【例文付きでコピペOK！】電話対応後に送るお礼メールの書き方完全版

「さっき電話したお客様に、お礼のメールって送った方がいいのかな？」

「送るにしても、どんな内容で、いつ送ればいいんだろう…」

賃貸仲介営業をしていると、お客様との電話対応は日常茶飯事です。忙しい業務の中で、電話後のフォローアップ、特に「お礼メール」を送るべきか悩んだり、後回しにしてしまったりすることはありませんか？実は、この電話対応後のお礼メールひとつで、お客様の印象は大きく変わり、その後の反響や成約率にも影響します。

そこで、この記事では、営業担当者の皆さんが「デキる営業」として一歩リードするために、電話対応後に送るお礼メールの重要性から、好印象を与える書き方のポイント、そしてさまざまなシーンでそのまま使える【コピペOK】な例文まで、完全版として徹底解説します。ぜひ最後までお読みください。

電話対応後のフォローアップメールの重要性

結論から言うと、電話対応後のフォローアップメール（お礼メールやサンクスメール）はかならず送るべきです。なぜなら、たった一通のメールがお客様との関係構築において非常に重要な役割を果たすからです。その理由は以下のようにまとめることができます。

このように、フォローアップメールは単なるお礼に留まらず、お客様満足度の向上や営業活動の効率化に直結する重要な手段なのです。

好印象を与えるために！電話対応後のお礼メールのポイント

フォローアップメールの重要性を理解したところで、実際にメールを送るときに押さえておきたい3つのポイントを解説します。

なお、大前提として、誤字脱字や敬語の間違いがないかは必ずチェックしてください。せっかくの内容も、基本的なミスがあると信頼を損ねてしまいます。特に、宛先や名前の間違いは一発アウトと認識し、かならず何度も確認するようにしましょう。

スピーディーさを重視する

メールは可能な限り早く送りましょう。なぜなら、お客様の記憶が新しく、関心が高い（熱が冷めない）うちにメールを送ることで、熱意や誠意が伝わりやすくなるからです。また、対応が早いという印象は、お客様からの信頼を勝ち取りやすい傾向にあります。

具体的には、電話を切ってから5分〜10分以内が理想です。難しいときは遅くともその日の営業時間内には送るように心がけましょう。

わかりやすい件名で「取り急ぎ」は使わない

件名は「誰から」「何の用件か」が一目でわかるように具体的に記載し、「取り急ぎ」という言葉は避けましょう。

お客様は日々多くのメールを受け取っています。件名が曖昧だと、他のメールに埋もれてしまったり、開封されなかったりする可能性があります。また、「取り急ぎ」は丁寧さに欠ける印象や、準備不足な印象を与えかねません。

開封され、内容をスムーズに伝えるためにも、具体的で分かりやすい件名をつけましょう。また、会社の代表メールではなく、会社から与えられた個人メールアドレスから送信すると、開封率が高くなるというデータもあります。

賃貸営業ならではのポイント

メールには、話した内容の要約だけでなく、お客様の記憶に残る物件情報や、次のアクションを具体的に、そして心理的な効果も意識しましょう。

なぜなら、お客様は具体的な物件情報や今後の流れに強い関心を持っているからです。電話の「終わり（エンド）」に、丁寧で有益な情報が記載されたメールを受け取ることで、電話対応を含めた全体の満足度や記憶への定着度が格段に向上します（ピーク・エンドの法則）。

さらに、価値ある情報や丁寧な対応を提供することで、「何かお返しをしたい」という返報性の原理が働き、お客様の来店や問い合わせといった次のポジティブな行動を引き出しやすくなります。これは、お客様の検討をスムーズにし、信頼関係を築きながら成約へと繋げるための重要なテクニックです。

具体的には、以下の点を意識してみましょう。

お客様の心理を理解し、正確な情報提供と次のステップへの誘導に行動心理学の視点をプラスすることで、お礼メールの効果を最大化させることができます。

【賃貸仲介営業シーン別】コピペOK！電話対応後のお礼メール例文4つ

ここからは、様々なシーンで使えるお礼メールの例文をご紹介します。コピペして、会社名や担当者名、お客様名、物件情報などを適宜変更してご活用ください。

例文1：一般的なフォローアップメール（お問い合わせへの感謝）

このメールのポイントは、感謝の言葉を重ね、希望条件を具体的に復唱し、特に重視する点に触れることで「しっかり聞いてもらえた」という安心感を与えることです。また、熱意もきちんと伝え、ポジティブな印象で締めくくりましょう。

例文2：電話でアポイントメント（来店予約を取った後のメール）

この例文では、お客様個人への配慮を示す「〇〇様のために」といった言葉を入れることで、より丁寧な印象を与え、お客様の気持ちに応えたいという心理に働きかけます。

また、予約内容の再確認は、リマインドのみならず「行く」というお客様の決定を再認識させる効果も狙っています。また、何かあった時に「遠慮なく」連絡できるという安心感を提供することも大切です。

そして、締めくくりに「心より楽しみにしております」と添えることで、ポジティブな雰囲気を作り出し、お客様に良い印象を残すことを目指しています。

例文3：電話後に物件情報・資料を送りたい場合のメール

物件情報をお送りするこのメールでは、電話での会話内容に触れてお客様へのオリジナル感を出すことで、お客様との距離を縮めます。おすすめポイントを具体的に伝えることは、お客様への有益な情報提供となり、信頼関係の構築に繋がるでしょう。

さらに、提案物件を厳選して示すことで、お客様の意思決定をスムーズに誘導できます。そして、具体的な来店日時を提案することで、お客様の「検討したい」という気持ちを行動へと移しやすくする工夫を盛り込んでいます。

例文4：お客様のご質問への回答メール

この質問回答メールでは、「貴重なご質問」という表現や質問内容の復唱によって、お客様への敬意と丁寧な対応姿勢を示します。

分かりやすい回答で疑問を解消し、さらに「どんな些細なことでも」と気軽に相談できるオープンな雰囲気を作ることで、お客様の安心感が高まります。また、丁寧なまとめで、コミュニケーション全体を良い印象で締めくくることも意識しています。

まとめ

今回は、賃貸仲介営業における電話対応後のお礼メールについて、その重要性から書き方のポイント、具体的な例文まで解説しました。

たった一通のメールですが、スピード感と丁寧なフォローはお客様からの信頼を獲得し、次のアクション、ひいては成約へと繋がる重要なステップです。

今回ご紹介したポイントと例文を参考に、ぜひ今日から実践してみてください。

これらの積み重ねが、お客様に「この人に任せたい」と思っていただける、信頼される営業スタッフへの道を開きます。ぜひこの記事の内容を参考にして、フォローメールを営業活動に活用してみてください。