験したことのない営業担当者は、繁忙期に無駄な質問をしなくていいように、今からでも質問や疑問を一つでも減らすための努力をしてみてください。

質問は成長のチャンス！忙しい先輩から回答と信頼を勝ち取ろう

繁忙期は通常時では学べない、圧倒的な業務量を集中的に経験できる、一年で最も貴重な時期です。

やはり、量をこなしていない人に質を語る資格はありません。この時期に多くの案件に携わることで、あなたの業務知識の土台が短期間で築かれ、結果として対応の質が格段に向上します。そして質が向上し、より深い業務に取り組むようになると、自ずと質問の数も増えていくでしょう。

先輩は忙しいですが、あなたの「何としてでも早く成長したい」という熱意と「時間を無駄にしない」という配慮は、必ず伝わります。質問は単に業務上の不明点を解消するだけでなく、「あなたは自分で考え、業務の質を高めようと努力している」というアピールにも繋がるのです。

今回ご紹介した質問の流れを実践し、先輩の時間を大切にするスマートな後輩を目指してください。それが、結果としてあなたの評価を高め、繁忙期を乗り越える確かな力となり、より営業力を高める礎となることでしょう。